Työajanseurannan kehittäminen Jotwire oy:ssä

Abstract

Jotwire Oy:ssä otettiin kesällä 2012 käyttöön uusi työajanseurantajärjestelmä tehostamaan palkanlaskentaprosessia,sekä monipuolistamaan tuotannon esimiesten työtapoja. Tutkin käyttöönotetun järjestelmän vaikutuksia selvittämällä tapahtuneet parannukset ja mahdolliset puutteet. Opinnäytetyössäni tuon esille lisäksi kehitettäviä seikkoja uuteen järjestelmään liittyen.

Opinnäytetyöhöni sovelsin laadullisia tutkimusmenetelmiä. Käytin opinnäytetyön keskeisenä materiaalina haastatteluista saatua tietoa ja omia kokemuksia. Työn teoreettinen viitekehys koostuu muutostyön toteuttamisesta,toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisestä sekä organisaation kehittämisestä.

Uudistuksen vaikutukset ovat olleet positiivisia. Palkanlaskijan työtaakka on aikaisempaan nähden keventynyt. Työntekijöillä, palkanlaskijalla, esimiehillä ja taloushallinnossa työskentelevillä on nyt paremmat mahdollisuudet seurata työaikaa. Palkanlaskentaan ja työajanseurantaan liittyvä vastuu on jakautunut aikaisempaa paremmin. Työajanseurantaa voisi kehittää ottamalla uuden järjestelmän myös yrityksen toimihenkilöiden käyttöön. Uudistuksen avulla voitaisiin tehostaa työaikaan liittyvää kustannuslaskentaa sekä raportointimahdollisuuksia.

In summer 2012 Jotwire Ltd. introduced a new working time tracking software to make the pay-roll process more effective and to diversify the working methods of supervisors. I surveyed the effects of the change by analyzing the improvements and possible weaknesses caused the implementation of the new application. In my thesis I also disclose some of the development needs regarding the new system.

To execute the thesis, I used qualitative research methods. The data comprised my own experiences and the materials I had received from interviews. The theoretical framework of the thesis is built upon change management, enterprise resource planning and organizational development.

The results of the change are very positive. The most important improvement for pay-roll accounting is the significant decrease in workload. The new application enables better follow-up of working time. Moreover, the responsibilities regarding pay-roll and working time tracking are distributed more evenly than before. The working time tracking system could be developed by introducing it also among clerical workers. Furthermore, the new application could improve cost accounting related to working hours and also improve work time reporting.