Palkanlaskennan prosessit ja niiden kehittäminen: case Yritys X

Abstract

Oikea-aikainen ja virheetön palkanmaksu on niin työntekijän, työantajan kuin ulkopuolisten sidosryhmienkin etu, ja siinä sujuvat ja tehokkaat palkanlaskentaprosessit ovat keskeisessä asemassa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata toimeksiantajayrityksen palkanlaskennan prosesseja ja esittää ideoita niiden kehittämiseen. Toimeksiantajayrityksellä oli tarve prosessien kartoittamiselle, sillä uuden palkanlaskentaohjelman käyttöönoton ja työntekijämäärän kasvun myötä prosesseja oli tehostettava. Opinnäytetyö oli toiminnallinen, ja sen tuotoksena oli havainnollistavia prosessikaaviota yrityksen palkanlaskennan prosesseista.

Teoriaosuudessa käsiteltiin palkanlaskentaa keskeisen palkkahallintoa ohjaavan lainsäädännön ja yrityksessä noudatettavan työehtosopimuksen näkökulmasta, prosessien kuvaamista ja kehittämistä sekä palkanlaskentaprosessia. Opinnäytetyö oli tapaustutkimus, ja siinä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Aineisto hankittiin käyttäen osallista havainnointia, jonka tukena hyödynnettiin yrityksessä käytettäviä palkanlaskentaohjeita. Havainnointia ja aineiston analyysia toteutettiin limittäin ja kerätyn aineiston pohjalta laadittiin prosessikaaviot.

Työn tuotoksena syntyi viisi työsuhteen elinkaarta ja palkanlaskentaa kuvaavaa prosessikaaviota, joiden aiheina olivat uusi työntekijä, työsuhteen muutostilanne, lopputili, palkanlaskenta ja maksatus. Prosessikuvausten perusteella esitettiin kehitysideoita, joista keskeisimpiä olivat ohjeistusten ja tarkistuslistojen laatiminen, palkanlaskentaohjelman yksityiskohtien hiominen ja sairauspoissaolojen käsittely. Prosessikaaviot kuvasivat yrityksen palkanlaskennan prosessien nykytilaa, ja siten ne voivat toimia palkanlaskennan kehittämisen tukena.