Perehdytysprosessin kehittäminen : Case: Perehdytyskansio Aptille

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajaksi valikoitui apteekkien taloushallintoon erikoistunut tilitoimisto Apti Oy. Tämän työn ja tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena oli parantaa case-yrityksen perehdytysprosessia ja perehdytyksessä käytettävää materiaalia. Tarkoituksena oli siis selvittää Apti Oy:n perehdytyksen nykytila ja etsiä perehdytysprosessin aikana ilmenneisiin ongelmiin ratkaisuja kehitysehdotusten kautta. Lisäksi tämän työn avulla pyrittiin rakentamaan Aptille syvällisempää ymmärrystä perehdytyksen teoreettisista lähtökohdista. Työn lopputuloksena muodostui itse opinnäytetyön lisäksi työn liitteenä oleva perehdytyskansio työn toimeksiantajalle. Näiden tavoitteiden tarkoituksena oli parantaa uusien työntekijöiden työviihtyvyyttä sekä sitouttaa työntekijät pitkäjänteiseen työuraan Aptilla.

Työn teoreettinen viitekehys rajattiin David Ulrichin mallin mukaan koskemaan esimiestyötä ja henkilöstön aktiivisuutta. Tämän opinnäytetyön lähdemateriaalina on hyödynnetty kotimaisia ja kansainvälisiä teoreettisia sekä empiirisiä opuksia perehdytykseen liittyen. Lisäksi työssä hyödynnettiin perehdytykseen liittyvää lainsäädäntöä, artikkeleita ja internetistä löytyvää materiaalia. Tutkimus suoritettiin laadullista eli kvalitatiivista tutkimusotetta hyödyntäen. Tutkielman empiirisessä osuudessa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluita. Teemahaastatteluita varten oli suunniteltu kysymysrunko, joka on nähtävissä työn liitteenä. Työtä varten haastateltiin Apti Oy:n toimitusjohtajaa, yrityksen kahta osakasta, perehdyttäjänä toiminutta henkilöä sekä yrityksen uusinta työntekijää. Haastattelutilanteet äänitettiin ja litteroitiin auki.

Haastatteluissa ilmenneistä tuloksista muodostettiin yhteenvetona SWOT-analyysi. Empiirisen materiaalin analysoinnin pohjalta kävi ilmi, että kohdeorganisaation perehdytysprosessissa oli paljon parantamisen varaa. Yrityksellä ei ollut nimettyä vastuuhenkilöä perehdyttäjäksi, perehdytysprosessin suunnitteluun ei käytetty tarpeeksi aikaa, perehdytyksen tuloksia ei seurattu systemaattisesti eikä käytössä ollut kokonaisvaltaista perehdytysmateriaalia. Teemahaastatteluiden pohjalta ilmeni kuitenkin, että Aptin perehdytysprosessin vahvuuksia työntekijöiden mielestä oli käytännönläheisyys, avoin ilmapiiri ja perehdyttäjän kärsivällisyys. Haastateltavat henkilöt kokivat epäonnistuneen perehdytyksen uhkana asiakastyytyväisyydelle ja työntekijöiden työssä viihtymiselle. Haastateltavat työntekijät kokivat, että onnistunut perehdytysprosessi on hyödyksi niin uudelle työntekijälle kuin organisaatiolle. Työntekijät toivoivat, että tämän kyseisen tutkimuksen tuloksia tullaan hyödyntämään käytännössä.

Developing induction process - Case: Induction material for Apti

The assignment for the present thesis was given by an accounting firm Apti Oy, which specializes in financial management of pharmaceutical companies. The aim of the research and the thesis was to improve the case-organization’s induction process and the material used in the induction process. The main aim was first to clarify the current status of the induction process at Apti Oy and subsequently provide proposals for improvement to the identified problems. Furthermore, the aim was to introduce theoretical framework of induction for Apti Oy in order to develop a deeper understanding of the importance of induction. The research resulted in the form of the present thesis and induction plan that can be found as an appendix of the thesis. The aim is to improve job satisfaction among new employees in order to increase the employee retention at Apti Oy.

The theoretical framework of the thesis focuses only on management and employee activity, as suggested by the model of David Ulrich. As references, this thesis utilizes national and international theoretical and empirical literature focused on induction. Additionally, this thesis utilizes legal regulations, articles and online sources. The present study was a qualitative research. The empirical section of the thesis presents the data collection method using theme interviews. A systematic open answer questionnaire was created for the theme interviews found in the appendix of this thesis. The participants of the study were the CEO of Apti Oy, two owners, the person responsible for induction and the most recently hired employees of the company. The interviews were recorded and transcribed.

A SWOT-analysis was performed on the outcome of the interviews. The analysis based on empirical material showed that the induction process at Apti Oy had prospects for improvement. The company did not have an employee responsible for the induction process, the time used for planning induction process was insufficient, there was no systematic review of the results of the existing induction and there was no complete overall material created for induction. However, theme interviews showed that the strengths of Apti’s existing induction process were, according to the employees, a pragmatic approach, open atmosphere and the patience of the trainer. The study participants thought that unsuccessful induction might reflect negatively on customer satisfaction and employee job satisfaction. The participants thought that a successful induction process is beneficial for new employees as well as for the organization. The employees of Apti Oy expressed their opinion hoping that the results of the present study would be utilized in practice.