Toimenkuvien ja perehdyttämisohjelman laatiminen: Case Vantaan Rahtikeskus Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö tutkii toimenkuvia ja perehdytystä osana henkilöstöprosesseja. Opinnäytetyön kohdeyrityksenä on Vantaan Rahtikeskus Oy, jonka toimesta oli esitetty toive ennen kaikkea uusien toimenkuvien luomiselle. Tutkimuksen pääkysymys on ”Miten toimenkuvat vaikuttavat henkilöstön perehdyttämiseen?”. Alakysymyksinä tutkimus pyrkii vastaamaan kysymyksiin: ”Mitä tulee ottaa huomioon toimenkuvia luotaessa?” ja ”Mitä tulee huomioida perehdytysohjelmaa luotaessa?”

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään aluksi läpi kirjallisuuslähteiden avulla henkilöstöjohtamista osana organisaation kokonaisprosesseja. Tässä yhteydessä kuvataan erilaisia henkilöstöprosesseja sekä suorituksen, osaamisen ja tiedon johtamista. Laajemman teoreettisen tarkastelun kohteena ovat toimenkuvien rooli erilaisissa henkilöstöprosesseissa. Tarkastellaan myös toimenkuvien luomiseen liittyviä seikkoja sekä niitä ongelmia joita huonosti laaditut tai epäsopivat toimenkuvat voivat organisaatiossa aiheuttaa. Perehdyttämisen teoriassa läpikäydään sen merkitys osana erilaisia henkilöstöprosesseja, sekä osana organisaation kokonaistoimintaa. Perehdytysohjelman luomiseen liittyvää kirjallisuutta käydään läpi melko laajasti.

Opinnäytetyön tutkimusosuus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Tarkoituksena oli muokata yrityksen toimenkuvat ja perehdytysohjelma vastaamaan yrityksen tarpeita. Tutkimus eteni spiraalimaisena prosessina, jossa tiedon keruu, kirjoittaminen ja analyysi toistuivat syklisesti. Aineisto kerättiin puolistrukturoidulla haastattelulla, jossa haastateltiin yrityksen osastojen esimiehiä. Tausta-aineistona käytettiin yritykseen luotuja osaamiskarttoja sekä kaikkea sitä materiaalia, mitä yritys luovutti tutkimuksen käyttöön sekä olemassa olevista toimenkuvista että perehdytyksestä.

Työn tuloksena laadittiin kohdeyritykselle uudenlainen toimenkuvapohja ja aikataulumuodossa etenevä perehdytysohjelma, joka sisältää myös perehdytyksen arviointilomakkeen. Tutkimus vastasi tutkimuskysymykseen tämän yrityksen osalta varsin selkeästi, toimenkuvien vaikutus perehdytykseen on selkeä sekä perehdyttäjän että perehdytettävän osalta. Toimenkuvien laatimisessa avaintehtävä on analysoida yritys, jonne toimenkuvia ollaan laatimassa. Toimenkuvia ei voi laatia lopulliseen muotoon yrityksen ulkopuolelta käsin, lisäksi toimenkuvat pitää ylläpitää ja arvioida uudelleen säännöllisesti osana henkilöstöprosesseja. Perehdytysohjelman laatimisen tärkein osa on luoda ohjelmasta joustava malli, joka vastaa erilaisten tilanteiden vaatimuksiin. Perehdytysohjelman sisältö pitää olla pääpiirteittäin tuttu jokaiselle työntekijälle, näin se toimii osaltaan organisaation kehittämisen välineenä.

Creating Job Descriptions and Orientation Program Case: Vantaan Rahtikeskus Ltd.

This study examines the role of job descriptions and job orientation as a part of human resources processes. The case company Vantaan Rahtikeskus Ltd presented the requirement to create new job descriptions. The main question of the study is “How does job description influence the orientation of personnel?” The study also attempts to answer secondary questions “What has to be taken into consideration when creating job descriptions?” and “What has to be taken into consideration when creating an orientation programme?”

The theory section discusses first human resource management as a part of organizational functions. The study describes different human resource processes as well performance, know-how and knowledge management. The subject of the wider theoretical examination is the role of job descriptions in the different staff processes. The study also demonstrated what problems poorly formulated or inappropriate job descriptions can cause in the organization. Job orientations significance as a part of the different human resources and a part of organisations total processes is revealed. The literature which is related to the creation of the orientation programme is also presented.

The empirical part of this case study was based on qualitative methods. The purpose was to redraw company´s job descriptions and orientation programme respond to the needs of company. The study was conducted as a spiral process where collecting information, writing and analysing were cyclical. The data was collected with semi-structured interview from the superiors of different departments in the company. The know-how maps created earlier to the company was also used as background material. There was also other written material such as existing job descriptions and orientation form which the company provided to the study.

As a result of this study a new job description template and orientation program was created. The orientation programme was created to proceed in the schedule and it also includes orientation evaluation form. The study answered the research question quite clearly. The effect of job descriptions on the orientation is clear for both the mentor and employee.

In the creation of job descriptions, the key task is to analyse the company where the job descriptions are. The job descriptions cannot be created from outside the company to a final form, furthermore, the job descriptions must be maintained and must be regularly estimated again as a part of the human resource processes. The most important part of designing an orientation programme is to create a flexible model which answers the demands of different situations.