Logistiikkakustannusten seuranta- ja edelleenveloitusprosessien kehitys: Case UPM Kymmene Oyj Seaways

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin ratkaisuksi akuuttiin ongelmaan toimeksiantajan liiketoiminnan laajentuessa. Toimeksiantaja teki sopimuksen asiakasyrityksen logistiikan organisoinnista ja logistiikan laskunkäsittelystä toukokuussa 2011. Käytössä olevien järjestelmien avulla ei laskujen edelleenveloitusta ja muuta tarvittavaa ja sovittua raportointia pystytty tekemään tarvittavalla tarkkuudella.

Työn tavoitteena oli ratkaista järjestelmien yhteensopimattomuudesta johtuneet ongelmat ja luoda toimintatavat, joilla edelleenlaskutukset ja raportointi hoituisi mahdollisimman tehokkaasti. Teoriaosuudessa avataan käsitteistöä kustannuslaskennan, kustannusseurannan, budjetoinnin ja arvonlisäverotuksen osalta. Empiirisessä osiossa selvitetään prosessien kehityksen kulku ja tulokset toimeksiantajalle.

Työn tekoa vaikeutti lähdemateriaalin heikko saatavuus ja se, että vastaavanlaisia opinnäytetöitä ei juurikaan ole aiemmin tehty. Kehitystyö tapahtui lisäksi muun päivätyön ohessa, josta johtuen työpäivät venyivät usein pitkiksi.

Opinnäytetyön konkreettinen tulos on Excel-pohjainen laskutuksenseurantatietokanta, siitä johdetut prosessit edelleenlaskutusten, kustannusraportoinnin ja asiakasyrityksen budjetoinnin avustamiseen sekä asiakasyrityksen laskunkäsittelyn ja -kierron optimointi. Lopputuloksena on toimiva kokonaisuus, vaikka kehitystyö keskeytyikin jossain määrin opinnäytetyön tekijän siirtyessä UPM-Kymmene Oyj:n sisällä toisiin tehtäviin tammikuussa 2012.

This thesis was made as a solution to an acute problem when the case firm’s business expanded. The case firm made a deal with a customer about organising the customer’s outbound logistics and logistics invoice handling in May 2011. The re-invoicing and other reporting wasn't possible to execute accurately enough with the existing systems at that time.

The object of the thesis was to solve all problems concerning incompatibility between systems and create processes with which re-invoicing and other reporting can be done as efficiently as possible. Some terms and processes in cost accounting, cost controlling, budgeting and value added tax are explained in the theoretical part of the thesis. The empirical part is a report of the progression of the process development and the results of the work for the case firm.

Some difficulties were experienced because of poor availability of source information and the fact that no one had made research on a similar subject before.

The final result of the thesis is an MS Excel -based invoice controlling system which is used in re-invoicing, cost reporting and assisting in the budgeting of the customer's logistic costs. In addition the logistics invoice handling processes were optimised to avoid unnecessary work. The final result is a working system even though the development process was interrupted when the author of the thesis was internally transferred to other tasks within UPM-Kymmene Oyj in January 2012.