Sisäinen viestintä projektihallinnan tukena : case: Yritys X

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee sisäisen viestinnän merkitystä pienyrityksen projektihallinnan tukena. Tarkoituksena on selvittää case-yritystä apuna käyttäen millainen on projektiohjautuvan yrityksen viestintästrategia, miten se muodostetaan ja millainen rooli johtajalla on sen toteuttajana.

Sisäinen viestintä on teorian mukaan hyvin sidoksissa yrityksen muunkin strategiatyön yhteyteen. Sen tärkeyttä voi kiteyttää varsinkin asiakaslähtöisissä projektiorganisaatioissa, joissa oikeanlainen, tehokas viestintä tukee projektin prosesseja. Sisäinen viestintä on myös hyvin pitkälle yrityksen organisaatiokulttuuriin sidottua, jonka takia sitä voi olla välillä vaikea saada kiteytettyä strategian muotoon. Tässä implementoinnissa johtajan merkitys kasvaa hyvinkin suureksi. Hänen tehtävänään on ohjata työntekijöitä oikeanlaiseen työntekoon ja rohkaista informatiiviseen ja ajankohtaiseen viestintään.

Tutkimukseni mukaan case-yrityksessä sisäinen viestintä on hyvin tiukasti sidoksissa organisaatiokulttuuriin ja se aiheuttaa ongelmia yrityksen toiminnalle. Kukaan ei tahdo ottaa johtajan roolia ja projektien suunnitelmallisuus on hyvin yksinkertaista eikä näin ollen tue projekteja tai niiden toteuttamista tarpeeksi. Yrityksessä haluttaisiin myös kasvaa ja kansainvälistyä, mutta tämä ei ole mahdollista ennen kuin sen omat prosessit ovat tarpeeksi vahvat.

Yrityksen sisäinen viestintä on elintärkeä yrityksen toiminnan kannalta. Projektiluontoisessa yrityksessä sisäisen viestinnän täytyy toimia tai muuten ongelmat voivat kääntää liiketoiminnan tämän hetkisen vahvan kasvun laskuun.

This thesis explores the relevance of internal communication in project management in a small business. Through a case-company I intend to scrutinise the importance of organizations strategic planning in the field of communication. I also want to point out how important role the manager has implementing these strategic plans to more approachable way in the company.

According to the theoretical background, internal communication is closely bound into organizations general strategic work especially in companies managed through projects. Relevant and effective communication is vital for these customer-oriented organizations, where all strategic planning is based on their needs. Communicating the right way will not only help to improve the processes inside the projects but will also optimize the business. Internal communication is closely bound to organizations own culture which sometimes makes it hard to summarize in strategic planning. This is why the role of the manager cannot be too much emphasized. Manager’s role is to encourage the personnel to communicate openly, effectively and accurately and also guide them to work well together.

My study was made upon the case-company in which business is executed through customer orientated projects. In order to succeed in business, the case-company needs better internal communication and planning to get the best results. At the time of the study, the internal communication is strictly bound to organizations own culture and has no written form. Through qualitative interviews, my study shows that the communication is problematic, planning is simple, no one takes the managing role and monitoring the projects is nonexistent. The organization culture is strongly bound to the business and leads most of the time operational problems. The company has been planning to expand into international business, but with these procedures, it’s not possible yet.

Internal communication is vital to organizations business and operations. In an organization which is conducted by projects, internal communication needs to function or else the problems can affect fatally to the business.