Kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmän käyttöoppaan tuottaminen : case: Reka

Abstract

Tämän toiminnallisen kehittämistyyppisen opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja tuottaa Reka-konsernin henkilöstölle käyttöopas Esmikko-kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmää varten. Tavoitteena oli laatia ohje, joka on helppokäyttöinen, selkeästi ymmärrettävä ja ajanmukainen. Kohderyhmänä olivat tuotannon esimiehet sekä palkkahallinnossa ja kiinteistöhallinnassa työskentelevät henkilöt.

Opinnäytetyön kohdeorganisaation kiinteistöjen kulunvalvonta ja henkilöstön työajanseuranta hoidetaan Esmikko-kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmällä, joten se on organisaation liiketoiminnoille erittäin kriittinen järjestelmä. Kyseinen järjestelmä on ollut käytössä organisaatiossa vuodesta 2008 lähtien, mutta ongelma on ollut, ettei sitä varten ole käyttöopasta, jota henkilöstö voisi työssään hyödyntää tietojärjestelmän käytön tukena.

Käyttöoppaan laatimisen yhteydessä tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen haastattelututkimus muutamalle Reka Kaapelin tuotannon esimiehelle. Työn teoriaosuudessa on käsitelty ohjelmistotuotteen käyttöohjeen kirjoittamista. Lisäksi teoriaosuudessa on perehdytty yleisesti kulunvalvontaan, henkilötietolakiin sekä lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä.

Opinnäytetyön tuloksena laadittiin erilliset käyttöoppaat tuotannon esimiehille sekä kiinteistöhallinnassa ja palkkahallinnossa työskenteleville henkilöille. Ohjeen laatiminen onnistui lukuisista haasteista huolimatta hyvin, ja ohjeesta saatiin positiivista palautetta henkilöstöltä. Ohjeissa käsitellään yleisen osion lisäksi olennaisia asioita, joita kyseisen käyttäjäryhmän edustajan tarvitsee tietää. Näin vältyttiin siltä, että ohje sisältäisi turhaa tietoa, jota käyttäjä ei tarvitse ja toisaalta näin toimimalla varmistettiin se, ettei ohjeesta tullut liian laaja. Jatkossa ohjeita on pidettävä ajan tasalla, jos esimerkiksi otetaan käyttöön uusi järjestelmäversio, joka sisältää uusia ominaisuuksia. Ohjeen teon yhteydessä toteutetun haastattelututkimuksen tulosten, opinnäytetyön aikana tehtyjen havaintojen sekä henkilöstön kanssa käytyjen keskustelujen perusteella on annettu Rekalle kehitysehdotuksia jotka liittyvät toiminnan parantamiseen Esmikko-järjestelmän osalta.

Produce a user’s guide of access control and working hours monitoring system : case: Reka

Purpose of this Bachelor’s thesis was to produce user’s guide of the access control and working hours monitoring system named Esmikko for Reka Group’s personnel. The goal was a user’s guide which is easy to use, clear to understand and up-to-date. The target group were managers of production and people which work in the payroll management and real estate management.

The thesis target organization’s properties access control and personnel’s working hours monitoring is organized by the access control and working hours monitoring system named Esmikko. Consequently, it is a very critical system for an organization’s business operations. System has been in use since the year 2008 but the problem has been that an organization does not have the user’s guide for Esmikko.

A part of this user’s guide the project was made using interview research for a few Reka Cable’s managers of production by using qualitative research methods. The thesis theory part consisted of the writing of user manual for the software product. In addition there was also generally familiarized the access control, personal data law and law of privacy protection in the working life.

The results of this thesis was that there was produced an own user’s guide for managers of production and people which work in the payroll management and real estate management. In the future the organization has to update user’s guides if for example the information system version changed to a new version which includes new features. In the results there have also been given development ideas for Reka Group concerning the improving operations of Esmikko-system were based the results of interview researches, observations in the work environment and discussions with Reka Group’s personnel.