Myyntilaskutusprosessin kehittäminen IT-alan yrityksessä

Abstract

Erilaiset kehittämistehtävät liittyvät nykypäivänä jollain tapaa lähes jokaisen toimenkuvaan ja työtehtäviin. Tämän tutkimuksen kohdeorganisaatioksi valikoituneessa IT-alan yrityksessä myyntilaskutusprosessin kehittämisen tarve nousi esiin muiden organisaation prosessien kehit-tämisen aikana. Laskutuksen raportoinnin puutteet ja virhearvioinnit haluttiin minimoida, jolloin oli tarpeen kehittää selkeä toimintamalli töiden raportointia varten. Tutkimuskysymyksenä työssä on miten myyntilaskutusprosessia kehitetään ja miten kehittämisprosessin tulos tehostaa yrityksen toimintaa.

Myyntilaskutusprosessin kehittäminen aloitettiin vuoden 2011 syksyllä, jolloin tehtiin nykytila-kartoitus laskutuksen raportoinnin tilasta. Tutkimustuloksista saatiin selville, etteivät raportointiin liittyvät toimintatavat olleet selkeitä kaikille. Yrityksen työntekijämäärän edelleen kasvaessa tultiin tilanteeseen, jossa vanhat toimintatavat eivät enää olleet toimivia.

Myyntilaskutusprosessin kehittämistä varten koottiin yrityksessä projektiryhmä. Tutkimusmetodiksi valikoitui toimintatutkimus, koska kehittäminen on yrityksestä itsestään lähtevää ja kehittämisessä on mukana yrityksen työntekijöistä valittu projektiryhmä. Projektiryhmä muuttui jonkin verran projektin aikana, kun kohdeorganisaation rakenteessa tapahtui muutoksia. Projektiryhmä koostui organisaation jäsenistä siten, että jokaisesta eri toimenkuvasta oli edustus projektiryhmässä. Kehittämisen tueksi tehtiin helmi-maaliskuun 2013 vaihteessa kyselytutkimus, jossa selvitettiin miten yrityksen työntekijät kokivat laskutettavien töiden raportoinnin omassa työssään. Kyselytutkimuksen tuloksia hyödyntäen rakennettiin kaksi erillistä prosessikaaviota kuvaamaan myyntilaskutusprosessin kulkua. Toinen laskutuksen prosessikaavio kuvaa yritykseen tulevaa uutta tilausta tai sopimusta ja toinen yrityksen nykyiseltä asiakkaalta tulevaa palvelupyyntöä tai tuntityötä.

Kehittämisprojektin aikana laaditut prosessikaaviot otettiin käyttöön kohdeorganisaatiossa 1.3.2013, jolloin ne esiteltiin yrityksen työntekijöille yhteisessä aamiaispalaverissa. Myyntilaskutuksen prosessikaaviot otettiin kohdeorganisaatiossa vastaan hyvin. Prosessien esittelyn jälkeen haastateltiin yrityksen tuotannon palvelupäällikköä ja yrityksen palveluksessa juuri aloittanutta henkilöä prosessien toimivuudesta uuden henkilön perehdytyksessä. Haastatteluilla saatiin ensituntumalta tietoa prosessikuvauksista. Myyntilaskutusprosessikaavioita tullaan käyttämään hyödyksi myös tulevissa projekteissa. Maaliskuun 2013 aikana kohdeorganisaatiossa aloitti projektiryhmä, jonka tarkoituksena on tehdä vaatimusmäärittely toiminnanohjausjärjestelmän hankkimiseksi.

Kehitysprojektilla aikaansaatu prosessi auttaa yrityksen toimintaa sisäisesti, mutta myös ulkoisesti. Asiakkaat voivat vaatia selkeitä prosessikuvauksia kaikista palveluista ja toimista, joita yritys tekee. Selkeillä prosessikaavioilla saadaan myös selitettyä nopeasti ja lyhyesti, miten yritys toimii sisäisissä prosesseissaan.

Nowadays different kind of developing tasks are included in almost everyone´s job description. In the target organization of this thesis the need for the developing sales invoicing process was found while developing other processes. The organization wanted to minimize the lacks and miscalculations in the reporting process to invoicing. In the organization they realized there was a need to develop a clear practice in reporting to invoicing.

The development of sales invoicing process was started at the autumn of 2011. Current state of the reporting to sales invoicing was surveyed as a case study. The study showed that the practices were not clear for everyone. When the number of workers was increasing further more in the or-ganization, there was a need to change the old practices.

The project team was founded to develop sales invoicing process to be better. The method for this thesis was decided to be action research because developing was coming from the organization itself. The project team was modified couple times during the developing project. There were little changes in the organization´s structure which effected also in this project. The project team was gathered so that there was a person form each department of the organization to represent it´s needs for the process. To support the development, there was a survey made in the end of the February of 2013 for the employees in the organization. The aim of the survey was to clarify how employees experienced the reporting to be in the organization.

The survey results were used for describing two different process diagrams of sales invoicing. Another of the invoicing diagrams illustrates the new order or contract coming in the company and the other company´s existing customer´s request to do something or a work that is charged as an hourly rate.

The process diagrams were brought into use in the beginning of March 2013. Diagrams were introduced to the employees of the company in a breakfast meeting. The process diagrams were accepted quite well in the organization. After the introduction of diagrams there were two interviews made, another was made to the service manager and the other to a new employee. The aim of interviews made was to receive firsthand knowledge of process diagrams. The process diagrams are being used in future projects. During the March of 2013 there started a new project team, whose aim is to make requirement specification for ERP.

The development process has created benefit to the company and its customers. Now the company has clear method to do tasks concerning invoicing. The customers may request clear process dia-grams of the services, also of the invoice process.