Myyntilaskutusprosessin kehittäminen IT-alan yrityksessä
Aho, Johanna (2013)
Aho, Johanna
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305168977
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305168977
Tiivistelmä
Erilaiset kehittämistehtävät liittyvät nykypäivänä jollain tapaa lähes jokaisen toimenkuvaan ja työtehtäviin. Tämän tutkimuksen kohdeorganisaatioksi valikoituneessa IT-alan yrityksessä myyntilaskutusprosessin kehittämisen tarve nousi esiin muiden organisaation prosessien kehit-tämisen aikana. Laskutuksen raportoinnin puutteet ja virhearvioinnit haluttiin minimoida, jolloin oli tarpeen kehittää selkeä toimintamalli töiden raportointia varten. Tutkimuskysymyksenä työssä on miten myyntilaskutusprosessia kehitetään ja miten kehittämisprosessin tulos tehostaa yrityksen toimintaa.
Myyntilaskutusprosessin kehittäminen aloitettiin vuoden 2011 syksyllä, jolloin tehtiin nykytila-kartoitus laskutuksen raportoinnin tilasta. Tutkimustuloksista saatiin selville, etteivät raportointiin liittyvät toimintatavat olleet selkeitä kaikille. Yrityksen työntekijämäärän edelleen kasvaessa tultiin tilanteeseen, jossa vanhat toimintatavat eivät enää olleet toimivia.
Myyntilaskutusprosessin kehittämistä varten koottiin yrityksessä projektiryhmä. Tutkimusmetodiksi valikoitui toimintatutkimus, koska kehittäminen on yrityksestä itsestään lähtevää ja kehittämisessä on mukana yrityksen työntekijöistä valittu projektiryhmä. Projektiryhmä muuttui jonkin verran projektin aikana, kun kohdeorganisaation rakenteessa tapahtui muutoksia. Projektiryhmä koostui organisaation jäsenistä siten, että jokaisesta eri toimenkuvasta oli edustus projektiryhmässä. Kehittämisen tueksi tehtiin helmi-maaliskuun 2013 vaihteessa kyselytutkimus, jossa selvitettiin miten yrityksen työntekijät kokivat laskutettavien töiden raportoinnin omassa työssään. Kyselytutkimuksen tuloksia hyödyntäen rakennettiin kaksi erillistä prosessikaaviota kuvaamaan myyntilaskutusprosessin kulkua. Toinen laskutuksen prosessikaavio kuvaa yritykseen tulevaa uutta tilausta tai sopimusta ja toinen yrityksen nykyiseltä asiakkaalta tulevaa palvelupyyntöä tai tuntityötä.
Kehittämisprojektin aikana laaditut prosessikaaviot otettiin käyttöön kohdeorganisaatiossa 1.3.2013, jolloin ne esiteltiin yrityksen työntekijöille yhteisessä aamiaispalaverissa. Myyntilaskutuksen prosessikaaviot otettiin kohdeorganisaatiossa vastaan hyvin. Prosessien esittelyn jälkeen haastateltiin yrityksen tuotannon palvelupäällikköä ja yrityksen palveluksessa juuri aloittanutta henkilöä prosessien toimivuudesta uuden henkilön perehdytyksessä. Haastatteluilla saatiin ensituntumalta tietoa prosessikuvauksista. Myyntilaskutusprosessikaavioita tullaan käyttämään hyödyksi myös tulevissa projekteissa. Maaliskuun 2013 aikana kohdeorganisaatiossa aloitti projektiryhmä, jonka tarkoituksena on tehdä vaatimusmäärittely toiminnanohjausjärjestelmän hankkimiseksi.
Kehitysprojektilla aikaansaatu prosessi auttaa yrityksen toimintaa sisäisesti, mutta myös ulkoisesti. Asiakkaat voivat vaatia selkeitä prosessikuvauksia kaikista palveluista ja toimista, joita yritys tekee. Selkeillä prosessikaavioilla saadaan myös selitettyä nopeasti ja lyhyesti, miten yritys toimii sisäisissä prosesseissaan.
Myyntilaskutusprosessin kehittäminen aloitettiin vuoden 2011 syksyllä, jolloin tehtiin nykytila-kartoitus laskutuksen raportoinnin tilasta. Tutkimustuloksista saatiin selville, etteivät raportointiin liittyvät toimintatavat olleet selkeitä kaikille. Yrityksen työntekijämäärän edelleen kasvaessa tultiin tilanteeseen, jossa vanhat toimintatavat eivät enää olleet toimivia.
Myyntilaskutusprosessin kehittämistä varten koottiin yrityksessä projektiryhmä. Tutkimusmetodiksi valikoitui toimintatutkimus, koska kehittäminen on yrityksestä itsestään lähtevää ja kehittämisessä on mukana yrityksen työntekijöistä valittu projektiryhmä. Projektiryhmä muuttui jonkin verran projektin aikana, kun kohdeorganisaation rakenteessa tapahtui muutoksia. Projektiryhmä koostui organisaation jäsenistä siten, että jokaisesta eri toimenkuvasta oli edustus projektiryhmässä. Kehittämisen tueksi tehtiin helmi-maaliskuun 2013 vaihteessa kyselytutkimus, jossa selvitettiin miten yrityksen työntekijät kokivat laskutettavien töiden raportoinnin omassa työssään. Kyselytutkimuksen tuloksia hyödyntäen rakennettiin kaksi erillistä prosessikaaviota kuvaamaan myyntilaskutusprosessin kulkua. Toinen laskutuksen prosessikaavio kuvaa yritykseen tulevaa uutta tilausta tai sopimusta ja toinen yrityksen nykyiseltä asiakkaalta tulevaa palvelupyyntöä tai tuntityötä.
Kehittämisprojektin aikana laaditut prosessikaaviot otettiin käyttöön kohdeorganisaatiossa 1.3.2013, jolloin ne esiteltiin yrityksen työntekijöille yhteisessä aamiaispalaverissa. Myyntilaskutuksen prosessikaaviot otettiin kohdeorganisaatiossa vastaan hyvin. Prosessien esittelyn jälkeen haastateltiin yrityksen tuotannon palvelupäällikköä ja yrityksen palveluksessa juuri aloittanutta henkilöä prosessien toimivuudesta uuden henkilön perehdytyksessä. Haastatteluilla saatiin ensituntumalta tietoa prosessikuvauksista. Myyntilaskutusprosessikaavioita tullaan käyttämään hyödyksi myös tulevissa projekteissa. Maaliskuun 2013 aikana kohdeorganisaatiossa aloitti projektiryhmä, jonka tarkoituksena on tehdä vaatimusmäärittely toiminnanohjausjärjestelmän hankkimiseksi.
Kehitysprojektilla aikaansaatu prosessi auttaa yrityksen toimintaa sisäisesti, mutta myös ulkoisesti. Asiakkaat voivat vaatia selkeitä prosessikuvauksia kaikista palveluista ja toimista, joita yritys tekee. Selkeillä prosessikaavioilla saadaan myös selitettyä nopeasti ja lyhyesti, miten yritys toimii sisäisissä prosesseissaan.