Yrityksen sisäisen postin järjestäminen

Abstract

Sisäinen tiedonkulku on merkittävä yrityksen toimintaan vaikuttava tekijä. Suurimpana haasteena on saada tiedonkulku tehokkaaksi ja samalla edulliseksi. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää kustannustehokkain ja toimivin tapa yrityksen sisäisen postin kulkuun. Kahden yrityksen fuusioitumisen myötä tarvittiin selvitys varteenotettavista postinkulkuvaihtoehdoista sekä arviot niiden kustannuksista. Tavoitteena oli postinkulun suunnittelu aikataulut ja kustannukset huomioon ottaen. Tutkimustyö koostui nykytilan selvityksestä, kustannuslaskelmista ja kuljetusten reitityksestä. Haastatteluiden pohjalta tehdyn nykytilaselvityksen avulla määriteltiin kuljetustarpeet ja postinkulkukustannukset ennen yhdistymistä. Kustannuslaskujen pohjalta selvitettiin tehokkaat ja tehottomat postinkulkutavat. Työn tuloksena on toimeksiantajalle laaditut reittisuunnitelmat, kuljetusjärjestykset ja kuljetusaikataulut, jotka ovat työn liitteinä, sekä arviot toteutuvista kustannuksista. Tulosten avulla toimeksiantaja pystyy kilpailuttamaan kuljetusyrityksiä ja ottamaan huomioon sisäisen postin kuljettamiseen liittyviä uusia vaihtoehtoja Työn tulosten pohjalta pohditaan erilaisia vaihtoehtoja kuljetusten yhdistämiseen. Vaihtoehtojen tavoitteina on saada kuljetusmatkat mahdollisimman lyhyiksi, mikä vähentäisi polttoaine-, työaika- ja kunnossapitokustannuksia.

Information flow inside the company is a significant factor for the operations of the company. One of the major challenges is to arrange the information flow both effectively and affordably. The main focus of this study was to find functional and cost-effective methods to collect and to deliver internal mail. This research interest was initiated by a merger between two companies. Because of the merger, the company needed a detailed account on worthy alternatives and estimate of costs for the mail delivery. The aim was to plan the internal mailing by taking schedule requirements and costs into account. The research work comprised a present state analysis, cost calculations and the new driving route arrangements. The first task was to make the present state analysis which was completed based on interviews inside the company. This analysis was used to define the needs for transportations and costs of an internal mail system before the merger. Cost calculations indicated the effective and ineffective ways of delivering mail. The result of this study was a new transportation system which includes driving arrangements, transportation orders and schedules. It also included estimate of costs from using the new system. With the results, the company can organize competitive tendering for transportation companies and consider totally new alternatives in a mail transportation system. The question of whether it is possible to combine two completely different transportations that drives the same route into one arose in the conclusion. This combination could enable cost-efficiency for the company as it would reduce transportation costs significantly.