Yhteisistä haasteista kohti yhteisiä onnistumisia: Hankeviestinnän konseptin kehittäminen Laurea-ammattikorkeakoululle palvelumuotoilun avulla

Abstract

Tämän tutkimuksellisen kehittämistyön tarkoitus oli kehittää Laurea-ammattikorkeakoululle hankeviestinnän konsepti, joka auttaa hankkeiden projektipäälliköitä ja Laurean markkinointitiimiä tekemään vaikuttavampaa viestintää ja sujuvoittaa yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Tavoitteena oli kuvata hankeviestinnän nykytila, selvittää hankeviestinnän tekijöiden tarpeita, toiveita ja ongelmia ja sitä, mitkä asiat helpottaisivat hankeviestinnän tekemistä. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Laurean markkinointi, viestintä ja yhteiskuntasuhteet -tiimi. Laurean strategiassa yksi kriittisistä muutostarpeista on tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan vaikuttavuuden ja kilpaillun rahoituksen kasvattaminen. Hankeviestinnän kokonaisuutta lähdettiin kehittämään tilanteessa, jossa viestintäresurssit olivat rajalliset sekä markkinointitiimissä että hankkeissa. Erilaisia hankeviestinnän ohjeita ja käytäntöjä oli olemassa, mutta selkeä tarve erilliselle konseptille oli tunnistettu. Aiheen lähestyminen palvelumuotoilun avulla oli toimeksiantajalle uudenlainen ja kiinnostava tapa kehittää hankeviestintää. Kehittämistyön tietoperustassa käsitellään projekteja, projektiviestintää ja sen suunnittelua ja kehittämistä sekä esitellään viestinnän suunnittelun viitekehyksiä. Kehittämistyö toteutettiin palvelumuotoilun lähestymistavalla ja menetelmillä Design Councilin tuplatimanttimallin mukaisesti. Aineistoa kerättiin teemahaastatteluilla, työpöytätutkimuksella ja havainnoimalla ja kuvattiin palvelupolun, arvolupauskanvaksen asiakasprofiilien ja käyttäjätarinoiden avulla. Kehittämisprosessin aikana pidettiin kaksi yhteiskehittämistyöpajaa, joissa keskeisinä menetelminä käytettiin sidosryhmäkarttaa, elementtitaulua ja tulevaisuuden muistelua. Koko kehittämistyö toteutettiin koronapandemian takia etänä. Tulokseksi saatiin hankeviestinnän nykytilan monipuolinen ja rikas kuva, joka perustuu keskeisten toimijoiden omiin kokemuksiin ja työstä nouseviin tarpeisiin, toiveisiin ja ongelmiin. Nykytilaa kuvattiin yhteisillä haasteilla ja unelmilla, markkinointitiimiläisen, projektipäällikön ja TKI-päällikön asiakasprofiileilla ja käyttäjätarinoilla, projektipäällikön palvelupolulla ja kahdella sidosryhmäkartalla. Lisäksi tarkasteltiin hankeviestinnän erilaisia materiaaleja ja tukea. Elementtitauluissa yhdistyivät nykyisten käytäntöjen ja materiaalien arviointi ja uusien ideointi. Tulevaisuuden muistelulla hahmoteltiin hankeviestinnän yhteistä suuntaa. Konseptin prototyyppi oli palvelumainos, jota käyttäjät testasivat. Viimeistelyvaiheessa tehtiin eri asiakasprofiileille arvokartat. Laurean uusi hankeviestinnän konsepti sisältää viestinnän suunnittelun periaatteet, viestinnän osana hankkeen elinkaarta ja hankeviestintään liittyvää tietoa, tukea ja työkaluja. Konsepti tuo eri osapuolten itse toivomaa selkeyttä ja systemaattisuutta hankeviestintään ja projektipäälliköiden ja markkinointitiimiläisten yhteistyöhön. Se luo yhteisen näkymän ja joustavan pohjan hankeviestinnän jatkokehittämiselle Laureassa. Erityisesti viestinnän linjausten ja periaatteiden kirjaaminen ja viestiminen henkilöstölle nostetaan esiin tärkeänä jatkokehittämiskohteena, samoin projektipäälliköille tarjottavan viestintävalmennuksen ja tuen kehittäminen. Tuloksia ja kehittämistyön toteuttamistapaa voi hyödyntää erilaisissa organisaatioissa, joissa on hanketoimintaa. Palvelumuotoilu osoittautui erinomaiseksi tavaksi kehittää organisaation viestinnän yhden laajan osa-alueen toimintamallien, prosessien ja palveluiden kokonaisuutta.