Koontilaskutus ja sen toimivuus : case: Puolustushallinnon rakennuslaitos

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee case-organisaatiolle tullutta tarvetta koontilaskutuspohjalle. Koontilaskutuspohjaa kehittäessä muodostettiin kaksi erillistä laskutuspohjaa. Toinen laskutuspohjista on tehty työtunteja varten ja toinen hankintoja varten. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, ovatko tehdyt koontilaskutuspohjat toimivia ja helppolukuisia sidosryhmille. Tutkimus on tehty toimeksiantona Puolustushallinnon rakennuslaitokselle.

Työn teoriaosuus käsittelee sähköistä taloushallintoa ja sen hyötyjä. Lisäksi työssä käsitellään laskutusta osto- ja myyntilaskujen osalta sekä kerrotaan laskun sisältövaatimuksista ja vuonna 2013 tulevasta arvonlisäverolain uudistuksesta. Lähdeaineistoa teoriaosuuteen on kerätty alan kirjallisuudesta ja Internetistä.

Työn empiirinen osuus on toteutettu case-organisaatiossa havainnoimalla, keskustelemalla ja sähköpostikyselyn avulla. Sähköpostikyselyllä haluttiin tietoa käytössä olevan koontilaskutuspohjan selkeydestä ja informatiivisuudesta. Laskutuspohjia on työstetty puolentoista vuoden ajan vastaamaan sidosryhmän tarpeita. Kyselyyn haluttiin vastauksia hankkeen maksajan ja projektinjohtajan näkökulmasta sekä täysin ulkopuolisen tahon näkökulmasta.

Sähköpostikyselyssä vastaajat antoivat laskutuspohjista positiivista palautetta, mutta myös kommentteja miten laskutusmalleja voisi parantaa. Mitään suuria kehitystoivomuksia ei kuitenkaan ilmennyt, mutta laskupohjien taulukoiden tietojen luettavuutta voisi vastausten perusteella parantaa esimerkiksi värein.

This thesis examines consolidated invoicing, which is a topic that has not been studied extensively before. The case organization, the Construction Establishment of Defence Administration, had a need for two invoice templates. One template was needed for invoicing hourly work and the other one for purchases. Consequently, the aim of this study is to examine how functional and readable the consolidated invoice templates are for the case organization's customers.

The theoretical section of the thesis deals with electronic financial management and its benefits. The theoretical part also introduces purchase and sales invoicing and discusses the upcoming 2013 law reform related to invoicing. Sources for the study include literature and Internet sources.

The empirical part of this thesis is based on the author's work experience, theme interviews and an e-mail survey. The aim of the e-mail survey was to find out how informative the current consolidated invoice template is. The consolidated invoice template has been in development for one and half year now in order to meet the customers' requirements. The idea of the e-mail survey was to receive answers from payers, project managers and from external parties.

The feedback in the e-mail survey was positive, and the survey clarified how the invoice templates could be improved. There were no major improvement needs, but the respondents noted that the templates should use colors in order to make the data of the invoice more readable.