Toimintajärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto

Abstract

Toimintajärjestelmä ilmaisee yrityksen tavan toimia. Sen olemassaolo luo kuluttajalle yrityksestä luotettavan ja vakuuttavan kuvan. Toimintajärjestelmä koostuu yritykselle ominaisista ja tärkeistä järjestelmistä. Järjestelmät perustuvat järjestelmästandardeihin, joita ovat muun muassa laatujärjestelmä ISO 9001, ympäristöjärjestelmä ISO 14001 sekä työ- ja turvallisuusjärjestelmä OHSAS 18001.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää, saattaa valmiiksi ja ottaa käyttöön uusi toimintajärjestelmä Koskisen Oy:lle. Uuden toimintajärjestelmän tarkoituksena on helpottaa ja yksinkertaistaa kokonaisvaltaista organisaation toimintatapojen esittämistä sekä tietojen löydettävyyttä. Toimintajärjestelmää tultaisiin käyttämään dokumenttienhallintajärjestelmässä, johon tuli siirtää erilaisia toimintaohjeita ja dokumentteja muun muassa tuotannon eri vaiheista sekä yrityksen operatiivisesta toiminnasta. Toimintaohjeita siirrettäessä järjestelmään piti jokaiselle ohjeelle määritellä omat tunnisteet, jolloin ohjeen näkymistä eri paikoissa sekä eri asemassa oleville henkilöille voitiin hallita. Työssä piti myös miettiä ohjeiden päivittämistä yrityksen sisäiseen intranetiin sekä etsiä mahdollisia parannuskeinoja dokumenttienhallintajärjestelmään. Lopuksi oli koulutettava henkilökunnalle ohjelman käyttöä tarvittavilta osilta.

Opinnäyteyön teoriaosiossa käsitellään toimintajärjestelmää ja sen ominaisuuksia, rakennetta sekä sisältöä. Teoriaosassa käydään läpi myös toimintajärjestelmään liittyviä laatu-, ympäristö- sekä työ- ja turvallisuusasioita. Työosuudessa käydään läpi dokumenttienhallintajärjestelmää ja sen ominaisuuksia, käsitellään asiakirjojen siirtämistä järjestelmään sekä käydään läpi koulutusmateriaalin rakentamista.

The Integrated Management System (IMS) expresses a company's way of work-ing. For a customer the existence of the IMS creates a reliable and convincing image of the company. The IMS consists of important systems which are charac-teristic to the company. The systems are based on system standards, for example Quality Management System ISO 9001, Environmental Management System ISO 14001 and Health Management System OHSAS 18001.

The purpose of the thesis was to develop and put into operation a new integrated management system for Koskisen Oy. The purpose of the new integrated man-agement system was to simplify the way the operations of the organization are presented and to make the information more easily accessible. The integrated management system would be used in a specified document management system. Various instructions and documents of different stages of production and opera-tional actions had to be transferred into the system. While transferring instructions to the system, every instruction was given its own tags so that the visibility of the instruction could be managed depending on a person's location and status. Also the updating of instructions in the company's own intranet and finding ways to improve the document management system were part of the project. Finally, the personnel had to be trained to use the system.

The integrated management system and its features, structure and contents are covered in the theory section of the thesis. The theoretical part also covers sys-tems which are related to the integrated management system such as quality, environment and health management systems. The practical part consists of going through the document management system and its features, deals with the transferring of the instructions and building of the training material.