Ammattikorkeakoulun henkilöstöhallinnon käsikirja : Henkilöstöhallinnon tehtävät työsuhteen normilähteiden näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia henkilöstöhallinnon käsikirja, joka kokoaa henkilöstöhallinnon ohjeet yhtenäisenä ohjeistuksena käytettäväksi. Ammattikorkeakoulussa henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat työsuhdeasioiden ja palkanlaskennan hoitaminen, joita käsikirja lähestyy työsuhteen normilähteiden näkökulmasta. Tutkimuskirjallisuuden mukaan lainsäädäntö ja työehtosopimukset ovat normilähteitä, jotka henkilöstöhallinnon tehtävissä on tunnettava.

Henkilöstöhallinnossa ylläpidetään henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä. Työsuhdeasiat etenevät työsuhteen elinkaaren mukaisesti. Henkilöstöhallinto käsittelee työsopimukset ja työsuhteen aikaiset tapahtumat. Organisaation, työntekijöiden ja työsuhteiden tietoja ylläpidetään järjestelmissä. Työsuhteen tapahtumat ovat työsuhteen muutoksia, lomia ja työvapaita. Työsuhde päättyy työntekijän tai työnantajan aloitteesta tai kun siirrytään eläkkeelle.

Työnantajan velvollisuus on maksaa työstä palkkaa. Palkka määritellään henkilöstöhallinnossa työehtosopimusten perusteella sekä työntekijän ja esimiehen välillä harkinnalla. Lainsäädännössä ja työehtosopimuksissa kerrotaan työntekijälle annettavat työsuhteen vähimmäisedut. Palkkoja maksetaan kuukausipalkkoina ja tuntipalkkoina. Säännöllisesti maksettava kuukausipalkka saadaan laskemalla yhteen vähimmäispalkka ja erilaiset palkanlisät. Palkkatietoja ylläpidetään palkkaohjelmassa.

Palkat maksetaan tapahtumina. Ilmoitukset tapahtumista vastaanotetaan ammattikorkeakoulun esimiehiltä ja työntekijöiltä. Palkat tallennetaan palkkaohjelmassa palkkalajikoodeilla maksupäivän tapahtumiin. Palkanmaksupäivä määräytyy lain, työehtosopimusten ja ammattikorkeakoulun päätösten mukaisesti. Maksamisen yhteydessä voidaan korjata takautuvasti aikaisemmin maksettuja palkkoja.

Palkan maksamisen yhteydessä pidätetään palkasta verot, työntekijämaksut, ulosotot ja muut mahdolliset erät, jotka tilitetään viranomaisille ja sidosryhmille. Työnantajan velvollisuudesta ilmoittaa työsuhde- ja palkka tietoja on säädetty laeissa. Tietoja annetaan ilmoituksina ja raportteina viranomaisille ja sidosryhmille. Henkilöstöhallinnon käsittelemät asiakirjat arkistoidaan lain ja oman tarpeen mukaisiksi säilytysajoiksi. Tietoja voidaan ilmoittaa ja säilyttää sähköisessä muodossa.

Handbook for the Personnel Administration at the University of Applied Sciences

The aim of this thesis was to draw up a handbook for the personnel administration which collects the instructions of the personnel administration to be used as common instructions. In a University of Applied Sciences the tasks of the personnel administration are to take care of the employment relationships and payroll calculation. The handbook was made from the point of view of the norm sources of employment relationships. According to the research literature, the legislation and the collective agreements are norm sources which have to be known in the personnel administration.

The data processing systems for personnel information are maintained by the personnel administration. The employment relationships proceed according to the lifespan of the employments. The personnel administration processes the contracts and events during the employments. The data of an organization, employees and employments are maintained in the systems. The events of the employments are the changes in employments, holidays and work leaves. The employment ends on the worker's or the employer's initiation or at retirement.

The employer's responsibility is to pay a salary for the work. The salary is specified in the personnel administration on the basis of the collective agreements and on the consideration between the worker and the superior. In the legislation and collective agreements the minimum benefits are given. The salaries are paid as regular monthly salaries and hourly wages. The monthly salary is obtained by adding the minimum wage and the different bonuses. The salary information is maintained in the salary data system.

The salaries are paid as events. The announcements on the events are received from the superiors and employees. The salaries are saved in the payroll system with different salary type codes as events on the date of payment. Pay day is determined according to the law, collective agreements and the decisions of the University of Applied Sciences. Earlier paid salaries can be revised retrospectively in the event of paying.

When paying the salaries taxes, employee payments, recovery proceedings and other possible installments are deducted which are accounted for to the authorities and to the interest groups by the employer. The employer's responsibility to give information on the employment relationships and salaries is imposed in laws. The information is given as announcements and reports to the authorities and to the interest groups. The documents which are processed by the personnel administration will be filed in accordance with the law and an own need. The information can be informed and retained in an electronic form.