Perehdytyksensuunnittelu - Case Yritys X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli teorian ja tutkimuksen avulla parantaa Yritys X:n uusien myyjien perehdyttämistä, jotta yritys menestyisi jatkossa paremmin kiristyvässä kilpailutilanteessa kaupan alalla. Työn tavoitteena oli tuottaa kirjallinen perehdytysopas yrityksen käyttöön, jotta perehdytys saataisiin yhtenäiseksi kaikissa sen liikkeissä.

Toimeksiantajana opinnäytetyölle toimi elektroniikkaa myyvää ketju, josta käytetään työssä nimeä Yritys X. Työ saattaa sisältää joitakin yrityksen sisäisiä asioita, joten yrityksen nimi on päätetty pitää salaisena.

Työ jakaantuu kolmeen osaan. Ensimmäinen osa käsittelee teoriaa perehdyttämisestä, osaamisen johtamisesta ja motivoinnista. Toinen osa käsittelee työn empiiristä osuutta, jossa on tutkimuksen avulla selvitetty, mikä on perehdytyksen nykytila yrityksessä. Tutkimus pohjautuu teoriaan perehdyttämisestä sekä tutkimusmenetelmistä. Kolmas osa on itse kirjallinen perehdytyssuunnitelma josta näkyy tässä työssä vain sisällysluettelo sen sisältämän yrityksen sisäisten asioiden takia.

Tutkimus tehtiin sähköisenä kyselynä kahdelle eri ryhmälle. Yksi ryhmä oli ketjussa alle kaksi vuotta työskennelleet myyjät ja toinen ryhmä liikkeiden myymäläpäälliköt. Tutkimusmetodeina käytettiin kvantitatiivista sekä kvalitatiivista tutkimusta. Molemmat kyselyt rakentuivat kolmesta tutkittavasta osasta. Myymäläpäälliköiden kyselyssä tutkittiin käytännön perehdytystä yrityksessä, yrityksen toimintamalleja ja perehdytyspäivien tarpeellisuutta. Uusien myyjien kysely rakentui käytännön perehdytyksestä, yrityksen toimin-tamalleista ja omista kokemuksista perehdytyksen onnistumisesta. Tutkimuksen aineisto ana-lysoitiin e-lomakeohjelman ja Excel 2007ohjelman avulla.

Perehdytys koettiin tärkeäksi Yritys X:n myymäläpäälliköiden keskuudessa, mutta myymälä-päälliköiden käytännön perehdytyksestä puuttui suunnitelmallisuus ja perehdytykseen käytettiin suhteellisen vähän aikaa. Lisäksi perehdytysmenetelmissä ja materiaaleissa oli suuria eroavaisuuksia eri myymälöiden välillä. Lisäksi koettiin, ettei Yritys X antanut myymäläpäälliköille tarpeeksi tukea perehdytyksen hoitamiseen. Myyjät puolestaan eivät kokeneet, että olisivat saaneet perehdytyksen kestosta ja kulusta selkeää aikataulua. Myös työsuhteen perusasioiden läpikäymisessä oli puutteita myyjien osalta. Myyjät kokivat kuitenkin, että heidät otettiin hyvin vastaan työyhteisöön esimiehen ja muun henkilökunnan puolesta.

Yhtenäinen perehdytyssuunnitelma auttaa Yritys X:ää saamaan henkilökunnan perehdytyksestä tasalaatuista. Perehdytyssuunnitelma toimii työkaluna myymäläpäälliköille, kun varmistetaan, että henkilökunta on ammattitaitoista ja sillä on riittävä osaaminen. Asiakkaille tämä näkyy onnellisina asiakaskohtaamisina ja asiakaslupausten lunastamisena.

Planning the orientation of new sales staff: a case study of Company X

The objective of this thesis was to improve the orientation of new sales staff in Company X based on theory and research, so that the company could be successful in an increasingly competitive business environment. The aim was to produce a written orientation guide for the company use to ensure a uniform orientation in all of its stores.

This thesis project was commissioned by an electronics retailer chain, which will be called Company X. This thesis refers to some of the company's internal affairs, so the company has preferred to remain anonymous.

The thesis is divided into three parts. The first part examines the theory of orientation, knowledge management and motivation. The second part presents the empirical research conducted for the thesis. The objective of this section was to investigate how orientation is conducted in the company at the moment using research methods, which draw on the theory of orientation. The third part contains a written orientation plan of which only the table of contents is revealed as this contains confidential information about the company.

The research was conducted using an electronic questionnaire sent to two groups. One group consisted of salesmen that had been working for the company for less than two years, and the other group contained sales managers from each store. During the research both quantitative and qualitative methods were used. Both questionnaires comprised three parts on each subject. The questionnaire for sales managers examined the orientation of the company in practice, the company’s methods of operation and how necessary it would be to organize an orientation day on behalf of the company. The questionnaire for the new salesmen was based on the orientation of the company in practice, the company’s methods of operation and of the sales staff’s own experiences of orientation. To analyze the research data E-form software and Excel 2007 were used.

Sales managers thought that orientation is important, but the orientation that they were providing at the moment was lacking consistency and the time spent on orientation was relatively short. In addition, there was significant variation in the methods of orientation and written materials of orientation between different stores. Sales managers also felt that they were not getting enough help for orientation from the corporation. The sales staff did not feel that they were given any kind of plan or schedule of how them orientation will be conducted. Basic training was also felt to be lacking. The sales staff, however, felt that they were received well into the work community by the staff and sales managers.

A coherent orientation plan will help Company X to make orientation more uniform in quality. The orientation plan will serve sales managers as a tool, when ensuring that personnel will be proficient and have an adequate level of competence. This will manifest itself to the customers in the form of happy customer encounters and the redemption of customer promises.