Muutosta johtamassa teknologian avulla : toimintatutkimus sähköisten liittymis- ja perintäsopimuslomakkeiden käyttöönotosta

Abstract

Tässä työelämälähtöisessä opinnäytetyössä tutkittiin teknologian avulla tapahtuvan muutoksen johtamista. Tutkittavia ilmiöitä olivat muutoksen johtaminen ja digitaalinen transformaatio. Opinnäytetyössä kehitettiin toimeksiantajaorganisaatio Paperiliitto ry:n jäseneksi liittymis- ja jäsenmaksun perintäsopimuslomakkeita sekä niihin liittyvää käsittelyprosessia. Kehittämistyön konkreettisena tuloksena luotiin uudet sähköiset lomakkeet ja niiden täysin sähköinen käsittelyprosessi.

Tietoperustassa käsitellään muun muassa organisaatiomuutosta, muutosprosessin johtamista, organisaatiokulttuuria sekä muutosvastarintaa, -kompetensseja ja -viestintää. Lisäksi tietoperustassa käsitellään digitalisaatiota ja digitaalista transformaatiota, digiajan johtamista ja työskentelyä sekä operatiivisten prosessien kehittämistä. Tutkimusosio toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena kohdeorganisaatiossa.

Tiedonkeruumenetelmiksi valituilla kyselyllä ja teemahaastatteluilla kartoitettiin lähtötilanne ja kerättiin muutokseen osallistuvilta sidosryhmiltä ideoita, toiveita ja mielipiteitä lomakkeiden sekä niiden käsittelyprosessin kehittämiseen. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Tutkimustulokset vastasivat tietoperustassa esitettyjä reunaehtoja muutoksen johtamisesta. Tulosten mukaan onnistuneeseen teknologian avulla tapahtuvan muutoksen johtamiseen vaikuttavia tekijöitä olivat muun muassa muutoksen tarpeellisuuden sekä tavoitteiden avoin ja selkeä viestiminen, osallistava muutoksen johtaminen ja uuden teknologian kouluttaminen. Tutkimuksessa korostui, että hyvä yleisjohtaminen, strategiatyö ja projektinhallinta luovat pohjan teknologian avulla tapahtuvan muutoksen johtamiselle. Tutkimuksessa havaittiin, että organisaation johdolla tulee olla teknistä ymmärrystä, kykyä hahmottaa digitalisaation tuomia mahdollisuuksia sekä tahtoa toteuttaa tarvittavia uudistuksia.

Opinnäytetyö tarjosi vastauksia toimintaprosessin kehittämiseksi sekä ratkaisuja teknisiin kehitystarpeisiin. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää kohdeorganisaatiossa ja kohdeorganisaatiota vastaavissa järjestöissä vastaavanlaisten toimintaprosessien kehittämisessä. Lisäksi jäsenhallintajärjestelmän Paperiliitto ry:lle tarjoava Futunio Oy voi tarjota uutta toimintaprosessia muille asiakkailleen. Jatkokehitysehdotukseksi esitetään muun muassa uusien lomakkeiden käytettävyystestausta sekä muutoksen onnistumista kartoittavan mielipidekyselyn tekemistä.