Toimintatapakäsikirja tilitoimistolle

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe on toimintatapakäsikirja tilitoimistolle. Opinnäytetyö sai alkunsa voimassa olleen toimintatapakäsikirjan päivittämisen tarpeesta. Tarkoituksena oli saada ajantasainen ohje ja tuki yhtenäisistä toimintatavoista työntekijöille, niin uusille kuin vanhoillekin. Työ oli toiminnallinen opinnäytetyö. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Visma Services Oy:n Lappeenrannan toimisto.

Yhtenäisten toimintatapojen avulla paikallisen työyhteisön, kuten koko yrityksen kaikkien toimipaikkojen, työt voidaan hoitaa joustavasti ja selkeällä kaavalla. Hätätapauksissakin on helpompi toimia, kun tietää mitkä ovat olleet toimintatavat kyseessä olevissa tilanteissa. Opinnäytetyössä käsiteltiin teoriaosuudessa laatua, tiimityötä ja case-yritystä. Toimintatavat ovat yhteydessä palvelun hyvään laatuun, kuten myös tiimityöskentelyn mutkattomuuteen. Työssä kerrottiin case -yrityksestä, niin koko konsernista kuin paikallisesta toimistostakin, ja sen toimintatavoista. Toiminnallinen osuus oli Visma Services Oy:lle tehty 184-sivuinen toimintatapakäsikirja. Toimintatapakäsikirja on tehty laatutyöryhmän sekä erilaisten esitysten ja olemassa olevien toimintatapaohjeiden avulla.

Toimintatapakäsikirjassa on käsitelty kaikki olennainen case-yrityksen toimintatapoja koskeva tieto niin tilinpäätöksestä kuin yleisistä toiminnoistakin. Käsikirjan tarkoituksena on olla apuna aloittavalle työntekijälle kuten myös tukena vanhemmille työntekijöillekin. Toimintatapakäsikirja toimii myös apuna perehdytysvaiheessa. Opas on yrityksen intranetissa.

Toimintatapakäsikirjasta tuli lähes kaiken kattava tietoisku työntekijöille. Toimintatapoja tulisi kehittää jatkossakin ja toimintatapakäsikirjaa päivitetään aina, kun sille tarvetta nähdään myöhemmin.

The purpose of this bachelor’s thesis was to develop co-ordinated methods of operation for a bookkeeping agency. There was a need to update the existing process manual. The commissioner of this work was the office of Visma Services Ltd. in Lappeenranta.

The work examines subjects such as quality, team work and the case company. The information for this study was gathered from literature, the Internet and the management’s PowerPoint presentations and reports. Methods of operation are related to the quality of services as well as team work. The empirical part involved updating the process manual for the bookkeeping agency, 184 pages.

The process manual was made for new and current employees. It includes subjects from general matters to financial statements. The objective of the process manual is to support and give instructions for different situations. It also acts as an aid during an orientation period. The manual can be found in the company’s intranet.

In short, the process manual became a comprehensive fact sheet for employees. The methods of operation should be updated in the future and the process manual will be updated always when needed.