Case: Kahvila : taloushallinnon sähköistäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja on lähes 30 vuotta ravintola-alalla toiminut Yritys X, joka työllistää noin 20 henkilöä. Yritys X on kiinnostunut siirtämään taloushallinnon kokonaan sähköiseen järjestelmään toiveena tehostaa taloushallinnon prosesseja. Tähän asti taloushallinnon työt on tehty manuaalisesti Exceliä apuna käyttäen. Taloushallinnon prosessit ovat aikaa vieviä ja paperia kuluu paljon. Tämän opinnäytetyön tavoite oli selvittää mikä sähköinen taloushallinnon järjestelmä sopisi Yritys X:lle parhaiten. Lisäksi opinnäytetyössä on selvitetty taloushallinnon sähköistämisen vaikutuksia.

Taloushallinnon sähköistyminen on ollut monivaiheinen prosessi, jossa sähköisestä taloushallinnosta on siirrytty digitaaliseen taloushallintoon. Taloushallinnon sähköistäminen on ollut mahdollista jo pidemmän aikaa, mutta siitä huolimatta useat yrittäjät eivät hyödynnä tätä mahdollisuutta. Sähköistäminen tuo mukanaan useita hyötyjä, kuten paperinkäytön vähentyminen, sähköinen arkistointi ja prosessien tehostuminen. Toisaalta taloushallinnon sähköistäminen ei välttämättä tuota haluttuja tuloksia, mikäli valitun järjestelmän ominaisuudet ja yrityksen tarpeet eivät kohtaa. Opinnäytetyön kannalta tarpeelliset tiedot kerättiin haastattelemalla Yritys X:n avainhenkilöitä, joita olivat toimitusjohtaja ja esimies. Lisäksi haastateltiin Yritys X:n käyttämää tilitoimiston toimitusjohtajaa.

Vertailtaessa taloushallinnon järjestelmiä löydettiin Yritys X:n tarpeita vastaava järjestelmä, jolla Yritys X voisi saavuttaa toivotut vaikutukset. Sähköinen taloushallinto tulisi säästämään aikaa, sillä taloushallinnon prosessit yksinkertaistuvat sähköistämisen myötä ja useita työvaiheita jää kokonaan pois. Taloushallinnon sähköistäminen vaatii kuitenkin sitoutumista, sillä uuden järjestelmän käyttöönotto voi aluksi tuottaa haasteita.