Koulutustarpeen kartoitus ja koulutuksen suunnittelu matkalaskuohjelman vaihdoksessa

Abstract

Laurea–ammattikorkeakoulussa vaihtui huhtikuussa 2009 matkalaskuohjelma. Voyager-ohjelman tilalle tuli TEM. Opinnäytetyöni tavoitteena oli selvittää, tarvitseeko TEM–ohjelman käyttöön liittyen järjestää koulutusta Laurean henkilöstölle. Toisena osana ja tavoitteena työssä oli suunnitella tämä koulutus. Koulutustarpeen kartoitusta ja koulutuksen suunnittelua on tarkoitus hyödyntää myös tulevissa ohjelmanvaihdosprosesseissa.

Matkalaskuohjelman vaihtaminen oli pakkotoimenpide, koska edelliselle ohjelmalle ei enää saatu käyttäjätukea eikä uusia päivityksiä. Vaihdoksen johdosta koko matkalaskuprosessi muuttuu. Yksi väliporras jää prosessista pois ja jokaisen täytyy uuden ohjelman myötä tehdä itse matkalaskunsa, toisin kuin ennen. Prosessi muuttuu myös yksinkertaisemmaksi ja läpinäkyvämmäksi Internet–selainversion sekä liitteiden skannauksen myötä.

Teoriaosiossa käsitellään koulutustarvetta, tietojärjestelmien käyttöönottoa, työelämän vaatimuksia, motivaatiota ja aikuista oppijana. Lisäksi työssä esitellään erilaisia lähestymistapoja oppimiseen sekä opetusmenetelmiä kolmen ryhmän mukaan. Näitä ovat kouluttajan ja oppijoiden yhteinen työskentely, yksilökeskeiset opetusmenetelmät sekä ryhmätyömenetelmät. Myös koulutuksen suunnittelusta on oma teoriaosionsa.

Koulutustarvetta tutkittiin kahdella tutkimuksella. Toinen oli Laurean talous– ja matkasihteereille ja toinen muulle henkilöstölle. Talous– ja matkasihteeritutkimuksessa 14 henkilöstä vastasi 12 eli vastausprosentti oli 85,7. Tutkimuksessa kysyttiin talous– ja matkasihteereiden mielipidettä omaan koulutukseen sekä henkilöstön koulutukseen liittyen. Tulokseksi saatiin, että koulutus olisi tarpeen heille sekä koko muulle henkilöstölle. Toinen kysely lähetettiin koko henkilöstölle lukuun ottamatta talous– ja matkasihteereitä eli 549 henkilölle, joista 134 vastasi. Vastausprosentiksi saadaan 24,4. Tulokset ovat samansuuntaiset talous– ja matkasihteeritutkimuksen kanssa. Vastausprosentti jäi pieneksi, mutta saatujen vastausten perusteella koulutukselle olisi tarvetta. Lisäksi talous– ja matkasihteeritutkimus tukee henkilöstötutkimuksen tuloksia.

Taloussihteereille on hyvä järjestää erikseen koulutus samoin kuin matkalaskujen hyväksyjille. Muulle henkilöstölle koulutus kannattaa järjestää toimipisteittäin, jolloin ryhmät eivät muodostu liian suuriksi. Opetusmenetelmäksi sopii demonstraatio, koska siinä ohjelman käyttö voidaan näyttää konkreettisesti koulutustilanteessa. Koulutus olisi tutkimuksen mukaan ollut hyvä järjestää ennen ohjelman käyttöönottoa. Tätä tulosta voidaan hyödyntää tulevien koulutusten ajankohtaa suunniteltaessa. Työssä on myös ehdotuksia muiden opetusmenetelmien käyttämisestä erilaisissa koulutuksissa Laureassa.

Survey for the need for training and planning of the training in replacing a travelling-expenses account program

Survey for the need for training and planning of the training in replacing a travelling-expenses account program

In April 2009 Laurea University of Applied Sciences replaced the previous travelling-expenses account program Voyager with a new program TEM (Travel and Expense Management). The purpose of this thesis was to discover a possible need to organize training for the TEM program for the personnel of Laurea. Another objective was to plan the training. The survey as well as the training plan are intended to be utilized also in other program changes at Laurea.

The replacement of the travelling-expenses account program was a necessity. No updates or technical assistance were available for Voyager anymore. The new program changed the whole process. Every employee has to make their own travelling-expenses accounts unlike before. The process is also more simple and transparent because of the web browser and the scanning of attachments.

The theoretical section consists of the need for training, the implementation of information systems, the requirements of working life, motivation and adult learning. The thesis also in-troduces different approaches to learning and training methods divided in three groups: co-working between the trainer and the learners, individual methods and group methods. In addition, this section contains theory on planning the training.

The need for training was investigated by two surveys. The first survey was for the finance and travel secretaries. The target group had 14 persons and 12 of them answered. The response rate was 85.7 %. The survey included questions concerning the need for training for the finance and travel secretaries and also questions about their opinion concerning the need for training for the personnel. The results showed that the training would be needed for both groups. The second survey was conducted for the whole personnel except the finance and travel secretaries, 549 people. 134 of them answered, which made the response rate 24.4 %. The results confirmed that the training would be needed. The finance and travel secretaries’ survey complemented the survey made for the personnel.

A separate training should be organized for the finance secretaries and the approvers of the travelling-expenses accounts. The training for the personnel should be organized and separated by Laurea units. The training method should be a demonstration, because with that method the trainer can show the concrete use of the program. The results confirmed that the training should be organized before the implementation and this result can be utilized in the coming program changes. The thesis also included suggestions about utilizing other training methods in training occasions in the future.