Sähköisen taloushallintojärjestelmän kirjanpidon opas - Case Administer Oy

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Administer Oy, joka on sähköisiin taloushallintopalveluihin erikoistunut tilitoimisto. Yrityksellä on käytössään sen itse kehittämä taloushallintojärjestelmä eFina. Järjestelmälle ei ole ollut saatavissa käyttöohjeita, minkä vuoksi yrityksellä oli tarve oppaalle. Opas rajattiin koskemaan järjestelmän kirjanpidon osiota jättäen maksuliikenne, osto- ja myyntireskontra sekä muut järjestelmän osat työn ulkopuolelle. Tällä vältettiin opinnäytetyön liiallinen laajuus ja se, että opas jäisi pintapuoliseksi kuvaukseksi järjestelmästä. Tarkoituksena on, että opasta laajennetaan myöhemmin koskemaan myös järjestelmän muita osia. Tämän lisäksi työ rajattiin koskemaan yrityksen sisäisiä tarpeita ja näin ollen suunnattiin yrityksen työntekijöille.

Työn teoreettinen viitekehys muodostuu perehdyttämisen ja sähköisen taloushallinnon kuvaamisesta. Perehdyttämisen kuvaamisessa keskitytään siihen, kuinka käyttöoppaat toimivat perehdyttämisen tukena ja mitä hyötyjä ne tarjoavat. Perehdyttämisessä otetaan huomioon niin uudet työntekijät kuin yrityksessä jo kauemmin työskennelleet henkilöt. Sähköisen taloushallinnon kuvauksessa määritellään ensiksi, mitä taloushallinto on. Tämän jälkeen siirrytään määrittelemään termi sähköinen taloushallinto. Lukijalle kerrotaan sähköisen taloushallinnon eri muodoista ja niistä hyödyistä, joita sähköisellä taloushallinnolla on verrattuna perinteiseen kirjanpitoon. Myös kirjanpidon termi selitetään, sisältäen kuvaukset pääkirjasta, päiväkirjasta, taseesta ja tuloslaskelmasta. Tämän lisäksi työ sisältää kuvauksen kohdeyrityksestä ja taloushallintojärjestelmä eFinan taustoista.

Työ on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa työn tuotos on käyttöopas. Koska opas on yrityksen sisäinen dokumentti, sitä ei voida julkaista ja näin ollen sitä ei ole sisällytetty itse opinnäytetyöhön. Tästä johtuen opinnäytetyössä käydään läpi oppaan tekoprosessi. Se sisältää kuvauksen oppaan toteutuksesta, sen sisällöstä ja ulkoasusta. Ensiksi käyttöoppaan toteutuksessa ja esittelyssä kerrotaan, mitkä ovat hyvän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteet ja millainen hyvän työn tulisi olla. Tämän jälkeen kerrotaan työn pyrkimyksestä täyttää nuo tavoitteet. Seuraavaksi kerrotaan toteutusprosessista, jossa käydään läpi työskentelyn eteneminen ja ne asiat ja henkilöt, jotka vaikuttivat työn tiedolliseen puoleen. Sisällön kuvauksessa kerrotaan, millaisiin lukuihin työ on jaettu ja mikä merkitys kuvakaappauksilla on. Kuvauksessa ulkoasusta taas kerrotaan, miltä työ näyttää ulkoisesti sisältäen selvityksen muun muassa sivunasettelusta ja käytettävästä kirjasimesta ja väreistä. Työ sisältää myös yrityksen arvion toteutuneesta oppaasta, sekä jatkotoimenpiteet, joihin yritys suunnittelee tarttuvansa.

This thesis was commissioned by Administer Oy, which is an accounting firm specialized in e-finance services. The company uses its own e-finance system, but does not have a user’s guide. Therefore there was a need to make one. In order to prevent the thesis becoming too broad, the user’s guide was written only to include accounting, meaning subjects such as payments traffic, accounts payable and receivable, as well as other parts of the system, were left out. This way a merely cursory description of the system was avoided. There is a plan to expand the user’s guide in the future in order to include all the other parts of the system as well. Furthermore, the user’s guide was limited to meeting only the company’s internal needs and therefore was made for the employees of the company.

The theoretical chapters provide a description of the subject of familiarization and e-finance. The focus in the familiarization is on how user’s guides support familiarization and the kinds of benefits they offer. Both new and old employees are taken into account in the familiarization. In the description of e-finance an overview of financial management is first provided and the term e-finance is defined. Information is provided about the different forms of e-finance and the benefits of e-finance compared to traditional accounting. Also the term accounting is explained, including a description of general ledger, journal, balance sheet and income statement. In addition, the work includes a description of the company with background information about the e-finance system eFina.

The work is a functional study, in which the product of the work is a user’s guide. Since the user’s guide is an internal document of the company, it cannot be published and therefore it is not included in the thesis itself. Due to this the thesis includes a description of the process of making the user’s guide. It explains the guide’s content and what the guide looks like. The objectives and qualities of a good functional study are described, and it is shown how this study attempts to fulfill those goals. This is followed by an examination of the actual process, in which the progress of the work is explained along with the ideas and people that influenced the study’s theoretical aspects. The description of the contents presents the headings the work is divided into and the purpose served by the screenshots. After that there is an explanation of the guide’s design, including a description of the layout, font and colors used. The work also includes the company’s evaluation of the finished user’s guide and the follow-up procedures the company is planning to take.