Teollisuusorganisaation sisäinen viestintä turvallisuuden johtamisen näkökulmasta

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten yhteisön sisäinen viestintä integroituu osaksi turvallisuuden johtamista eräässä raskaan teollisuuden toimialalle sijoittuvassa organisaatiossa. Tutkimuksen perimmäisenä motiivina oli mainitun organisaation halu löytää keinoja, joilla se voisi kehittää omaa turvallisuusviestintäänsä. Koska tämä organisaatio on työturvallisuuslaissa yhteisistä työpaikoista säädetyllä tavalla vastuussa alueellaan tapahtuvasta tiedottamisesta ja yhteistoiminnasta, oli tutkimuksen kohteena myös muiden alueella toimivien organisaatioiden osallistuminen turvallisuuteen liittyvään viestintään. Organisaation sisäistä viestintää selvitettiin tapaustutkimuksena, tarkastellen sen viestintäprosesseihin liittyviä menetelmiä ja käytänteitä turvallisuuden johtamisen välineinä. Tapaustutkimuksella selvitettiin organisaation turvallisuusviestinnän nykytilaa. Lisäksi selvitettiin sen vahvuuksia ja mahdollisia tulevia kehittämiskohteita.

Tutkimuksen teoreettisessa osuudessa käsiteltiin yrityksen kulttuurin merkitystä organisaation uudistumiskykyyn vaikuttavana tekijänä. Teoriaosuudessa määriteltiin myös viestinnän käsite sekä yrityksen sisäiseen viestintään ja sen suunnitteluun liittyvät keskeiset osatekijät. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin havainnoinnin ja teemahaastattelujen avulla. Havainnoinnin lähteinä toimivat organisaation turvallisuuteen liittyvät raportit, ohjeet ja määräykset sekä työntekijöiden kanssa käydyt vapaamuotoiset keskustelut. Haastateltujen kokonaismäärä oli 23 henkilöä ja heidät haastateltiin nimettöminä kaksiosaista puolistrukturoitua haastattelulomaketta käyttäen. Haastatelluista sen varsinaista kohderyhmää, toisin sanoen esimiestehtävissä toimivia edusti 18 henkilöä. Näistä 14 henkilöä toimi kohdeorganisaation esimiestehtävissä ja neljä henkilöä yhteistyöyritysten esimiestehtävissä. Esimiestehtävissä toimivien vastauksia testattiin haastattelemalla myös viisi organisaation tuotantotehtävissä työskentelevää henkilöä. Mainituilla perusteilla haastatelluista muodostettiin kolme vertailuryhmää. Tuotantotehtävässä toimivien viiden haastatellun henkilön ryhmä ei ole vertailukelpoinen esimiestehtävissä toimivien ryhmiin nähden. Vertailukelpoisen edustavuudeltaan saavuttaminen myös tässä ryhmässä olisi edellyttänyt satojen työntekijöiden haastattelua, mikä ei tutkimukseen varattu aika ja olosuhteet huomioiden ollut mahdollista.

Tutkimustulosten perusteella organisaatio onnistuu turvallisuuden johtamiseen liittyvässä viestinnässään tyydyttävästi. Haastattelut osoittivat organisaation turvallisuusviestinnässä päästävän parhaaseen lopputulokseen käytettäessä sosiaaliseen vuorovaikutukseen perustuvia viestintämenetelmiä. Turvallisuutta johdettaessa näitä menetelmiä ovat palaverikäytänteet sekä muu kasvokkain tapahtuva viestintä. Tutkimustulosten mukaan kaikki kolme vertailuryhmään pitävät myös sähköisiä medioita tärkeinä viestintäkanavina. Niihin oltiin myös eniten tyytymättömiä. Yhteenvetona voidaan todeta henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen perustuvien johtamiskäytänteiden olevan organisaation turvallisuusviestinnän tärkein ja parhaiten toimiva osa-alue. Organisaation sähköisen viestinnän tulevaisuuteen kohdistuu paljon odotuksia. Niistä tärkeimpänä turvallisuustiedon saatavuuden varmistaminen suunnitelmallisella ja keskitetyllä dokumentoinnilla.

Internal communication of an industrial organization from the safety perspective

The purpose of this research was to investigate how the internal communication of a corporate body becomes an integral part of safety leadership in an organization based in heavy industry. The motivation behind this research was to try to find solutions for this organization to develop its communicational skills concerning safety. Because this organization is, according to the occupational safety and health act, legally responsible for information as well as co-operation in its own field, other organizations based in the same field were also subject to this research. The internal communication of the organization was carried out as a case study. Its purpose was to study methods and procedures used in communication processes as tools for safety leadership. The case study was conducted to examine the present-day situation of safety communication and to assess its strengths as well as possible subjects for future development.

The theory section of the research concentrated on the significance of company culture and its impact on the renewal of the organization. The section also defined the concept of communication as well as the essential elements of internal communication and its design. The empirical material was compiled by observing and conducting theme interviews. Reports, rules and regulations were used as sources for observation. Informal discussions with the personnel were also conducted. Twenty-three employees were interviewed incognito using a partly structured interview form. Eighteen of these employees represented the main target group working in management. Fourteen employees manage the target organization and four others manage other organizations co-operating with it. The management responses were tested by interviewing five employees who work in production. The employees were divided into three comparative groups based on the production workers’ interviews. The results of the group of five working in production cannot be compared to the three groups working in management. In order to get a bigger picture, it would have demanded hundreds of interviews, which was not possible within the circumstances of the research.

According to the results the organization succeeds at safety leadership in a satisfactory manner. The interviews indicate that best results were achieved when communication methods were based on social interaction. In safety management these methods include meeting behavior and other types of face to face interaction. The results also show that the interviewees in each three groups consider the modern media as important channels of communication. They were also criticized the most. All in all the single most important field working in the best possible way in safety management of an industrial organization was considered to be interaction between people. The future of modern media within an organization faces huge expectations. It is important to make sure that safety information can be obtained through well designed and centralized documentation.