Projektitoiminta ja tiedonvaihto monialahankkeissa
Lehtinen, Tinja (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201041058
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201041058
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä tutkittiin sisäistä tiedonvaihtoa monialahankkeissa. Toimeksiantajana toimi suunnittelu- ja konsulttiyritys WSP Finland Oy, joka kuuluu kanadalaiseen WSP Global -konserniin. Yrityksessä oli todettu monialahankkeiden tiedonvaihdon toimintatavoissa epäkohtia ja puutteita. Tarkoituksena oli tuottaa toimeksiantajalle sisäiseen tiedonvaihtoon mahdollisimman käytännönläheisiä kehitysideoita.
Tavoitteena oli kehittää yksiköiden välistä tiedonkulkua monialahankkeissa. Aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, joissa kartoitettiin sisäisen tiedonvaihdon nykytilan käytäntöjä ja ongelmakohtia. Haastattelutilaisuuksia järjestettiin yhteensä kuusi. Haastatteluihin osallistui yhteensä 15 henkilöä. Tarkoituksena oli saada kattava kuva monialahankkeen sisäisestä tiedonvaihdosta eri toimenkuvissa työskentelevien työntekijöiden ja yksiköiden välillä.
Työn tuloksena yritykselle luotiin huoneentaulut sekä projektipäällikölle että projektiryhmälle. Laadittiin myös projektin sisäisen aloituskokouksen muistion mallipohja, jossa määritellään aloituskokouksessa käsiteltävät asiat ja projektin suunnittelun kannalta olennaiset lähtötiedot. Lisäksi nostettiin esille jatkokehityksenä Teams-ohjelman tehokkaampi hyödyntäminen sekä toimialojen riippuvuussuhteiden esittely esim. graafisena kuvana sisäisessä tiedonvaihdossa.
Monialahankkeissa tiedonvaihdon sujuvuus on erittäin tärkeää. Viestintä tulisi olla oikea-aikaista ja saavuttaa oikeat henkilöt, koska monialahankkeiden suunnittelu ja niiden toteutus tapahtuu samanaikaisesti eri toimialoilla. Tästä syystä on hyvä määritellä roolit, vastuut ja yhteinen ohjeistus sisäiseen tiedonvaihtoon.
Tavoitteena oli kehittää yksiköiden välistä tiedonkulkua monialahankkeissa. Aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, joissa kartoitettiin sisäisen tiedonvaihdon nykytilan käytäntöjä ja ongelmakohtia. Haastattelutilaisuuksia järjestettiin yhteensä kuusi. Haastatteluihin osallistui yhteensä 15 henkilöä. Tarkoituksena oli saada kattava kuva monialahankkeen sisäisestä tiedonvaihdosta eri toimenkuvissa työskentelevien työntekijöiden ja yksiköiden välillä.
Työn tuloksena yritykselle luotiin huoneentaulut sekä projektipäällikölle että projektiryhmälle. Laadittiin myös projektin sisäisen aloituskokouksen muistion mallipohja, jossa määritellään aloituskokouksessa käsiteltävät asiat ja projektin suunnittelun kannalta olennaiset lähtötiedot. Lisäksi nostettiin esille jatkokehityksenä Teams-ohjelman tehokkaampi hyödyntäminen sekä toimialojen riippuvuussuhteiden esittely esim. graafisena kuvana sisäisessä tiedonvaihdossa.
Monialahankkeissa tiedonvaihdon sujuvuus on erittäin tärkeää. Viestintä tulisi olla oikea-aikaista ja saavuttaa oikeat henkilöt, koska monialahankkeiden suunnittelu ja niiden toteutus tapahtuu samanaikaisesti eri toimialoilla. Tästä syystä on hyvä määritellä roolit, vastuut ja yhteinen ohjeistus sisäiseen tiedonvaihtoon.