Budjetointijärjestelmän suunnittelu : case: isännöintitoimisto

Abstract

Vanhan suomalaisen sananlaskun mukaan hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Se kuvastaa hyvin taloudellisen suunnittelun merkitystä organisaation tulevaisuuden menestyksen varmistamisessa. Tutkielman tarkoituksena oli luoda isännöinnin ja taloushallinnon asiantuntijapalveluja tarjoavalle yritykselle budjetointijärjestelmä. Lisäksi haluttiin analysoida yrityksen resursseja ja tulevaisuuden odotuksia strategisen ja taktisen tavoitteen asettamisen tukemiseksi.

Yrityksessä ei ole aiemmin tehty konkreettisia tulevaisuudensuunnitelmia eikä asetettu toiminnallisia tai taloudellisia tavoitteita. Toimialalla paikallisesti tapahtuneista muutoksista johtuen case-yrityksen liiketoiminnan kasvu on viime aikoina ollut nopeaa ja mahdollisuudet kehityksen jatkumiseen ovat olemassa. Tästä johtuen koettiin ajankohtaiseksi aloittaa budjetointi menojen ja tulojen sekä kannattavuuden parempaa ennakointia ja seurantaa varten. Tavoitteena oli suunnitella kevyt budjetointijärjestelmä, joka sisältäisi yrityksen kannalta vain olennaisimmat budjetit sekä olisi resurssit huomioon ottaen helposti toteutettavissa. Lisäksi haluttiin analysoida yrityksen nykyisiä resursseja sekä sen tulevaisuudessa mahdollisesti kohtaamia uhkia ja mahdollisuuksia. Taloudellisten tavoitteiden asettamista ja seurantaa pyrittiin helpottamaan tarjoamalla sopivia kannattavuuden tunnuslukuja.

Kyseessä on laadullinen tutkielma, jossa tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Aineistoa työn case-osuutta varten kerättiin luonteeltaan avoimissa teemahaastatteluissa yrityksen omistajan ja tutkimuksen tekijän välillä.

Työn empiirisen osuuden vertailu teoriasta muodostettuun viitekehykseen osoittaa, että budjetoinnin hyödyt kohdeyritykselle eivät juurikaan poikkea edellisten tutkimusten tuloksista. Vastaavasti budjetoinnin tehtävissä ja tarvittavien budjettien määrässä muodostui eroja. Kohdeyrityksessä budjetointia tullaan käyttämään pääosin vain talouden ennustamisessa, suunnittelussa ja seurannassa. Yrityksen matalasta organisaatiohierarkiasta ja pienuudesta johtuen sitä ei tulla, ainakaan toistaiseksi, käyttämään auktorisointi-, kontrollointi- tai viestintävälineenä. Vastaavasti budjetoinnin toiminnallisen puolen implementoinnin vähyydestä, budjettivastuun keskittymisestä sekä yrityksen koosta johtuen aiempien tutkimuksien budjetointia kohtaan esitettyjä kritiikin aiheita ei yrityksessä pidetty ongelmana.

Planning a budgeting system : case: condominium administrator office

According to an old Finnish saying well planned is half done. It reflects the importance of financial planning in securing success in the future. Purpose of the thesis was to create a budgeting system for a company that provides condominium- and financial administration. In addition a need to analyze company’s resources and future expectations to support strategic and tactical goals.

So far the company has neither made concrete future planning nor set any operational or financial goals. Because of the changes happening in the local line of business, the company has recently experienced rapid growth that is expected to continue. Hence the need to start budgeting expenses and incomes, as well as predicting and tracking profitability. The goal was to draft a light budgeting system that includes relevant budgets and would be easy to implement also taking into account the company’s resources. Moreover the purpose was to analyze the company’s current resources as well as possible future threats and possibilities. One goal was to make setting and tracking the financial goals easier by offering appropriate key figures of profitability.

The research method used in this qualitative thesis was case-study. Research material for the thesis was collected from open theme interviews that were conducted between the owner of the company and the researcher.

The empirical part was compared to the theory based frame of reference and showed that the advantage of the budgeting to the company don’t really stray away from the results of earlier researches. Differences was shown in the budgeting tasks and in the number of necessary budgets. Budgeting will mainly be used to predict, plan and follow-up the company’s finances. For now budgeting will not be used as tool of authorization, control- or communication due to the company’s small size and low organizational hierarchy. Comparably the lack of operational implementation of budgeting, centralization of budgeting responsibility and the size of the company, the topics of critique in previous researches was not seen as a problem in this thesis.