Yritys X:n laskutuksen ja luotonhallinnan kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee laskutusta ja luotonhallintaa. Tavoitteena on selvittää, miten luottotappioita voidaan välttää ja onko olemassa ennusmerkkejä, jotka viittaisivat mahdollisiin luottotappioihin. Kohdeyrityksenä on autokoulu Yritys X.

Teoriaosuus jakautuu kolmeen pääaiheeseen. Ensimmäinen luku käsittelee luottokauppaa. Toinen luku käsittelee laskutusprosessia ja luotonhallinnan eri vaiheita, joiden avulla pyritään riskien minimointiin. Kolmas luku käsittelee prosessien hallintaa ja kehittämistä. Tietolähteenä on käytetty kirjallista materiaalia ja Internetiä.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tietolähteenä on käytetty kirjallista materiaalia, haastatteluita ja havainnointia. Tutkimuksen empiriaosuudessa selvitettiin laskutuksen ja luotonhallinnan toimintaa autokoulu Yritys X:ssä. Haastattelut tehtiin yrityksen laskutusprosessissa osallisena oleville työntekijöille sekä kymmenelle asiakkaalle, joiden laskujen maksamisen kanssa oli ollut ongelmia. Haastatteluiden tavoitteena oli selvittää syitä siihen, miksi laskut jäävät maksamatta.

Tutkimustuloksen perusteella voidaan todeta, ettei luottotappioiden syntyyn liity yksittäisiä yhdistäviä tekijöitä. Alkuoletuksena oli, että ongelmat olisivat asiakaslähtöisiä. Tutkimuksen edetessä voitiin huomata ongelmien olevan myös sisäisiä. Esille tulleita epäkohtia ovat kirjallisen luottopolitiikan puutuminen, tiedonkulku yrityksen edustajien ja asiakkaiden välillä sekä laskutuksen ja luotonvalvonnan oleminen toimitusjohtajan vastuulla. Näitä toimintoja voitaisiin parantaa siirtämällä tehtävät sihteerin hoidettavaksi. Jatkotutkimuksen aiheeksi olisi suositeltavaa selvittää yritykselle sopivan sähköisen ajanvarausjärjestelmän hankintaa.

This thesis deals with invoicing process and credit management. The purpose of this study is to discover how credit losses can be avoided and examine whether there are any signs in advance that could indicate to possibilities of credit losses. The case company is Yritys X, a driving school.

The theoretical part of the thesis is divided into three main sections. The first section focuses on credit trading. The second section deals with the invoicing process and examines the different phases involved in credit management, which could help to minimize the risks of credit losses. The third section deals with process management and development.

The study is carried out utilizing the qualitative method. Sources include literary material, interviews, and the author's own observations. The empirical part of the thesis focuses on the invoicing process and credit management at Yritys X, the case company. Employees working with the invoicing process as well as ten customers who have had problems paying invoices were interviewed. The aim of interviews was to find out the reasons behind the unpaid invoices.

Based on the results of this study, it seems that there are no individual unifying factors in credit losses. At the beginning of the research the hypothesis was that all the problems regarding credit losses would be customer oriented. However, as the study progressed it became clear that there were also internal company problems. Grievances included lack of written credit policy, information flow between company employees and customers, and invoicing and credit control being the chief executive officer's responsibility. These operations could be improved by shifting the responsibility of these tasks to the secretary. For future study purposes a suitable e-appointmentbooking system for the case company could be explored.