Tilitoimiston kustannuksien kohdistus toimintolaskennan avulla : case: Tilitoimisto X

Abstract

Taloushallintoalalla vallitseva kova kilpailu ja rakenteelliset muutokset ovat ajaneet monet tilitoimistot ahtaalle. Tilitoimistojen on tunnettava ja hallittava kustannuksensa, sekä kyettävä tekemään vaikeita päätöksiä muutosten alla. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli toimintolaskentamallin avulla edesauttaa työn toimeksiantajaa ymmärtämään paremmin tilitoimiston kustannuksien muodostumista, sekä vertailemaan sen asiakas- ja tuotekohtaisia kustannuksia. Toimintolaskentamallin rakentamista varten tutkimuksessa selvitettiin, mistä tilitoimiston kustannukset muodostuvat, sekä miten ne tulisi kohdistaa sen asiakkaille ja tuotteille.

Opinnäytetyön teoriaosiossa käsitellään taloushallintoalaa, jotta tilitoimiston asemasta ja sen kustannuksien muodostumisesta saataisiin hyvä käsitys. Kustannuksien kohdistukselle on luotu perusta käsittelemällä toimintolaskennan teoriaa, jota on kirjallisuuden asettamien mahdollisuuksien rajoissa käsitelty tilitoimiston näkökulmasta. Lähdemateriaalina on käytetty suomen- ja englanninkielistä kirjallisuutta sekä internetlähteitä.

Opinnäytetyön empiirinen aineisto kerättiin analysoimalla tilitoimiston tietojärjestelmissä sijaitsevaa valmista aineistoa, sekä haastattelemalla yrityksen ydinhenkilöitä. Tilitoimiston merkittävimmiksi kustannuksien aiheuttajiksi osoittautuivat henkilöstö sekä atk-ohjelmistot. Nämä kohdistettiin asiakkaille ja tuotteille käyttäen kussakin tapauksessa sopivinta kustannusajuria, joita olivat aika, laskujen määrä sekä tasajako. Tilitoimistolle tehdyn toimintolaskentamallin rakentamista on kuvattu mahdollisimman seikkaperäisesti, vaitiolovelvollisuuden puitteissa.

Tutkimustulosten pohjalta rakennetun toimintolaskentamallin avulla tilitoimisto kykenee vertailemaan asiakas- ja tuotekohtaisia kustannuksia. Tilitoimisto saa myös paremman käsityksen työntekijöiden ajankäytöstä, sekä toiminnan tehokkuudesta. Opinnäytetyön yhteydessä tilitoimistolle annettiin kehitysideoita toimintolaskentamallin käyttöön.

Competition and structural changes in the financial management industry have driven many accounting companies into a dire situation. Accounting companies have to be aware of, and control their costs and be capable of making difficult decisions. The purpose of this thesis was to further its commissioner’s understanding of its costs and to compare its customer and product costs by building an activity-based costing (ABC) model. For the modeling of the ABC, it was necessary to clarify what causes the costs of the accounting company and how they should be allocated.

The theoretical section of the thesis discusses the financial management industry in order to get a clear picture of the position of the accounting company and how its costs are formed. A basis for the allocation of costs is created by focusing on the theory of the ABC, which set by the limits of the theory, is assessed from the perspective of an accounting company. The sources in the thesis include both Finnish and English literature and internet sources.

The empirical material was gathered by analyzing the material already existing in the accounting company and by interviewing core personnel. The most significant costs of the accounting company turned out to be the staff and computer software. These were allocated to the customers and products by using the most accurate cost drivers in each case, which were time, the number of invoices and equal allocation. Finally the thesis describes the creation of the ABC model as thoroughly as possible within the limits of confidentiality.

With the ABC model, which was created using the results of the thesis, the accounting company is able to compare its customer and product costs. The accounting company also gets a better picture of the time use of its staff and how efficient it is in its activities. Finally the thesis presents development ideas for the use of the ABC model.