Kirjanpitoaineiston sähköinen arkistointi ja siihen liittyvät vaatimukset

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, toteutuvatko sähköiselle arkistoinnille asetetut vaatimukset tosielämässä. Lisäksi tarkoituksena oli kerätä käyttäjäkohtaisia tietoja, kokemuksia ja mielipiteitä sähköisestä arkistoinnista. Työn tuloksena syntyy opas, joka on tehty teoriaosuuden ja tutkimusosuuden kyselyn pohjalta.

Työn teoriaosuus on kirjoitettu Internet-lähteiden, kirjallisuuden sekä artikkeleiden pohjalta. Teoriaosuuden tarkoituksena oli avata lukijalle kirjanpitoaineistoon liittyviä vaatimuksia, sähköistä taloushallintoa sekä kirjanpitoaineiston sähköistä arkistointia ja siihen liittyviä vaatimuksia. Teoriaosuudessa käydään läpi myös tärkeitä taloushallintoon ja sähköiseen arkistointiin liittyviä käsitteitä.

Tutkimusosuus pohjautuu kvalitatiiviseen eli laadulliseen tutkimukseen. Auktorisoituihin tilitoimistoihin ja muutamaan muuhun yritykseen suuntautuneessa kyselyssä saatiin vastauksia yhdeksän kappaletta, jolloin vastausprosentiksi tulee noin 20,5 %. Tutkimustuloksia analysoitiin ja kommentoitiin teoriaosuuden tiedon perusteella.

Opinnäytetyön tuloksena syntyvää opasta voivat hyödyntää tilitoimistot sekä muut yritykset, jotka kaipaavat kertausta sähköiseen arkistointiin liittyvistä vaatimuksista.

The purpose of the study was to find out if the requirements of electronic archiving are realized in real life. The aim was also to gather user-specific information, experiences and opinions about electronic archiving. As a result, a guide was created on the basis of the theory part and the results of the survey.

The information for the theory part was gathered from Internet sources, literature and articles on electronic archiving. The purpose of the theory part was to introduce the demands of accounting material, electronic financial administration and electronic archiving of accounting material. Also a few key concepts of financial administration and electronic archiving are discussed.

The empirical part is based on qualitative research. The survey was directed to authorized accounting companies and a few other companies that take care of their own financial administration. There were only nine participants in the survey, which is about 20% of the target group.

Accounting companies and other companies that need revision of electronic archiving can benefit from the guide.