Activity-based costing in cost management : the impact of KONE PSR on sales overhead costs

Abstract

During the writing of this thesis, Packaged Service Repair (PSR) was a relatively new sales method being implemented globally in KONE spare part business that aimed to cut sales overhead costs by offering a more efficient way of handling maintenance requests from customers. As this method was just being implemented, there was a chance to implement activity-based costing methods in order to gain insight into the potential actual savings accumulated by this new method, while also experimenting on activity-based costing and analysing its effectiveness in following costs incurred by these kinds of support activities.

Activity-based costing was compared with traditional costing from a theoretical point of view in order to gain a deeper understanding of different costing methods for conducting such a research in a modern business environment. After the theoretical studies, sales data was analysed together with interview data from the employee responsible for these kinds of PSR sales in southern Finland area at KONE Elevators Finland. This was done order to fully understand the practical impact of PSR.

The research conducted proved that PSR actually had a positive impact on accumulating savings by cutting sales overhead costs and also revealed other relevant information regarding the sales process of a KONE frontline company. The methods in use, such as the double work caused by insufficient documentation of the sales process and consequently even affecting customer relations negatively, when multiple salespersons are in contact with the customer and possibly even offering different prices. The results of this research could be implemented in other KONE units if there were to be a need to justify the use of the PSR sales method to other frontline companies.

Opinnäytetyön kirjoittamisen aikaan Packaged Service Repair (PSR) oli suhteellisen uusi myyntimetodi, jota oltiin ottamassa globaalisti käyttöön KONE varaosamyynnissä ja jonka tarkoituksena oli vähentää myyntiprosessista aiheutuvia yleiskustannuksia tarjoamalla yksinkertainen ja tehokas tapa käsitellä huoltokorjauspyyntöjä asiakkailta. Tämän metodin käyttöönotto tarjosi hyvän tilaisuuden tutkia toimintolaskennan soveltamista käytännössä todenmukaisemman kustannusseurannan saavuttamiseksi, samalla tarkkaillen toimintolaskennan käytännön soveltamisen tehokkuutta tukitoimintoihin liittyvien yleiskustannusten seurannassa.

Työ aloitettiin vertaamalla toimintolaskentaa teoreettisella tasolla perinteiseen kustannuslaskentaan käytännön toteutukseen vaaditun riittävän ymmärtämisen saavuttamiseksi. Toimintolaskentatutkimus pystyttiin tätä ymmärrystä hyödyntämällä sovittamaan moderniin liiketoimintaympäristöön jokapäiväisen liiketoiminnan yhteyteen. Tutkimusta varten kerättiin myyntidataa PSR-myynneistä ja varaosamyynneistä yleensä Etelä-Suomen alueella ja haastateltiin KONE Elevators Finlandin Etelä-Suomen alueen varaosamyynneistä vastaavaa toimihenkilöä. Tätä aineistoa hyödyntämällä oli tarkoitus selvittää PSR-metodin vaikutus käytännön myyntityön kustannuksiin.

Aineiston tutkimus paljasti, että PSR-paketeilla todella on huomattava positiivinen vaikutus myynnistä aiheutuvien yleiskustannusten vähentämisessä ja samanaikaisesti tutkimustulokset paljastivat myös muuta oleellista tietoa liittyen Koneen maayhtiöiden myyntiprosessiin ja käytössä oleviin metodeihin, kuten puutteellisesta myynnin dokumentoinnista johtuvan tuplatyön, joka sinällään jo aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia, mutta myös vaikuttaa negatiivisesti asiakassuhteisiin, kun useampi myyntimies on yhteydessä asiakkaaseen samasta kaupasta ja tarjoaa mahdollisesti vielä eri hintoja. Näitä tuloksia pystyttäisiin tarvittaessa hyödyntämään PSR-metodin käyttöönoton perusteluun muissa Koneen maayhtiöissä.