Improvement of indirect materials' purchasing centralization within business process service engagement : case: Company X

Abstract

This thesis documents the problems experienced in an indirect materials’ purchasing centralization project, discusses the possible reasons relying behind them, and gives improvement proposals and recommendations on how to enhance the operational side of the project. The study was commissioned by company X, the case company.

The data used for this qualitative study was gathered through the author’s observation while working for the project, interviews had with four indirect procurement managers of company X, and subject-related literature. The study consists of theoretical and empirical section. The theoretical part supports the empirical study by reviewing the principles of indirect materials’ purchasing centralization and examining its management-related challenges.

The results of the study appoint the difficulty of ensuring operative soundness in a purchasing centralization project that has multiple external stakeholders; suppliers of indirect materials and a business process service provider that comprise several separate teams. Business process service provider’s effective leveraging in a purchasing centralization project requires careful planning, contracting and monitoring that many companies do not put focus on enough at the time when making such strategic decision.

The study proposes that the role of indirect materials’ suppliers’ collaboration in e-procurement remains underestimated although it is a prominent key factor for full operative functionality. Suppliers’ motivation to guarantee operative accuracy in this kind of a project is based on congruent and cooperative supplier relationship management by the purchasing organization.

Conclusions showed that local project management, clarified division of responsibilities, re-engineering of operative procedures, leadership, effective communication, cross-organizational cooperation and internal customer-oriented approach are the key in-house factors which the purchasing organization must consider in order to ensure the success of the purchasing centralization project both in the short and long run.

Tämä opinnäytetyö dokumentoi epäsuorien hankintojen keskittämisprojektissa koetut ongelmat, tutkii mahdollisia syitä näille ongelmille, sekä antaa kehitysehdotuksia projektin operatiivisen puolen kehittämiseksi. Opinnäytetyön toimeksiantoi case-yritys X.

Aineisto tähän kvalitatiiviseen tutkimukseen on kerätty kirjoittajan havainnointiin pohjautuen hänen työskennellessään projektissa, yritys X:n hankintapäälliköiden kanssa pidetyistä haastatteluista, sekä aiheeseen liittyvästä kirjallisuudesta. Tutkimus koostuu teoria-, ja empiriaosasta. Teoriaosa tukee empiriaosuutta antamalla katselmuksen epäsuorien ostojen keskittämisestä sekä tutkimalla siihen liittyviä hallinnollisia haasteita.

Tutkimuksen tulokset osoittavat hankintojen keskittämisprojektin operatiivisen toimivuuden haasteet kun projektissa on mukana useita ulkoisia resursseja; liiketoimintaprosessin palveluntarjoaja ja epäsuorien materiaalien tavarantoimittajat. Liiketoimintaprosessin palveluntarjoajan tehokas hyödyntäminen hankintojen keskittämisprojektissa vaatii huolellista suunnittelua, sopimuksentekoa ja monitorointia, joihin yritykset eivät usein kiinnitä tarpeeksi huomiota kun tämänkaltaista strategista päätöstä tehdään.

Tutkimus ehdottaa että tavarantoimittajien rooli jää operatiivisen toimivuuden kannalta aliarvioiduksi käytettäessä omaa ostoportaalia. Tavarantoimittajan motivaatio operatiivisen eheyden takaamiseksi hankintojen keskittämisprojektissa aikaansaadaan hankintaorganisaation johdonmukaisella ja yhteistyö-orientoituneella toimittajasuhteen johtamisella.

Yhteenveto osoittaa että paikallinen projektinhallinta, selkeä työn, - ja vastuunjako, operatiivisten prosessien uudelleensuunnittelu, johtajuus, tehokas kommunikaatio, poikkiorganisatorinen yhteistyö ja sisäinen asiakas-suuntautunut lähestymistapa ovat erittäin tärkeitä tekijöitä joita osto-organisaation tulee harkita taatakseen epäsuorien hankintojen keskittämisprojektin kannattavuus sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.