Sähköisen huoltokirjan käytön tehostaminen

Abstract

Tehoweb on verkkopohjainen kiinteistönhallintaohjelma, jossa tärkein ominaisuus on kiinteistökohtainen huolto-ohjelma. Opinnäytetyön tehtävänä oli tutkia ohjelman käytön uudelleenkäynnistys alkaen kesällä 2012 ja jatkokehittää laadittua toimintamallia. Tarkoituksena oli kehittää Tehowebbiin toimintamalli, joka tukisi käytön jatkuvuutta, sujuvuutta ja toimisi osana hiljaisen tiedon siirtämistä kiinteistönhoidosta.

Työn toteutus aloitettiin laatimalla ohjeet ohjelman käyttöön ja alustava toimintamalli. Seuraavassa vaiheessa valittiin terveyskeskus pilottikohteeksi, jossa aloitettiin käyttäjien koulutuksella. Havaittujen ongelmien korjaamisen jälkeen uudelleen koulutettiin kiinteistönhoitajat tarvittaessa ja siirryttiin kouluttamaan loput valituista kiinteistöjen käyttäjistä Tehowebbiin. Viimeisenä vaiheena oli tutkia käyttöön saadun toimintamallin puutteita ja jatkokehitystä.

Tutkimuksessa onnistuttiin uudelleenkäynnistämään ohjelman käyttö ja alkuperäinen toimintamalli osoittautui muutamista puutteista huolimatta toimivaksi. Jatkotutkimuksissa onnistuttiin löytämään ongelmat toimintamallissa ja niihin annettiin ratkaisuehdotukset. Suurimpina ongelmina nykyisessä tilanteessa havaittiin terveyskeskuksen laitteisiin kohdistuvat vikailmoitukset, sekä ohjelman valvonnan riittämättömyys. Tutkimuksen lopullinen onnistuminen määräytyy siitä, saadaanko annetut ehdotukset käytäntöön ja miten ohjelman käyttö onnistuu pitkällä aikavälillä.

Tehoweb is a web based real estate management software, whose main feature is real estate specific maintenance program. The task of this thesis was to investigate the use of the program’s re-launch starting the summer of 2012 and continuing by developing an operations model. The aim was to develop an approach which would support the use of continuity, smoothness and would enable the software to function as a tool for transferring silent knowledge in property management.

The work was started by setting guidelines for the use of the program as well as a preliminary operations model. The next step was to select a health center as a pilot target, after which the users were trained. The facility managers were re-trained after some identified problems were corrected, if it was necessary. Then the rest of the selected users from other real estates were trained. Finally, the operating errors were explored and the operations model was further developed.

The program was successfully re-launched and the use of the original model was proven to work, despite a few deficiencies. Further studies managed to find faults in the operations model and therefore, proposed solutions were given. The major problems in the current situation proved a large number of health center’s defect notifications and their burden on property management, as well as the insufficient supervision of the program. The final success of this study is reached if the proposals are put into practice, and the long term monitoring proofs that the model operates properly in an efficient way.