Tapahtumakuljetusten kehittäminen : case: Salpausselänkisat 2012, henkilökuljetukset

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee yleisesti tapahtuman järjestämistä, tapahtumakuljetusten suunnittelua ja toteuttamista. Työn tarkoituksena on kartoittaa Lahden Salpausselänkisojen 2012 nykytilaa ja mahdollisesti löytää kehittämisideoita tuleville tapahtumakuljetuksille. Opinnäytetyön tavoitteena on luoda realistisia keinoja ja käytännön ideoita. Opinnäytetyö pyrkii huomioimaan kuljettajien havainnot ja luomaan niiden avulla uusia keinoja henkilökuljetuksiin. Työn teoreettinen osuus muodostuu tapahtuman järjestämisestä ja tapahtumakuljetusten suunnittelusta sekä toteuttamisesta. Opinnäytetyö on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Tutkimusmenetelmät olivat vapaamuotoinen haastattelu ja osallistuva havainnointi. Työn empiirinen osuus pohjautuu case: Salpausselänkisat 2012 henkilökuljetuksiin. Tutkimuksessa etsittiin keinoja vapaaehtoisten rekrytointiin, selvitettiin miten organisaatio hyötyisi palautteesta sekä näiden kahden vaikutuksia henkilökuljetusten kehittämiseen. Tutkimuksessa selvisi, että rekrytoinnin onnistumiseen vaikuttaa hyvä ennalta suunnittelu, jotta rekrytointi olisi järjestelmällistä. Rekrytoinnissa suunnittelu on iso osatekijä onnistumisen kannalta. Tutkimuksessa saimme havaintojen ja haastatteluiden kautta kehittämisideoita henkilökuljetuksiin. Huomionarvoista on aikataulut ja selkeät työvuorot. Kuljettajilla olisi hyvä olla sama auto yhdessä vuorossa, jotta vahingon sattuessa pystytään suuntaamaan oikeaan henkilöön. Palaute on ensiarvoisen tärkeää, jotta toimintaa voidaan kehittää. Vapaaehtoisia työntekijöitä tulee arvostaa ja kiittää jälkeenpäin, jotta vapaaehtoinen saapuisi tai edes harkitsisi osallistumista uudelleen.

This thesis deals with the general event organization of events as well as the planning and execution of event transportation. The aim of the study is to review the current state of the Lahti Ski Games 2012 and to find new ideas for development for future event transportation. The purpose of the study is to create realistic ways and practical ideas. The thesis seeks to take into account the observations given by the drivers and to create new ways for passenger transport from these observations. The theoretical part of the study consists of organizing the event and event transportation planning and implementation. The thesis is a qualitative study. Research methods were informal interviews and participatory observation. The empirical part is based on the case: Lahti Ski Games 2012 for passenger transport. The study investigates ways for volunteer recruitment and examines how the organization would benefit from received feedback as well as the effects of these two would have on passenger transport development. The study results show that recruitment success depends on pre-planning. Recruitment should be systematic. Planning of recruitment is a big component of success. The study describes the methods that were used: observations and drivers` interviews. Clear timetables and work schedules should be considered noteworthy. Furthermore, drivers should have the same car throughout their shift, so that in case of damage it could be directed to the right person. In order to further develop activities, it is essential to collect and receive feedback from the drivers. Voluntary workers should be appreciated and thanked afterwards so that they would participate or even consider participating again.