Perehdytysprosessin ja esimiesviestinnän tehostaminen : case: Sokos Lahti

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on selvittää perehdytysprosessin ja esimiesviestinnän merkitystä, onnistunutta toteuttamista ja tehostamista yritysmaailmassa. Lähtökohtana opinnäytetyölle on ollut se, että vaikka vastuuta voidaan ja tuleekin yrityksessä jakaa, niin viime kädessä vastuu perehdyttämisestä on kuitenkin aina esimiehellä. Kohdeyrityksenä on Sokos Lahti.

Teoriaosuus jakautuu kahteen pääaiheeseen. Ensimmäisessä luvussa käsitellään perehdyttämisen hyödyt ja ongelmat sekä käydään perehdytysprosessi vaihe vaiheelta läpi suunnittelusta ja tavoitteiden asettamisesta seurantaan ja perehdytysprosessin kehittämiseen. Jokainen uuden työntekijän perehdyttäminen on projekti, josta tulisi löytyä tietyt osa-alueet mielellään etukäteen mietityssä järjestyksessä. Näistä osa-alueista muodostuu kokonaisuus, jota kutsutaan perehdyttämisprosessiksi. Prosessin onnistumisen kannalta on tärkeää, että jokainen vaihe toteutetaan huolellisesti ja perusteellisesti.

Toinen luku käsittelee esimiesviestintää. Sisäinen viestintä voidaan jakaa kolmeen osaan: tiedonkulkuun, vuorovaikutukseen ja sitouttamiseen. Esimies voi toimivalla sisäisellä viestinnällä varmistaa, että työntekijöillä on tarvittava tieto työn suorittamiseen tai ainakin olemassa käsitys siitä, mistä tarvittava tieto on helposti saatavilla. Tämä korostuu erityisesti uuden työntekijän tullessa taloon. Luvussa kerrotaan myös, kuinka esimies voi käyttää viestintää perehdyttämisen välineenä.

Opinnäytetyön empiriaosuudessa kartoitettiin perehdyttämisprosessin ja esimiesviestinnän nykytilaa Sokos Lahdessa. Tutkimus tehtiin haastattelemalla kohdeyrityksen työntekijöitä siitä, kuinka he ovat kokeneet perehdyttämisen ja esimiesviestinnän onnistumisen ja riittävyyden yrityksessä. Lisäksi tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten perehdytysprosessia ja esimiesviestintää voitaisiin tehostaa ja hoitaa tuloksekkaammin Sokos Lahdessa. Tulokset osoittivat, että perehdytysprosessissa ja esimiesviestinnässä on parannettavaa. Ongelmana on erityisesti suunnitelmallisuuden ja yhdenmukaisuuden puute. Teorian ja haastattelujen perusteella laadittiin kehitysehdotukset.

The objective of this thesis is to define the meaning of successful execution and intensification of the orientation process and internal communication in the corporate life. The starting point of the thesis is the thought that although responsibility can and should be divided within the company, the manager has the responsibility of orientation and communication in the final stage. The case/target company is department store Sokos Lahti. The theory section is divided into two main topics. The first chapter deals with the benefits and problems of the orientation and also exhibits the orientation process stage by stage from planning and setting the targets for monitoring and development of the process. Every orientation of a new employee can be seen as a project, which should consist of different parts in the order planned beforehand. These parts form the orientation process. It is important for a successful process that every stage is implemented meticulously and thoroughly. The second chapter deals with internal communication. Communication can be divided into three parts: the flow of information, interaction and commitment. Through a workable internal communication the manager may ensure that the employees have enough information to work or at least the knowledge where to easily access the information needed. This is highlighted especially when a new employee comes into the company. This chapter it is also discusses how a manager can use internal communication as a means of orientation. In the empirical part of this thesis the current state of the orientation process and communication were surveyed in Sokos Lahti. The survey was carried out by interviewing employees of the company on how they have experienced the success and sufficiency of the orientation and internal communication in the company. Additionally, the aim of this thesis was to find out how to intensify the orientation process and internal communication. Proposal for development proposals were drawn up on the basis of the theory and interviews.