Sisäisen viestinnän kehittäminen etätyöaikana julkisen hallinnon organisaatiossa
Lindqvist, Sanna (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120924814
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120924814
Tiivistelmä
Sisäinen viestintä luo pohjan organisaation toiminnalle. Keväällä 2020 alkanut äkillinen pääsääntöinen etätyö ja sen myötä digitaalinen vuorovaikutus ovat muuttaneet organisaation sisäistä viestintää. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sisäisen viestinnän haasteet julkisen hallinnon organisaation yksikössä ja kehittää sisäistä viestintää ja tiedon löytämistä etätyössä. Kehittämishanke toteutettiin toimintatutkimuksena ja tiedonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluja, benchmarkkausta ja havainnointia. Kehittämishankkeessa hyödynnettiin teoriatietoa tiedon jakamisesta ja organisaation sisäisestä viestinnästä sekä digitalisaatiosta.
Teemahaastattelujen avulla saatiin selville yksikön sisäisen viestinnän nykytila ja konkreettiset muutostarpeet. Toimintatutkimuksen myötä julkisen hallinnon organisaatioyksikössä toteutettiin kehittämistoimenpiteitä, joiden avulla selkeytettiin sisäisen viestinnän toimintatapaa ja tiedon löytämistä.
Tutkimuksen perusteella havaittiin, että yhteisesti sovitut pelisäännöt selkeyttävät tiedon kulkua ja parantavat vuorovaikutusta. Jokaisen työyhteisön jäsenen on tärkeää tunnistaa oman toiminnan merkitys sisäisen viestinnän onnistumisessa. Tutkimustuloksissa korostui perehdyttämisen merkitys. Sisäisen viestinnän toimintatapojen tuntemus luodaan perehdyttämisvaiheessa ja siihen on kiinnitettävä enemmän huomiota.
Kehittämishankkeen tuotoksena syntyi organisaation yksikön käyttöön sisäisen viestinnän perehdyttämisen käsikirja. Tuotos on organisaatiossa ensimmäinen laatuaan ja se tullaan jatkotyöstämään koko organisaation käyttöön.
Teemahaastattelujen avulla saatiin selville yksikön sisäisen viestinnän nykytila ja konkreettiset muutostarpeet. Toimintatutkimuksen myötä julkisen hallinnon organisaatioyksikössä toteutettiin kehittämistoimenpiteitä, joiden avulla selkeytettiin sisäisen viestinnän toimintatapaa ja tiedon löytämistä.
Tutkimuksen perusteella havaittiin, että yhteisesti sovitut pelisäännöt selkeyttävät tiedon kulkua ja parantavat vuorovaikutusta. Jokaisen työyhteisön jäsenen on tärkeää tunnistaa oman toiminnan merkitys sisäisen viestinnän onnistumisessa. Tutkimustuloksissa korostui perehdyttämisen merkitys. Sisäisen viestinnän toimintatapojen tuntemus luodaan perehdyttämisvaiheessa ja siihen on kiinnitettävä enemmän huomiota.
Kehittämishankkeen tuotoksena syntyi organisaation yksikön käyttöön sisäisen viestinnän perehdyttämisen käsikirja. Tuotos on organisaatiossa ensimmäinen laatuaan ja se tullaan jatkotyöstämään koko organisaation käyttöön.