Yrityksen työyhteisöviestinnän kehittäminen, henkilöstön näkökulma

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli selvittää työyhteisöviestinnän yhteyttä hyvään henkilöstökokemukseen. Kiinnostuksen kohteena oli tunnistaa mitkä viestintäkeinot ja sisällöt tavoittavat henkilöstön parhaiten eri kohderyhmissä ja miksi. Tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajayritykselle konkreettisia ehdotuksia viestinnän johtamisen kehittämiseen, jolla parannetaan henkilöstökokemusta.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui yrityksen toimintaympäristöstä, työyhteisöviestinnästä ja henkilöstökokemuksesta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta ja haastattelut toteutettiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna. Tuloksien analysoinnin menetelmänä käytettiin aineistolähtöistä analyysiä. Kehittämistehtävä toteutettiin keväällä 2021 ja siinä haastateltiin kahta eri kohderyhmää samasta yksiköstä, työntekijät ja toimihenkilöt.

Tutkimuksen tulosten mukaan yrityksen sisäinen viestintä koetaan henkilöstön näkökulmasta hyväksi ja parantuneen erityisesti viime vuoden aikana uuden viestintäkeinon Teamsin käyttöönoton sekä koronapandemian aikana viestinnässä onnistumisen myötä. Henkilöstökokemukseen vaikuttavat eniten viestintäkeinojen tietyt ominaisuudet kuten nopeus, oikea-aikaisuus, ymmärrettävyys ja vuorovaikutus sekä sisältöjen osalta operatiivisen työn viestintä.

Johtopäätösten perusteella opinnäytetyöntekijät suosittelevat yrityksen panostavan erityisesti operatiivisen työn viestintään ja sen keinoihin, jotka koetaan henkilöstön näkökulmasta kaikkein merkityksellisimmäksi. Työntekijöille kehitys voidaan toteuttaa parantamalla erilaisten herätteiden kautta viestin saavuttavuutta. Visuaalisena herättäjänä työpaikan ympäristössä toimisi esimerkiksi intranetin digitaalinen infotaulu ja työympäristön ulkopuolella Teamsin kiireellinen-hälytystoiminto.

Tulosten johtopäätöksissä löydettiin myös selkeitä toimihenkilöiden työtehtävään perustuvia erityistarpeita, kuten ymmärrys yrityksen viestintäsuunnitelmasta sekä kyky suodattaa ja omaksua suuresta tiedonmäärästä olennaiset asiat eteenpäin kerrottaviksi. Näin ollen toimihenkilöiden viestintäosaamiseen ja kyvykkyyteen kannattaa panostaa henkilöstökokemuksen vahvistamiseksi. Molempien kohderyhmien näkökulmasta yhteisiä kehityskohteita olivat viestintäprosessien yhtenäistäminen ja ymmärrettävyyden parantaminen.

Asiasanat: Työyhteisöviestintä, henkilöstökokemus, vuorovaikutus, viestintäkeino

The subject of this thesis was to examine the role that workplace communication plays in good employee experience. The focus was on identifying which communication methods and contents best reach different personnel focus groups and why. The objective was to produce concrete proposals for improving communication management at the commissioning company to enhance employee experience.

The theoretical framework for the thesis consisted of the company’s operating environment, workplace communication, and employee experience. The research was conducted as qualitative research and the interviews as semi-structured thematic interviews. The method for analyzing the findings was a data-driven analysis. The development task was conducted in spring 2021 and it consisted of interviews of two different focus groups from the same unit, operative staff, and their managers.

According to the findings of the study, personnel evaluate the company’s internal communication as good, and there has been perceived improvement especially during last year due to the introduction of Teams, as well as successful communications during the coronavirus pandemic. The factors affecting employee experience most are the ones with most meaning, such as speed, understandability, interaction, and timeliness and the content of operative communication.

Based on the conclusions, the authors of the thesis recommend that the company invest especially in operative communications and related methods, which are perceived by the personnel to be of the greatest significance. The improvements for employees can be carried out by improving the reach of messages using different cues such as a digital message board from the intranet in working premises, and outside the working environment, the “Urgent” message function in Teams.

Conclusions based on the findings also indicated a clear need for specific requirements based on manager level tasks. These included, for example, an understanding of the company’s communications plan as well as the ability to filter and retain the relevant messages to be forwarded from a large amount of information available. Therefore, it is recommended to invest in improving management employees' communication skills and capabilities in order to strengthen employee experience. From the viewpoint of both focus groups, joint development targets were the harmonization of communications processes and improving understandability.

Keywords: Workplace communication, employee experience, interaction, communication methods