Tavoitteellinen ja toimiva työyhteisö Case: Ferenda & Justitum

Abstract

Opinnäytetyö suoritettiin toimeksiantona kahdelle helsinkiläiselle asianajotoimistolle. Asianajotoimisto Ferenda Oy ja Asianajotoimisto Justitum Oy halusivat kartoittaa toimeksiannolla mahdollisia uusia toimintamalleja muutettuaan samoihin toimitiloihin helmikuun alussa 2013. Samoihin toimitiloihin muuton takana on ajatus mahdollisesta yritysten yhdistymisestä tulevaisuudessa. Yhteenmuutolla toimeksiantajat halusivat saavuttaa työyhteisöllisiä synergiaetuja. Tutkimus tehtiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena työyhteisön näkökulmasta etsien ratkaisuja, kuinka työyhteisöä pystytään kehittämään organisaation menestyksen tueksi. Organisaatioiden yhdistymistä käsiteltiin vain työyhteisöä ja työkulttuuria koskevin osin.

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda toimeksiantajille toimintamalleja työyhteisön kehittämiseksi sekä saada työyhteisön näkökulmia mahdollisesta yritysten yhdistymisestä. Teoriassa käsitellään työkulttuuria, organisaation kehittämistä ja yhteisiin toimitiloihin muuttamista työyhteisön näkökulmasta. Jotta organisaatio toimisi tehokkaasti, tulee työyhteisöllä olla selkeät tavoitteet ja toimintamallit. Jokaisen työyhteisön jäsenen tulee olla myös tietoinen yrityksen tahtotilasta niin strategian, mission kuin visionkin osalta. Työntekijöiden hyvinvointi ja motivaatio työhön ovat avain organisaation menestykseen. Tavoitteellinen ja toimiva työyhteisö tarkoittaa työyhteisön kykyä käyttää mahdollisimman tehokkaasti organisaation resursseja.

Opinnäytetyössä kartoitettiin myös työyhteisön asenteita sekä yritysten nykytilaa. Kvalitatiivinen tutkimusaineisto kerättiin toimeksiantajayrityksistä teemahaastatteluilla. Teemahaastatteluissa kartoitettiin, millaiseksi organisaatioiden jäsenet kokevat tämänhetkisen työyhteisön ja mitä muutoksia he toivovat työyhteisöönsä, jotta se olisi toimivampi. Teemahaastatteluilla selvitettiin myös, miten työntekijät ovat kokeneet työyhteisön kasvamisen ja siirtymisen uusiin toimitiloihin.

Tutkimuksessa esiin nousi Ferendan ja Justitum tarve kehittää yritysten strategiaa ja kommunikaatiota. Yritysten tulisi määrittää yritystensä missio ja visio. Kommunikaatiota yritysten sisällä ja keskenään tulisi kehittää palavereilla. Mahdolliseen yhdistymiseen haastateltavat suhtautuivat hyvin positiivisesti. Suurimpana etuna samoissa toimitiloissa toimimisessa ja mahdollisessa yhdistymisessä nähtiin tietotaidon ja keskusteluympäristön laajeneminen. Haasteena yhdistymiselle nähtiin lähinnä henkilökemiat ja järjestelmien yhtenäistäminen. Organisaatioiden mahdollisen yhdistymisen toteutuessa tulisi päällekkäiset toiminnot karsia tehokkuuden maksimoimiseksi sekä luoda avoin ja kannustava työyhteisö tavoitteellisuuden saavuttamiseksi.

Goal-oriented and functional working community Case: Ferenda & Justitum

This thesis was carried out as an assignment for two law firms from Helsinki. Law firms Ferenda and Justitum wanted to assess the potential new operational models that moving to the same premises allows. The law firms moved into same premises in February 2013. The idea behind this change was a possible unification of these two law firms in the future. In particular, the principals wanted to achieve a situation in which by combining workplaces would reach synergy advantages so that 1+1>2. The study was conducted on workplace point of view, seeking solutions from the working community to develop and support the organization's success. The unification of the two organizations was examined solely on the parts associated with work community, and less so on the economic point of view.

The aim was to create approaches to the principal in order to develop the working community, as well as to receive working community’s perspective on possible business unification. In the theory of the thesis topics work culture, organization development and moving into the same premises were dealt by the working community’s point of view. The aim was also to assess the working community’s attitudes and its current state. For an organization to function effectively, the work community should have clear objectives and operational models. Each member of the work community should also be aware of the company's plans to strategy, as well as mission and vision. Employee well-being and motivation to work is the key to an organization’s success. Goal-oriented and functional working communities ensure the ability to use the organization's resources as efficiently as possible.

The thesis surveyed also the attitudes of the work community and the present state of the two organizations. The qualitative data was collected by the client companies by theme interviews. The theme interviews surveyed what the employees felt about their current workplace and what changes they hope to see within the working community in order to make it more functional. The theme interviews also considered how employees have experienced the working community’s growth and the transition into the new premises.

The study showed the need of Ferenda and Justitum to develop their business’s strategy and communication. Companies should define the companies' mission and vision. Communication within and between the enterprises should be developed by having meetings. The interviewees took the possible unification of the companies very positively. The main advantages of working in the same premises and in the possible unification were seen in the expansion of knowledge and conversation environment. The challenges for the unification were seen mainly in personal chemistry and systems integration. If the unification of the organizations will actualize companies should eliminate the duplicate functions to maximize efficiency and to create an open and supportive atmosphere to achieve a goal-oriented working community.