Sisäisen viestinnän kehittäminen terveydenhuoltoalan tarvikkeita myyvälle yritykselle
Salonen, Mari (2021)
Avaa tiedosto
Lataukset:
Salonen, Mari
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105138600
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105138600
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää ja selkeyttää toimeksiantoyrityksen sisäistä viestintää tekemällä yrityksen sisäisen viestinnän viestintäsuunnitelma. Toimeksiantajana toimi terveydenhuoltoalan tarvikkeita myyvä yritys, josta käytetään työssä nimitystä Yritys X.
Opinnäytetyön teoreettinen osuus käsitteli viestintää keskittyen pääosin sisäiseen viestintään sekä sisäisen viestinnän suunnitteluun. Teoriaosuus käsitteli muun muassa viestintää nykypäivän työyhteisössä, sisäisen viestinnän tehtäviä, kanavia ja rooleja sekä sähköistä viestintää ja sisäisen tiedon hallintaa.
Työ sisälsi tutkimusosion, jonka tarkoituksena oli kartoittaa Yritys X:n sisäisen viestinnän nykytilaa sekä kehitysehdotuksia. Tutkimus toteutettiin teemahaastatteluina yrityksen kahdeksalle työntekijälle. Tutkimuksessa selvisi, että sisäiseen viestintään oltiin monelta osin tyytyväisiä, mutta kehittämiskohteita ja -tarpeitakin ilmeni varsin paljon. Viimeisen vuoden aikana sisäinen viestintä on muuttunut monelta osin merkittävästi Yritys X:ssä. Etätyöt ovat tuoneet eteen uudenlaisia haasteita. Teams toimi monelta osin yhteydenpitovälineenä, mutta sen käyttötaidoissa ilmeni suuriakin puutteita, minkä arveltiin johtuvan lähinnä koulutuksen puutteesta. Sähköpostia käytettiin sisäisen viestinnän välineenä edelleenkin paljon. Nähtiin, että Teamsista voisi tulla sisäisen viestinnän foorumi, jonne sähköinen sisäinen viestintä pääsääntöisesti keskittyisi. Tulosten mukaan yrityksen sisäisen tiedon tallettamisessa eletään murrosvaihetta. Tämänhetkinen pääasiallinen tiedon tallennuspaikka on vaihtumassa omalta palvelimelta pilvipalveluun. Tutkimuksen perusteella henkilöstö kaipasi selkeitä ohjeistuksia ja yhteistä linjausta toiminnalle sekä koulutusta tietoteknisiin asioihin.
Haastattelututkimuksen, yrityksen strategian sekä konsernin yhteisten ohjeistuksien pohjalta tehtiin viestintäsuunnitelma. Suunnitelma sisältää sisäisen viestinnän tavoitteet ja periaatteet, nykytilan ja kehittämistarpeet, päivittäisviestinnän ohjeet, mittaamisen ja seurannan sekä sisäisen viestinnän vuosikellon.
Viestintäsuunnitelman on tarkoitus toimia Yritys X:n sisäisen viestinnän ohjenuorana. Suunnitelman arvioidaan selkeyttävän Yritys X:n henkilöstölle viestinnän käytänteitä. Jatkossa viestintäsuunnitelman käytännön toimivuutta tulee seurata ja tehdä siihen muutoksia tarpeen mukaan.
Opinnäytetyön teoreettinen osuus käsitteli viestintää keskittyen pääosin sisäiseen viestintään sekä sisäisen viestinnän suunnitteluun. Teoriaosuus käsitteli muun muassa viestintää nykypäivän työyhteisössä, sisäisen viestinnän tehtäviä, kanavia ja rooleja sekä sähköistä viestintää ja sisäisen tiedon hallintaa.
Työ sisälsi tutkimusosion, jonka tarkoituksena oli kartoittaa Yritys X:n sisäisen viestinnän nykytilaa sekä kehitysehdotuksia. Tutkimus toteutettiin teemahaastatteluina yrityksen kahdeksalle työntekijälle. Tutkimuksessa selvisi, että sisäiseen viestintään oltiin monelta osin tyytyväisiä, mutta kehittämiskohteita ja -tarpeitakin ilmeni varsin paljon. Viimeisen vuoden aikana sisäinen viestintä on muuttunut monelta osin merkittävästi Yritys X:ssä. Etätyöt ovat tuoneet eteen uudenlaisia haasteita. Teams toimi monelta osin yhteydenpitovälineenä, mutta sen käyttötaidoissa ilmeni suuriakin puutteita, minkä arveltiin johtuvan lähinnä koulutuksen puutteesta. Sähköpostia käytettiin sisäisen viestinnän välineenä edelleenkin paljon. Nähtiin, että Teamsista voisi tulla sisäisen viestinnän foorumi, jonne sähköinen sisäinen viestintä pääsääntöisesti keskittyisi. Tulosten mukaan yrityksen sisäisen tiedon tallettamisessa eletään murrosvaihetta. Tämänhetkinen pääasiallinen tiedon tallennuspaikka on vaihtumassa omalta palvelimelta pilvipalveluun. Tutkimuksen perusteella henkilöstö kaipasi selkeitä ohjeistuksia ja yhteistä linjausta toiminnalle sekä koulutusta tietoteknisiin asioihin.
Haastattelututkimuksen, yrityksen strategian sekä konsernin yhteisten ohjeistuksien pohjalta tehtiin viestintäsuunnitelma. Suunnitelma sisältää sisäisen viestinnän tavoitteet ja periaatteet, nykytilan ja kehittämistarpeet, päivittäisviestinnän ohjeet, mittaamisen ja seurannan sekä sisäisen viestinnän vuosikellon.
Viestintäsuunnitelman on tarkoitus toimia Yritys X:n sisäisen viestinnän ohjenuorana. Suunnitelman arvioidaan selkeyttävän Yritys X:n henkilöstölle viestinnän käytänteitä. Jatkossa viestintäsuunnitelman käytännön toimivuutta tulee seurata ja tehdä siihen muutoksia tarpeen mukaan.