Kainuun Rastiviikon loppuraportointimenetelmän kehittäminen

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä kehitettiin Kainuun Rastiviikko suunnistustapahtuman loppuraportointimenetelmää. Työ sisältää teoriaosuuden, jonka pääaiheina ovat Kainuun Rastiviikko, kehittämisprosessi ja viestintä yhteisöissä. Teoriaosuuden muodostamiseksi on käytetty kirjallisuutta sekä sähköisiä lähteitä. Teoriaosuus on rakennettu tukemaan käytännön osuutta, jossa toteutettiin suunnittelu- ja loppuraportointilomake Kainuun Rastiviikon käyttöön.

Työn toimeksiantaja oli Kainuun Rastiviikko, joka halusi kehittää loppuraportointimenetelmäänsä. Rastiviikon loppuraportti muodostuu käytännössä tapahtuman vastuualueita hoitavien vastuuhenkilöiden raporteista oman osa-alueen toiminnasta. Vastuuhenkilöt ovat voineet palauttaa raporttinsa sähköisesti tai paperilla tapahtuman johdolle. Tähän asti Kainuun Rastiviikko -tapahtumasta laaditut loppuraportit on toteutettu tapahtuman johdon antaman pienen suullisen ohjeistuksen pohjalta. Vuonna 2010 mukaan tuli lyhyt kirjallinen ohjeistus raportoijan tueksi. Käytännössä edellisistä raporteista on katsottu mallia ja kirjoitettu vastaava raportti uudesta tapahtumasta.

Uutena asiana Kainuun Rastiviikon loppuraportointiin on tullut Rasti Wiki -sivuston käyttöönotto. Se on Wiki-pedian avulla luotu sivusto, jolle rastiviikon henkilökunta voi lisätä dokumentteja tapahtumaan liittyen. Tässä työssä toteutettu suunnittelu- ja loppuraportointilomake on lisätty Rasti Wikiin. Näin organisaatio sai käyttöönsä uuden sähköisen kanavan raportin välittämiseksi henkilöstöltä tapahtuman johdolle, kun lomakkeen käyttäminen onnistuu miltä tietokoneelta tahansa Rasti Wikin kautta. Vastuuhenkilö voi saamiensa tunnuksien avulla tallentaa lomakkeen omalle koneelleen ja palauttaa täytettynä Rasti Wikiin.

Tässä työssä luotu suunnittelu- ja loppuraportointilomake on toteutettu siten, että se mahdollistaa tapahtuman toimintasuunnitelman toteuttamisen loppuraportoinnin yhteydessä. Päätavoitteena työlle on ollut luoda lomake, jonka avulla on helppoa tuottaa informatiivinen raportti ja mahdollisimman selkeä toimintasuunnitelma aina seuraavaa tapahtumaa varten.

In this functional thesis the main object was to improve Kainuu Orienteering Week’s final report method. The practical part of this thesis was supported by a theoretical part whose main subjects were Kainuu Orienteering Week, development work and communication in communities. The theoretical part was based on written and electronical sources and it supports the practical part of the thesis.

This thesis was commissioned by Kainuu Orienteering Week. They wanted a more efficient way to produce their final report. In the event there are employees working with different sections of the event, and the final report of the event consists of descriptions about these sections written by the persons in charge of them. Each staff member describes their work with the event and sends their writings for the event management to compose the final report based on them. Until 2010 the staff was briefed with short oral instructions concerning the writing of the final report. In 2010 the event management created a list of questions for the staff to help them write their reports. This also served the purpose of making the report clearer and more informative.

In this thesis the development of the final report method was carried out by creating a form for planning and reporting the event. With the new form it is possible for the staff to plan their work ahead and later it is easier to write the final report with guiding questions and tables to fill in. Kainuu Orienteering Week has taken a step forward by creating a site in a Wikipedia based service to share information and documents inside the organization. This site is called Rasti Wiki and this new form created in this thesis has been transferred into this site. Now it is possible for anyone in the organization possessing a username and password for the site to open and save the form on their own computers. After filling the form they can also return it directly to the site for the management to compose a new final report.