Intranetin kehittäminen: käyttäjien toiveiden kartoitus ja hakutoiminto

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee intranetin kehittämistä käyttäjien toiveiden mukaiseksi edistämään intranetin käyttöä yrityksen pääasiallisena sisäisen viestinnän kanavana. Ensisijaisina tavoitteina oli tutkia ja selvittää keskeiset ominaisuudet tai toiminnot, joita käyttäjät haluaisivat intranetissä olevan, jotta he käyttäisivät sitä mielellään. Opinnäytetyö toimii myös perustana intranetin tulevaisuuden kehittämishankkeelle kohdeyrityksessä.

Työn tutkinnallisessa osassa kuvataan toteutettu käyttäjäkysely ja sitä täydentävä intranetin käyttäjän haastattelu. Lisäksi pohditaan SharePoint 2010 -julkaisualustan soveltuvuutta intranetin alustana täyttämään kohdeyrityksen käyttäjien toiveet. Teoriaosuudessa käsitellään viestintää, organisaatioviestintää ja sisäistä viestintää sekä intranetiä sen kanavana.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta. Ensimmäiseksi suoritettiin intranetin käyttäjille kysely, millaisena he kokevat nykyisen intranetin. Tulokset analysoitiin tärkeimmän kehitystarpeen selvittämiseksi. Toisessa vaiheessa haastateltiin aktiivista intranet käyttäjää, jotta saatiin tarkempi ja syvempi näkemys asiaan. Tämän jälkeen tutkittiin SharePoint 2010 -julkaisualustan soveltuvuutta intranetin alustaksi edellä saatujen tulosten suhteen.

Tulokset osoittivat, että kohdeyrityksen intranetin käyttäjät pitivät hakutoimintoa tärkeimpänä intranetiä parantavana ominaisuutena. SharePoint 2010 Standard -version havaittiin sisältävän sellaiset toiminnot, jotka täyttivät käyttäjien odotukset.

Intranet Development: User Survey and Search Function

This Bachelor’s thesis deals with developing a company intranet according to the wishes of the users in order to promote the intranet as the main channel of internal communication. The primary objectives of the study were to investigate and determine the main features or functions that users would like to have in an intranet. The thesis also provides information and serves as a basis for a future intranet development project in the case company.

The thesis consists of an empirical section that describes the user survey that was conducted and topped up with a user interview. Also the suitability of SharePoint 2010 web application platform to serve as possible intranet platform full filling user wishes in the case company is being pondered.

The theoretical section discusses communication, organizational communication and internal communication as well as intranet as its channel. The study was based on a qualitative method. First, a survey was conducted among the intranet users to determine how they felt about the current existing intranet. The results were analysed to find out the major area in need of an improvement. Second, an interview of one active intranet user was carried out to obtain more precise and deeper view on the issue. Then reflecting to the user survey results the suitability of SharePoint 2010 platform was examined.

The results indicate that intranet users of the case company regard a search function as the most important feature to enhance the intranet and thus to promote the use of intranet. SharePoint 2010 Standard version was noted to include functionalities to meet the expectations users had for an intranet.