Kohti datakeskeistä kokoelmanhallintaa : esimerkkinä Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto
Laasasenaho, Kirsi (2021)
Laasasenaho, Kirsi
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060313851
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060313851
Tiivistelmä
Korkeakoulukirjastojen asiakkailleen tarjoamat tietoaineistokokoelmat sisältävät tällä hetkellä suurimmaksi osaksi elektronista aineistoa. Elektronisen aineiston kulujen osuus korkeakoulukirjastojen aineistokuluista on valtava huolimatta avoimen tieteen ja tutkimuksen pyrkimyksestä saattaa julkisella rahoituksella tehdyt tutkimustuotokset vapaasti kaikkien saataville. Kirjastojärjestelmät ovat kehittyneet analytiikkaa ja monenlaisia rajapintoja tukeviksi, ja tämä mahdollistaa entistä paremmin datakeskeisen kokoelmanhallinnan ja elektronisten aineistojen käytön yksityiskohtaisemman tarkkailun.
Opinnäytetyön toimeksiantaja, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto siirtyi uuteen Alma-kirjastojärjestelmään vuonna 2020. Toimeksiantajalle tuli uuteen järjestelmään siirtymisen johdosta mahdollisuus alkaa kehittää toimintojaan uudella tavalla dataa hyödyntäen. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää mitä voisi olla korkeakoulukirjaston datakeskeinen kokoelmanhallinta. Konkreettisena tavoitteena oli antaa toimeksiantajalle käytännön suosituksia datakeskeisen kokoelmanhallinnan kehittämiseen sekä tehdä kirjastojärjestelmään analyysejä päivittäisen kokoelmanhallinnan tueksi.
Tietoperustassa tarkastellaan datakeskeisen organisaation tekijöitä, joita ovat modernit teknologiat, ihmiset ja datan käyttöön, luomiseen ja säilytykseen liittyvät sovitut periaatteet. Datakeskeisen toiminnan kehittämiseksi on panostettava organisaation datakulttuuriin ja henkilöstön datalukutaitoon. Lisäksi tietoperustassa pohditaan korkeakoulukirjastojen kokoelmanhallinnan prosessia, eli aineistojen valintaa, hankintaa ja arviointia. Uusien teknologioiden käyttöönotto on tehnyt mahdolliseksi aineistonvalinnan painopisteen siirtymisen yhä enemmän suoraan asiakkaalle. Tämä on puolestaan kehittänyt uusia, ketteriä sekä korostetun tarvekeskeisiä menetelmiä valinnassa ja hankinnassa. Aineistojen käyttötilastoilla on yhä enemmän merkitystä kokoelmien arvioinnissa. Korostunut tarvekeskeisyys ja uudet teknologiat ovat muuttaneet kirjaston kokoelmanhallinnan asiantuntijaa dataa uudella tavalla hyödyntäväksi sekä elektronisia aineistoja hallinnoivaksi osaajaksi. Opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehittämistyö. Tutkimukselliseksi lähestymistavaksi valittiin konstruktiivinen tutkimus. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin neljän korkeakoulukirjaston kokoelmanhallinnan asiantuntijan teemahaastatteluja. Haastattelut analysoitiin sisällönanalyysin menetelmällä.
Tietoperustan ja haastattelujen pohjalta toimeksiantajalle annettiin viisi käytännönläheistä suositusta kokoelmanhallinnan kehittämiseksi datakeskeisemmäksi: 1) toimeksiantajan kokoelmanhallintaa ohjaavan dokumentin uudistaminen, 2) kokoelmanhallinnan tarvekeskeisyyden kehittäminen, 3) kirjaston henkilökunnan dataan liittyvän osaamisen lisääminen, 4) hankinnan ja kirjaston aineistobudjetin rakenteen keskittäminen ja 5) sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön kehittäminen. Lisäksi toimeksiantajalle tehtiin kirjastojärjestelmään 20 analyysiä kokoelmanhallinnan asiantuntijoiden tarpeiden pohjalta. Kehittämistyö kokoaa datakeskeisen kokoelmanhallinnan elementtejä hyödynnettäväksi ja pohdittavaksi koko kotimaiselle korkeakoulukirjastokentälle ja annetut suositukset sopinevat etenkin myös muille ammattikorkeakoulukirjastoille. Tehdyt analyysit ovat kaikkien Alma-kirjastojen hyödynnettävissä Alma Analytics alustan kautta.
