Tiedonhallintalain toimeenpanon hyötyjen varmistaminen Valtiokonttorissa
Lempinen, Mia (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021053112654
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021053112654
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on työelämälähtöinen tutkimus- ja kehittämishanke, jonka tarkoituksena oli selvittää tiedonhallintalain vaatimien toimenpiteiden toteuttamisesta saatavia hyötyjä Valtiokonttorissa. Työn tavoitteena oli sellaisten käytäntöjen varmistaminen, joiden avulla organisaatio ja sen toiminta voivat aidosti hyötyä tiedonhallintalain edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta.
Opinnäytetyössä tutkittiin Valtiokonttorin näkemyksiä lain toimeenpanon edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta organisaatiossa, niistä saatavista hyödyistä sekä mahdollisista niihin liittyvistä haasteista. Opinnäytetyö toteutettiin tapaus- eli case-tutkimuksena, jonka tutkimusaineisto kerättiin organisaatiossa lain toimeenpanon parissa työskentelevälle projektiryhmälle toteutetuilla kyselyillä ja teemahaastatteluilla. Opinnäytetyön teoreettisen viitekehyksen muodostavat tiedonhallinta, tiedolla johtaminen sekä muutosjohtaminen. Lisäksi tämän työn tietoperustassa käsitellään tiedonhallintalakia, tietoarkkitehtuuria sekä tietoturvallisuutta.
Työssä selvisi, että Valtiokonttori voi hyötyä etenkin tiedonhallintalain vaatiman organisaation tiedonhallintamallin sekä siihen liittyvien kuvausten toteuttamisesta. Tulosten perusteella voidaan todeta, että tiedonhallinnan kuvausten pysyminen ajantasaisina on olennaista, jotta niitä voi hyödyntää toiminnan kehittämissä. Jatkotoimenpide-ehdotuksina Valtiokonttorille esitetään tiedonhallinnan kuvausten selkeiden ylläpitokäytäntöjen varmistamista, sekä niiden ylläpidon sisällyttämistä myös kehittämisen prosesseihin. Lisäksi tiedonhallinnan kuvausten ja niiden hyödyntämistapoja tulisi esitellä laajemmin organisaatiossa.
Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää kohdeorganisaatiossa varmistamaan sellaiset toimintatavat, joilla organisaatio hyötyy myös jatkossa tiedonhallintalain edellyttämien toimenpiteiden toteutuksesta. Tutkimuksessa saatuja tuloksia ja näkökulmia voidaan hyödyntää myös muissa vastaavissa organisaatioissa, joissa pyritään saamaan organisaation tiedonhallinnan kuvauksista mahdollisimman suuri hyöty.
Opinnäytetyössä tutkittiin Valtiokonttorin näkemyksiä lain toimeenpanon edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta organisaatiossa, niistä saatavista hyödyistä sekä mahdollisista niihin liittyvistä haasteista. Opinnäytetyö toteutettiin tapaus- eli case-tutkimuksena, jonka tutkimusaineisto kerättiin organisaatiossa lain toimeenpanon parissa työskentelevälle projektiryhmälle toteutetuilla kyselyillä ja teemahaastatteluilla. Opinnäytetyön teoreettisen viitekehyksen muodostavat tiedonhallinta, tiedolla johtaminen sekä muutosjohtaminen. Lisäksi tämän työn tietoperustassa käsitellään tiedonhallintalakia, tietoarkkitehtuuria sekä tietoturvallisuutta.
Työssä selvisi, että Valtiokonttori voi hyötyä etenkin tiedonhallintalain vaatiman organisaation tiedonhallintamallin sekä siihen liittyvien kuvausten toteuttamisesta. Tulosten perusteella voidaan todeta, että tiedonhallinnan kuvausten pysyminen ajantasaisina on olennaista, jotta niitä voi hyödyntää toiminnan kehittämissä. Jatkotoimenpide-ehdotuksina Valtiokonttorille esitetään tiedonhallinnan kuvausten selkeiden ylläpitokäytäntöjen varmistamista, sekä niiden ylläpidon sisällyttämistä myös kehittämisen prosesseihin. Lisäksi tiedonhallinnan kuvausten ja niiden hyödyntämistapoja tulisi esitellä laajemmin organisaatiossa.
Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää kohdeorganisaatiossa varmistamaan sellaiset toimintatavat, joilla organisaatio hyötyy myös jatkossa tiedonhallintalain edellyttämien toimenpiteiden toteutuksesta. Tutkimuksessa saatuja tuloksia ja näkökulmia voidaan hyödyntää myös muissa vastaavissa organisaatioissa, joissa pyritään saamaan organisaation tiedonhallinnan kuvauksista mahdollisimman suuri hyöty.