Taloushallinnon prosessien jalkauttaminen
Pitkäranta, Erja (2021)
Pitkäranta, Erja
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112722126
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112722126
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä kehittämisehdotuksia, joita voidaan käyttää taloushallinnon prosessin jalkauttamiseen kohdeorganisaatio Sarastiassa. Sarastia on julkishallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottaja. Sarastia muodostui keväällä 2019 Kuntapro Oy:n ja Taitoa Oy:n fuusiossa, minkä jälkeen organisaatiossa on yhdenmukaistettu toimintatapoja ja muokattu prosesseja. Tutkimuksessa pyrittiin vastaamaan seuraavaan tutkimuskysymykseen: mitä taloushallinnon tiimeissä on otettava huomioon, jotta prosessien käyttöönotto onnistuu?
Opinnäytetyössä tutkittiin kahden Sarastian taloushallinnon osa-alueen, myynti- ja ostoreskontran jo tehtyjä toimintatapojen muutoksia ja prosessien jalkauttamista. Kyseiset tiimit valittiin, koska niiden taloushallinnon prosessit ja kuvaukset olivat valmiina ja otettu käyttöön – muissa taloushallinnon osa-alueissa työ on vielä kesken. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui muutosjohtamista, viestintää ja prosesseja käsittelevistä artikkeleista ja kirjallisuudesta.
Tutkimuksen lähestymistapana oli tapaustutkimus. Tiedonkeruumenetelmiksi valikoituivat määrällinen kysely ja laadullinen teemahaastattelu. Myynti- ja ostoreskontran tiimiläisille lähetetyn kyselyn tarkoituksena oli saada tiimiläisten näkökulma etenkin muutosviestinnästä ja -koulutuksesta. Teemahaastattelun haastateltavia olivat myynti- ja ostoreskontran tiimien esihenkilöt, näiden prosessien omistajat sekä kirjanpidon liiketoimintapäällikkö. Teemahaastattelun teemoina olivat henkilöstön rooli muutoksessa, henkilöstön sitouttaminen muutokseen, muutosviestintä, muutoskoulutus sekä prosessien käyttöönoton seuranta. Näiden teemojen mukaisesti luotiin teoriaan ja kerättyihin tutkimustuloksiin perustuvat kehittämisehdotukset taloushallinnon prosessien jalkauttamiseen.
Jatkokehittämisen aiheina voidaan mainita viestintä- ja kanavasuunnitelman laadinta, asiakkuuksien huomioiminen prosessien kehittämisessä sekä sisäistämisen testaaminen. The purpose of this thesis was to generate improvement suggestions for implementing the process of financial administration in the target organization Sarastia, which provides services pertaining to financial- and service management for public administration entities. Sarastia was formed in the Spring of 2019 through a merger between the companies Kuntapro Oy and Taitoa Oy, after which policies have been standardized and processes have been altered within the organization. The present study aimed to answer the following research question: which things must be taken into account in financial administration teams in order to successfully implement the processes?
For the present study, two sectors of the financial administration structure of Sarastia – the sales ledger and the purchase ledger – were examined regarding their completed policy changes and process implementation. These teams were chosen because their financial administrative processes had been completed and implemented, which is still a work in progress in the other components of the financial administration. The theoretical framework of the thesis consisted of articles and literature regarding change management, communication and processes.
The present study was organized as a qualitative case study. A quantitative questionnaire and a qualitative, thematic interview were chosen for data collection. The purpose of the questionnaire, which was sent to the teams in charge of the sales ledger and the purchase ledger, was to gain insights from the team members, especially regarding change communication and -training. The interviewees of the thematic interview were the heads of the teams in charge of the sales ledger and the purchase ledger, the proprietors of these processes as well as the chief business officer of accounting. The themes discussed in the interview were change communication, change training, the monitoring of process implementation, the role of personnel for change as well as binding the personnel to the change. Suggestions for improving the implementation of financial administrative processes were generated in accordance with the aforementioned themes, based on theory and the results of the present study. Further research could be warranted on the following topics: preparation of a communications- and channel plan, consideration of customers in process development as well as testing the internalization of processes.
Opinnäytetyössä tutkittiin kahden Sarastian taloushallinnon osa-alueen, myynti- ja ostoreskontran jo tehtyjä toimintatapojen muutoksia ja prosessien jalkauttamista. Kyseiset tiimit valittiin, koska niiden taloushallinnon prosessit ja kuvaukset olivat valmiina ja otettu käyttöön – muissa taloushallinnon osa-alueissa työ on vielä kesken. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui muutosjohtamista, viestintää ja prosesseja käsittelevistä artikkeleista ja kirjallisuudesta.
Tutkimuksen lähestymistapana oli tapaustutkimus. Tiedonkeruumenetelmiksi valikoituivat määrällinen kysely ja laadullinen teemahaastattelu. Myynti- ja ostoreskontran tiimiläisille lähetetyn kyselyn tarkoituksena oli saada tiimiläisten näkökulma etenkin muutosviestinnästä ja -koulutuksesta. Teemahaastattelun haastateltavia olivat myynti- ja ostoreskontran tiimien esihenkilöt, näiden prosessien omistajat sekä kirjanpidon liiketoimintapäällikkö. Teemahaastattelun teemoina olivat henkilöstön rooli muutoksessa, henkilöstön sitouttaminen muutokseen, muutosviestintä, muutoskoulutus sekä prosessien käyttöönoton seuranta. Näiden teemojen mukaisesti luotiin teoriaan ja kerättyihin tutkimustuloksiin perustuvat kehittämisehdotukset taloushallinnon prosessien jalkauttamiseen.
Jatkokehittämisen aiheina voidaan mainita viestintä- ja kanavasuunnitelman laadinta, asiakkuuksien huomioiminen prosessien kehittämisessä sekä sisäistämisen testaaminen.
For the present study, two sectors of the financial administration structure of Sarastia – the sales ledger and the purchase ledger – were examined regarding their completed policy changes and process implementation. These teams were chosen because their financial administrative processes had been completed and implemented, which is still a work in progress in the other components of the financial administration. The theoretical framework of the thesis consisted of articles and literature regarding change management, communication and processes.
The present study was organized as a qualitative case study. A quantitative questionnaire and a qualitative, thematic interview were chosen for data collection. The purpose of the questionnaire, which was sent to the teams in charge of the sales ledger and the purchase ledger, was to gain insights from the team members, especially regarding change communication and -training. The interviewees of the thematic interview were the heads of the teams in charge of the sales ledger and the purchase ledger, the proprietors of these processes as well as the chief business officer of accounting. The themes discussed in the interview were change communication, change training, the monitoring of process implementation, the role of personnel for change as well as binding the personnel to the change. Suggestions for improving the implementation of financial administrative processes were generated in accordance with the aforementioned themes, based on theory and the results of the present study. Further research could be warranted on the following topics: preparation of a communications- and channel plan, consideration of customers in process development as well as testing the internalization of processes.