Pienten pk-yritysten ERP-valmius : Case: JOPACO Electronics Oy Lahti

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään toiminnanohjausjärjestelmän (ERP - Enterprice Resource Planning) soveltuvuutta pk-yrityksen tarpeisiin. JOPACO Electronics Oy on tämän työn toimeksiantaja ja työssä kartoitetaan yrityksen liiketoimintojen nykytilanne. Samalla selvitetään nykyisen ERP-järjestelmään kohdistuvia kehitystarpeita sekä käytettävyyteen vaikuttavia tekijöitä.

Työn tavoitteena on etsiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Mitä toimintoja on integroitu nykyiseen ERP-järjestelmään ja missä laajuudessa niitä käytetään? Miten nykyinen ERP-järjestelmä soveltuu yrityksen käyttöön ja mitä hyötyä järjestelmästä on yritykselle ollut? Missä liiketoiminnan osa-alueella on esiintynyt ongelmia ja/tai tehottomuutta? Millaisiin ominaisuuksiin ja toimintoihin tulisi kiinnittää huomioita ja mitä toiveita ja tavoitteita pidetään tärkeänä riippumatta siitä, päivitetäänkö nykyistä ERP-järjestelmää vai hankitaanko kokonaan uusi?

Opinnäytetyön teoreettisen osuuden muodostaa kirjallisuuskatsaus, jonka aineistona käytettiin aiheeseen liittyviä aiempia tutkimuksia, tieteellisiä julkaisuja ja artikkeleita. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, jonka lähestymistapa oli deduktiivinen. Empiirisen osan tiedonkeruumuotona käytettiin teemahaastattelua, jossa haastateltiin case-yrityksen henkilöstöä.

Konkreettisena tuloksena tehtiin case-yritykselle liiketoimintakaavio, johon on kuvattu nykyiseen ERP-järjestelmään integroidut liiketoimintaprosessit sekä järjestelmän ulkopuolella olevat toiminnot.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että case-yrityksessä käytössä olevan ERP-järjestelmän ominaisuuksia ei käytetä koko laajuudessa. ERP-järjestelmän soveltuvuus yrityksen toimialan tarpeisiin vaikuttaa siihen, mitä ohjelmistomoduuleita yritys ottaa käyttöön. Case-yrityksessä tuotantomoduulia ei ole käytössä, vaikka sen toiminnoista saatava hyöty tiedostetaan. Tärkeän ohjelmistomoduulin puuttumisen todettiin vaikuttavan haitallisesti myös yrityksen muiden toimintojen käytettävyyteen. Tutkimustulosten perusteella näyttää siltä, että liiketoimintaa kehittämällä ja toimintojen integrointia lisäämällä voidaan parantaa tiedon laatua ja lisätä järjestelmän käyttöastetta.

-------

This thesis examines the suitability of the ERP (Enterprise Resource Planning) system for the needs of the SME. The thesis was made for JOPACO Electronics Oy. The study explores the present state of the company’s business processes. The aim is to examine the usability and need for improvement for the case company’s existing ERP system.

The aim of this study is to answer to the following questions: firstly, which functions are integrated in the current ERP-system and to what extent are they used; secondly, what are the benefits of the current ERP-system for the company and how does the current system suit the needs of the company; thirdly, in what areas of business have problems or inefficiencies occurred and lastly, what are the features that should be prioritized when updating or choosing a new ERP-system.

The theoretical frame of this thesis is a literature review. Previous studies, scholarly journals and articles concerning the subject have been used as sources for the study. The study was conducted using a qualitative method and the approach was deductive. A theme interview was used as a form of data collection in the empirical part of the study. The interviewees were employees of the case company.

As a result of this study a diagram of the current business processes integrated with the ERP system was created. The diagram also shows the functions which are not integrated into the system.

The analysis shows that the ERP system includes many software modules and features which are not in use in the case company at the moment. The ERP-system suitability for the company directly affects which system modules are taken into use. The case company does not currently take advantage of the production module; even though the benefits of the production module have been recognized. Lack of this important software module directly affects other business processes in a negative manner.

Based on the results of this study, it seems rather obvious that by improving busness processes and increasing the integration of business functions, data quality and the ERP utilization rate can be increased.