Opinnäytetyön toimeksiantaja, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto siirtyi uuteen Alma-kirjastojärjestelmään vuonna 2020. Toimeksiantajalle tuli uuteen järjestelmään siirtymisen johdosta mahdollisuus alkaa kehittää toimintojaan uudella tavalla dataa hyödyntäen. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää mitä voisi olla korkeakoulukirjaston datakeskeinen kokoelmanhallinta. Konkreettisena tavoitteena oli antaa toimeksiantajalle käytännön suosituksia datakeskeisen kokoelmanhallinnan kehittämiseen sekä tehdä kirjastojärjestelmään analyysejä päivittäisen kokoelmanhallinnan tueksi.
Tietoperustassa tarkastellaan datakeskeisen organisaation tekijöitä, joita ovat modernit teknologiat, ihmiset ja datan käyttöön, luomiseen ja säilytykseen liittyvät sovitut periaatteet. Datakeskeisen toiminnan kehittämiseksi on panostettava organisaation datakulttuuriin ja henkilöstön datalukutaitoon. Lisäksi tietoperustassa pohditaan korkeakoulukirjastojen kokoelmanhallinnan prosessia, eli aineistojen valintaa, hankintaa ja arviointia. Uusien teknologioiden käyttöönotto on tehnyt mahdolliseksi aineistonvalinnan painopisteen siirtymisen yhä enemmän suoraan asiakkaalle. Tämä on puolestaan kehittänyt uusia, ketteriä sekä korostetun tarvekeskeisiä menetelmiä valinnassa ja hankinnassa. Aineistojen käyttötilastoilla on yhä enemmän merkitystä kokoelmien arvioinnissa. Korostunut tarvekeskeisyys ja uudet teknologiat ovat muuttaneet kirjaston kokoelmanhallinnan asiantuntijaa dataa uudella tavalla hyödyntäväksi sekä elektronisia aineistoja hallinnoivaksi osaajaksi. Opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehittämistyö. Tutkimukselliseksi lähestymistavaksi valittiin konstruktiivinen tutkimus. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin neljän korkeakoulukirjaston kokoelmanhallinnan asiantuntijan teemahaastatteluja. Haastattelut analysoitiin sisällönanalyysin menetelmällä.
Tietoperustan ja haastattelujen pohjalta toimeksiantajalle annettiin viisi käytännönläheistä suositusta kokoelmanhallinnan kehittämiseksi datakeskeisemmäksi: 1) toimeksiantajan kokoelmanhallintaa ohjaavan dokumentin uudistaminen, 2) kokoelmanhallinnan tarvekeskeisyyden kehittäminen, 3) kirjaston henkilökunnan dataan liittyvän osaamisen lisääminen, 4) hankinnan ja kirjaston aineistobudjetin rakenteen keskittäminen ja 5) sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön kehittäminen. Lisäksi toimeksiantajalle tehtiin kirjastojärjestelmään 20 analyysiä kokoelmanhallinnan asiantuntijoiden tarpeiden pohjalta. Kehittämistyö kokoaa datakeskeisen kokoelmanhallinnan elementtejä hyödynnettäväksi ja pohdittavaksi koko kotimaiselle korkeakoulukirjastokentälle ja annetut suositukset sopinevat etenkin myös muille ammattikorkeakoulukirjastoille. Tehdyt analyysit ovat kaikkien Alma-kirjastojen hyödynnettävissä Alma Analytics alustan kautta.