Prosessien kuvaamisen suunnittelu : Case: Päijät-Hämeen työ- ja elinkeinotoimisto
Ahomäki, Maarit (2009)
Ahomäki, Maarit
Lahden ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912016697
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912016697
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee kuinka prosessit tulee kuvata Päijät-Hämeen työ- ja elinkeinotoimistossa. Koska prosessien kuvaamista toimistossa ei ole aiemmin tehty ja kyse on melko suuresta projektista, on ensin tarkasti selvitettävä mitä kuvaushankkeelta odotetaan ja kerättävä perustietoa jonka pohjalta tarkemmat suunnitelmat voidaan tehdä.
Tutkimuksen tietoperustana käytetään prosessien kuvaamisen teoriaa, prosessijohtamista ja prosessien kehittämistä. Työn empiirinen osuus on toteutettu kvalitatiivisella puolistrukturoidulla teemahaastattelulla kolmelle Päijät-Hämeen työ- jaelinkeinotoimiston johtoryhmän jäsenelle. Haastatteluilla haettiin vastauksia tutkimuskysymyksiin,
miksi ja miten prosessit tulee kuvata ja minkälaisena prosessien tilanne tällä hetkellä toimistossa nähdään.
Tutkimuksen tuloksista voidaan vetää seuraavanlaisia johtopäätöksiä: Prosessit koetaan tällä hetkellä hyvin sekavina ja prosessien hierarkiaa ei tunneta. Kuvaamisen
tärkeimmäksi vaiheeksi tulee muodostumaan prosessien tunnistaminen, jotta työstä saadaan paras mahdollinen tulos. Johto toivoo koko organisaation osallistuvan kuvaustyöhön ja siksi prosessiosaamisen tason nostaminen on välttämätöntä.
Itse kuvaustyö tulee tehdä melko yksityiskohtaisella tavalla, että kuvauksia voidaan käyttää myös riskianalyyseihin ja perehdyttämiseen.
Tutkimuksen tulosten pohjalta käynnistetään hankkeen toinen vaihe, jossa aloitetaan varsinainen prosessien kuvaustyö ja kehitystyö sekä prosessijohtamisen mahdollistaminen. Tässä työssä tehty selvitystyö antaa lähtökohdat hankkeen toisen
vaiheen toteuttamiseen siten, että voidaan yhteisesti määritellä kuka kuvaustyön tekee, mitä vaiheita kuvaustyöhön sisällytetään ja millä tavoin kuvaus tehdään
teknisesti.
Tutkimuksen tietoperustana käytetään prosessien kuvaamisen teoriaa, prosessijohtamista ja prosessien kehittämistä. Työn empiirinen osuus on toteutettu kvalitatiivisella puolistrukturoidulla teemahaastattelulla kolmelle Päijät-Hämeen työ- jaelinkeinotoimiston johtoryhmän jäsenelle. Haastatteluilla haettiin vastauksia tutkimuskysymyksiin,
miksi ja miten prosessit tulee kuvata ja minkälaisena prosessien tilanne tällä hetkellä toimistossa nähdään.
Tutkimuksen tuloksista voidaan vetää seuraavanlaisia johtopäätöksiä: Prosessit koetaan tällä hetkellä hyvin sekavina ja prosessien hierarkiaa ei tunneta. Kuvaamisen
tärkeimmäksi vaiheeksi tulee muodostumaan prosessien tunnistaminen, jotta työstä saadaan paras mahdollinen tulos. Johto toivoo koko organisaation osallistuvan kuvaustyöhön ja siksi prosessiosaamisen tason nostaminen on välttämätöntä.
Itse kuvaustyö tulee tehdä melko yksityiskohtaisella tavalla, että kuvauksia voidaan käyttää myös riskianalyyseihin ja perehdyttämiseen.
Tutkimuksen tulosten pohjalta käynnistetään hankkeen toinen vaihe, jossa aloitetaan varsinainen prosessien kuvaustyö ja kehitystyö sekä prosessijohtamisen mahdollistaminen. Tässä työssä tehty selvitystyö antaa lähtökohdat hankkeen toisen
vaiheen toteuttamiseen siten, että voidaan yhteisesti määritellä kuka kuvaustyön tekee, mitä vaiheita kuvaustyöhön sisällytetään ja millä tavoin kuvaus tehdään
teknisesti.