Developing internal communication in a global B2B company : case: Company X

Abstract

This case study surveys internal communication in a global B2B Company. The study is commissioned by Company X. The purpose of the study is to investigate internal communication in Company X and consider how the communication could be developed. Internal communication is the basis for the company’s operations. Flow of communication between different departments and functions is necessary to the company’s ability to operate. However, the significance of internal communication is commonly underestimated in comparison to external communication. Internal communication creates the basis for external communication and marketing. Internal communication also affects the atmosphere, wellbeing of the employees and the company’s image. The thesis consists of a theoretical and empirical part. The theoretical background of the study is presented first. The field of internal communication is covered extensively using printed and electronic publications related to the topic. The empirical part was conducted as qualitative research using themed interviews as data collection method. The interviewees of the research worked in different functions in Finland and abroad. The research problem was to survey the present state of internal communication and the personnel’s satisfaction with it in Company X. In addition the study surveyed the functionality of communication during the process of quotation, order and delivery. According to the study the personnel’s awareness of different issues of internal communication varied. The responsibilities of internal communication were undefined and in some places unclear. There were also detectable lacks in communication and knowledge of the process of quotation, order and delivery. However, Company X had in use diverse tools for communication and open atmosphere, which create good prerequisites for the development of internal communication. In general communication with colleagues works well too. The significance of internal communication is emphasized in Company X’s project-oriented operation. Effective completion of a project requires close co-operation between all functions, which is enabled by internal communication.

Tämä opinnäytetyö käsittelee sisäisen viestinnän kehittämistä kansainvälisessä B2B yrityksessä. Opinnäytetyö tehdään toimeksiantona Yritys X:lle. Tutkimuksen tarkoituksena on tutkia Yritys X:n sisäistä viestintää ja pohtia kuinka sitä voitaisiin kehittää. Sisäinen viestintä on yrityksen toiminnan perusta. Tiedonkulku eri osastojen ja toimintojen välillä on välttämätöntä, jotta yritys pystyy toimimaan. Kuitenkin sisäisen viestinnän merkitys usein aliarvioidaan verrattuna ulkoiseen viestintään. Sisäinen viestintä luo pohjan ulkoiselle viestinnälle ja markkinoinnille. Sisäinen viestintä vaikuttaa myös ilmapiiriin, työntekijöiden hyvinvointiin ja yrityksen imagoon. Opinnäytetyö koostuu teoria- ja empiriaosasta. Tutkimuksen teoreettinen tausta esitellään ensin. Sisäistä viestintää on käsitelty kattavasti aihetta koskevia painettuja ja sähköisiä lähteitä käyttäen. Empiria suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena käyttäen teemahaastattelua tiedonkeruumenetelmänä. Tutkimuksessa haastateltiin sekä Suomessa että ulkomailla työskenteleviä työntekijöitä eri toiminnoissa. Tutkimusongelmana oli selvittää Case-yrityksen sisäisen viestinnän nykytilaa ja henkilöstön tyytyväisyyttä siihen. Lisäksi tutkimuksessa kartoitettiin yrityksen tarjous-, tilaus-, toimitusketjun viestinnän toimivuutta. Tutkimuksen mukaan henkilöstön tietoisuus erilaisista sisäisen viestinnän aiheista vaihteli. Sisäisen viestinnän vastuita ei ollut määritelty ja ne olivat paikoin epäselviä. Tarjous-, tilaus-, toimitusketjun viestinnässä ja tuntemuksessa oli myös havaittavissa puutteita. Yrityksellä oli kuitenkin käytössä monipuoliset viestinnän työkalut ja avoin ilmapiiri, jotka luovat hyvät edellytykset sisäisen viestinnän kehittämiselle. Yleisesti myös viestintä työtoverien kesken toimii hyvin. Yrityksen projektiluontoisessa toiminnassa sisäisen viestinnän merkitys korostuu. Projektien tehokas läpivieminen edellyttää kaikkien toimintojen välistä tiivistä yhteistyötä, jonka sisäinen viestintä mahdollistaa.