Hiljainen tieto osaksi tiedonhallintaa yhteisöllistä tietoa kasvattavan ohjekansion avulla Case: ravintola Linnoituksen Krouvi

Abstract

Yrityksissä on paljon hiljaista tietoa, joka koostuu yrityksen henkilöstön osaami-sesta, ammattitaidosta ja tiedoista. Hiljainen tieto on sitoutunut yrityksissä yksittäisiin henkilöihin, ja henkilöstövaihdosten myötä yritys voi menettää ison osan yrityksen toiminnan kannalta oleellista olevaa osaamista, varsinkin jos lähtevä henkilö on ollut yrityksen toiminnassa avainasemassa. Tällaisen aukon paikkaaminen yrityksen tiedoissa voi viedä jopa vuosia. Tästä syystä hiljaista tietoa tulee yrityksissä pyrkiä tuomaan esille ja jakamaan eteenpäin, jotta tieto saadaan osaksi yrityksen tiedonhallintaa ja kokonaisvaltaista osaamista.

Tämän opinnäytetyön lähtökohtana oli Linnoituksen Krouvin tiedonhallintaongelmat, jotka liittyivät ravintolapäällikön hiljaisen tiedon määrään yrityksen toiminnassa ja toimintaan liittyvien tietojen hajanaisuuteen. Linnoituksen Krouvi on pieni yksityinen ravintola, jonka toiminnasta oli vastannut lähinnä ravintolapäällikkö. Suurin osa Linnoituksen Krouvin tietopääomasta ja osaamisesta oli ainoastaan yhden henkilön takana, ja hänen lähdettyään yrityksestä tietoja ei ole enää saatavilla, tai ei tiedetä, mistä tietoja tulee etsiä.

Työ oli toiminnallinen opinnäytetyö, ja työn lopputuloksena oli tiedonhallintaa parantava ohjekansio Linnoituksen Krouville, jonka tarkoituksena oli säilyttää ravintolapäällikön hiljainen tieto yrityksessä ja parantaa tiedonjakoa yrityksen sisällä. Työmenetelmänä käytettiin ravintolapäällikön teemahaastatteluja sekä tietojen kodifiointia henkilöltä henkilölle -menetelmällä. Työ toteutettiin keväällä 2011, ja ohjekansion käyttöönotto ja muokkaus tapahtui kesän 2011 aikana.

Opinnäytetyön teoriaosuus käsittelee hiljaista tietoa yrityksissä, hiljaisen tiedon merkitystä yrityksen toiminnassa sekä hiljaisen tiedon hyödyntämistä. Teoriaosuus käsittelee myös koko ajan Linnoituksen Krouvissa esiintyvää hiljaista tietoa. Lähteinä työssä käytettiin aihetta käsittelevää kirjallisuutta, Internet-aineistoa, aikaisempia tutkimuksia sekä Linnoituksen Krouvin ravintolapäällikön ja omistajan haastatteluja.

Tuloksista voitiin huomata hiljaisen tiedon suuri merkitys yrityksien sekä Linnoituksen Krouvin toiminnassa. Tiedon jakaminen on tärkeää ja yrityksen täytyy siihen omalta osaltaan kannustaa, mutta myös henkilöstön sitoutua.

There is huge amount of knowledge inside a company, which consists of the skills, workmanship and knowledge of personnel. Tacit knowledge is possessed by individual employees, and a company can lose a lot of essential information when personnel changes, especially when it is key personnel changes. It may take years to fulfill the knowledge gap caused by the change of key staff members. That is why tacit knowledge should be documented and passed forward to shift it as part of the company’s explicit knowledge.

The starting point of this thesis was the knowledge management problems of restaurant Linnointuksen Krouvi, which were related to the tacit knowledge possessed only by the restaurant manager and the fragmented information. Linnoituksen Krouvi is a small private restaurant and daily operations are managed by one restaurant manager. She is the only person who has a holistic view about the operations in the restaurant. After she left, the information was not available or others did not know where to look for the information.

This research can be described as action research and the aim of it is to create a guide (folder) for Linnoituksen Krouvi. The objective is to document the tacit knowledge of the restaurant manager and improve the information sharing inside the restaurant. Interviews were used as a research method. The research was conducted in spring 2011, and the implementation and updates of the guide were done in summer 2011.

The theory part of the thesis reviews tacit knowledge in a company, significance of tacit knowledge in business and the utilization of tacit knowledge. The theory part also includes the description of tacit knowledge of the case restaurant. The theory part is based on previous literature of the topic, internet sources, previous research and the interviews of the owner and restaurant manager of Linnoituksen Krouvi.

The results show the importance of tacit knowledge for companies, and for Linnoituksen Krouvi. The sharing of information and knowledge is essential, and companies have to encourage their employees to do that. Also the commitment of the personnel is very important.