Ostolaskuprosessin kartoittaminen ja kehityskohteet taloushallinnon palveluita tarjoavassa yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona kotimaiselle talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tarjoavalle yritykselle. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää ostolaskuprosessin nykytilannetta ja kehityskohteita. Tutkimuskohteena oli kaksi eri toimintayksikköä, jotka jakautuvat käytettävän talouden- ja toiminnanohjausjärjestelmän mukaisesti. Lisäksi huomioitiin maksuliikenne osana toimintayksiköiden ostolaskuprosessia.

Tietoperustassa käsiteltiin taloushallintoa yleisesti, jonka jälkeen perehdyttiin syvemmin ostolaskuprosessiin, prosessin tehostamiseen sekä mittareihin. Lisäksi tarkasteltiin henkilöstön toimintatapoja ja koulutusta osana toiminnan kehittämistä.

Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia menetelmiä. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastattelua ja Webropol-ohjelmalla laadittua kyselyä, joiden avulla kartoitettiin työntekijöiden kokemuksia automaation tasosta, järjestelmien sopivuudesta, prosessin toimivuudesta, toimintatapojen yhdenmukaisuudesta ja koulutuksesta. Numeeristen tietojen avulla tehtiin tulkinta kahden eri toimintayksikön eroavaisuuksista, käsiteltävien ostolaskujen määristä, niiden eri muodoista ja jakautumisesta yksiköittäin.

Henkilöstö osallistui hyvin tutkimukseen. Teemahaastattelujen ja kyselylomake tulosten perusteella saatiin hyvä käsitys ostolaskuprosessin nykytilanteesta ja kehityskohteista. Tulosten perusteella kehityskohteita ovat ostolaskuprosessin vaiheet, prosessin automaatio sekä toimintatavat ja koulutus.