Taloushallinnon prosessien kehittäminen dokumentoinnin avulla julkishallinnossa
Seppänen, Sirpa (2021)
Seppänen, Sirpa
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120623919
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120623919
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on Kuhmon kaupunki. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa taloushallinnon prosesseja. Taloushallinon prosessien mallintaminen mahdollistaa kehittämisen ja kouluttamisen. Työohjeiden avulla varmistetaan työn jatkuminen muutos- ja poissaolotilanteissa. Opinnäytetyön aihe on ajankohtainen ja tarpeellinen, koska taloushallinnon palvelujentuottaja vaihtui ja samalla vaihtuivat myös käytettävissä olevat taloushallinnon ohjelmat. Strategialähtöisenä se myös tukee tehtyä organisaatiomuutosta, jossa hallinnollista työtä tekevät palvelusihteerit siirrettiin yhden johdon alaisuuteen. Muutos on osa henkilöstösuunnittelua ja vastaa osaamisen hallinnan haasteeseen.
Opinnäytetyön tutkimusongelmana oli taloushallinnon prosessien osittainen toimimattomuus. Ratkaisua tutkimusongelmaan haettiin seuraavilla tutkimuskysymyksillä, jotka tarkensivat aihetta:
- miten prosessikuvauksilla, työohjeilla ja sisäisellä koulutuksella voidaan tehostaa toimintaa,
- miten taloushallinnon prosesseja voidaan kehittää ja tehostaa,
- miten osaaminen ja hiljainen tieto saadaan virtaamaan taloushallinnossa sekä
- millaista opastusta ja tukea palvelusihteerit tarvitsevat.
Tämä työelämälähtöinen, muutokseen tähtäävä tutkimus, toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena hyödyntäen mixed methods -tutkimusotetta. Vastauksia tutkimusongelmaan haettiin teorian ja empiirisen tutkimuksen avulla. Työn teoriaosuudessa käsiteltiin
- prosessijohtamista,
- muutoksen johtamista kohti oppivaa organisaatiota,
- osaamisen johtamista ketterin menetelmin sekä
- perehdyttiin lean-menetelmiin.
Tutkimuksen empiirisen osuuden aineistonhankintamenetelminä olivat teemahaastattelut, osallistuva havainnointi ja aivoriihet sekä ostolaskudatasta saatava aineiston analysointi tilastollisin menetelmin.
Kehittämistyön kehittämisehdotukset pohjautuvat lean-ajatteluun. Kehittämisessä toteutettiin erilaisia toimia työtapojen sujuvoittamiseksi hyödyntäen tutkimuksessa saatua tietoa. Lisäksi työohjeiden laadintaa ja edelleen kehittämistä varten perustettiin kaksi kehittämistiimiä, joissa kehittämistyökaluina käytetään kehittämistaulua ja PDSA-syklin mukaista tekemistä toiminnan parantamiseksi, alustana teams-työtila. Prosessi-kuvaukset toteutettiin excelin visio-työkalulla. Opinnäytetyön tutkimuksen perusteella toteutettiin organisaation oppimiskulttuurin kehittämistä tiedon ja osaamisen jakamisen kautta. Osaksi arkityötä juurrutettiin jatkuva yhdessä kehittämisen malli lean-työkaluja hyödyntäen.
Opinnäytetyön tutkimusongelmana oli taloushallinnon prosessien osittainen toimimattomuus. Ratkaisua tutkimusongelmaan haettiin seuraavilla tutkimuskysymyksillä, jotka tarkensivat aihetta:
- miten prosessikuvauksilla, työohjeilla ja sisäisellä koulutuksella voidaan tehostaa toimintaa,
- miten taloushallinnon prosesseja voidaan kehittää ja tehostaa,
- miten osaaminen ja hiljainen tieto saadaan virtaamaan taloushallinnossa sekä
- millaista opastusta ja tukea palvelusihteerit tarvitsevat.
Tämä työelämälähtöinen, muutokseen tähtäävä tutkimus, toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena hyödyntäen mixed methods -tutkimusotetta. Vastauksia tutkimusongelmaan haettiin teorian ja empiirisen tutkimuksen avulla. Työn teoriaosuudessa käsiteltiin
- prosessijohtamista,
- muutoksen johtamista kohti oppivaa organisaatiota,
- osaamisen johtamista ketterin menetelmin sekä
- perehdyttiin lean-menetelmiin.
Tutkimuksen empiirisen osuuden aineistonhankintamenetelminä olivat teemahaastattelut, osallistuva havainnointi ja aivoriihet sekä ostolaskudatasta saatava aineiston analysointi tilastollisin menetelmin.
Kehittämistyön kehittämisehdotukset pohjautuvat lean-ajatteluun. Kehittämisessä toteutettiin erilaisia toimia työtapojen sujuvoittamiseksi hyödyntäen tutkimuksessa saatua tietoa. Lisäksi työohjeiden laadintaa ja edelleen kehittämistä varten perustettiin kaksi kehittämistiimiä, joissa kehittämistyökaluina käytetään kehittämistaulua ja PDSA-syklin mukaista tekemistä toiminnan parantamiseksi, alustana teams-työtila. Prosessi-kuvaukset toteutettiin excelin visio-työkalulla. Opinnäytetyön tutkimuksen perusteella toteutettiin organisaation oppimiskulttuurin kehittämistä tiedon ja osaamisen jakamisen kautta. Osaksi arkityötä juurrutettiin jatkuva yhdessä kehittämisen malli lean-työkaluja hyödyntäen.