Ohjeistus sähköpostiauttamisen tueksi Irti Huumeista ry:n Läheis- ja Perhetyönkeskuksessa

Abstract

Opinnäytetyö on toteutettu yhteistyössä Irti Huumeista ry:n Läheis- ja Perhetyönkeskuksen kanssa. Työ keskittyy yhdistyksen sähköpostiauttamisen kehittämiseen ja yhdenmukaistamiseen. Työ on toteutettu toiminnallisena tutkimuksena kvalitatiivista tutkimusmenetelmää hyödyntäen.

Teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan sähköpostiauttamista, huume–, ennalta ehkäisevää päihde–, kriisi– ja asiakastyötä ja sähköpostiauttamista sekä sähköpostin tarjoamia vahvuuksia ja heikkouksia sekä ohjeistusta sähköpostiviestin vastaamiseen. Opinnäytetyön aineisto kerättiin Läheis– ja Perhetyönkeskuksen työntekijöille suunnatulla avoimella kyselylomakkeella ja sähköpostiauttamispalveluun lähetetyistä testiviesteistä, jotka sisälsivät fiktiiviset case–tapaukset.

Avoimen kyselylomakkeen ja lähetettyjen testiviestien kautta kartoitettiin Läheis– ja Perhetyönkeskuksen työntekijöiden tarpeita ohjeistuksen sisällöstä. Ohjeistuksen tavoitteeksi muotoutui työntekijän osaamisen tukeminen sähköpostiviesteihin vastaamisessa viestin saapumishetkestä sen lähettämiseen. Ohjeistuksen osioissa käsitellään viestiin tutustumista, apukeinojen hyödyntämistä vastaamisessa, luonnoksen kirjoittamisen tärkeyttä, lähetettävän viestin ulkoasua sekä sen viimeistelyä.

Syntyvän ohjeistuksen tarkoituksena on toimia tukena ammattilaisten työssä ja toimia apuna uuden työntekijän perehdyttämisessä sähköpostiauttamiseen. Opinnäytetyön avulla on selvitetty myös Irti Huumeista ry:n Läheis– ja Perhetyönkeskuksen kehitystarpeita ja –mahdollisuuksia. Opinnäytetyö muodostaa kattavan tietopaketin sähköpostista auttamisvälineenä, jonka seurauksena koemme sillä olevan informatiivista merkitystä kaikille sähköpostiauttajille ja muille sähköpostia työssään apuna käyttäville tahoille.

The thesis was completed in collaboration with Free from Drugs Family Support Centre. The thesis concentrated on developing and unifying the organization’s e–mail service through written instructions. The thesis was carried out as action research using qualitative researching methods.

The theoretical framework will examine the different aspects and applications of consulting via e–mail on topics such as drug misuse, preventive work, crisis and client work. The thesis examines the strengths and the weaknesses in e–mail consultation, and provides guidelines to social workers on how to appropriately respond in different situations. The data used in the thesis was gathered in collaboration with Family Support Centre. The employees of Family Support Centre answered an open questionnaire. In addition, the employees were given fictional case–studies, which they solved.

The purpose of the open questionnaire and the test messages was to chart the employees’ need for the content of the instructions. The instructions provide comprehensive guidelines on how to process e–mail received from clients from the moment the e–mail was received to the moment the reponse was sent.

The main sections in the instructions are: How to familiarize with and analyze the e–mail; How to find and utilize different resources in composing a response; How to write the draft response; and How to finalize the response e–mail to the client.