Tapahtuman järjestäminen ja rahoittaminen Case: Kainuun Rastiviikko

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli selvittää Kainuun Rastiviikon eri osapuolten välisen yhteistyön tämänhetkistä tilaa ja tapahtuman kehittämistä jatkossa. Samalla selvitettiin Kainuun Rastiviikon rahoituksen järjestämistä tule-vaisuudessa taloudellisesti tiukkenevina aikoina. Työn toimeksiantaja oli Kainuun Rastiviikko ry ja selvitys toteutettiin kesällä 2013 Webropol-kyselynä, joka lähe-tettiin Kainuun kaupunkien ja kuntien päättäjille sekä alueen matkailukeskuksille ja matkailua markkinoiville yri-tyksille. Lisäksi haastateltiin muutamia Rastiviikkoa sponsoroinutta yritystä heidän mielikuvistaan sponsoroinnista ja sen vaikutuksista. Kyselyn vastausprosentti oli 40. Saaduista vastauksista koottiin raportti ja tulokset annettiin toimenpide-ehdotuksineen toimeksiantajalle, joka niiden perusteella suunnittelee ja kehittää yhteistyötä tulevai-suudessa. Opinnäytetyössä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää ja tuloksista koottiin toimeksiantajalle luovutettava yhteenveto ja toimenpide-ehdotukset. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään myös sponsoreiden vaikutusta tapahtumien budjettiin ja kerrotaan tapahtumien talousasioista. Työssä läpikäydään myös tapahtuman järjestä-mistä ja tapahtumamarkkinointia yleisellä tasolla. Aiheesta on mahdollista tehdä myöhemmin seurantakysely, jolla selvitetään yhteistyön ja tapahtuman rahoituksen kehittymistä. Tämän kyselyn sopiva ajankohta olisi seuraavien Rastiviikkojen jälkeen.

The purpose of this thesis was to determine the current state of the Kainuu Orienteering Week collaboration between the different parties, as well as the future development of the event. In addition, one aim was to find out how financing could be arranged in the future in times of an economic downturn. The study was commissioned by the Kainuu Orienteering Week Association and the survey was conducted in the summer of 2013 as a Webropol questionnaire sent to the Kainuu city and municipal decision-makers, as well as tourist resorts and tourism marketing companies. In addition, interviews with a few of the sponsoring compa-nies were made about their views about sponsorship and its effects. The study was made using the qualitative research method and the summarized results were handed over to the client with proposals for a plan of action. In addition, the theoretical part of the thesis deals with issues how sponsors impact the budget of events and ex-plains events in financial terms. The work also covers event organization and event marketing in general. The response rate was 40%. The responses received were compiled into a report and recommended actions were given based on which the client can design and develop cooperation in the future. It is possible to make a subsequent follow-up survey reviewing the development of co-operation and transaction financing. The appropriate time for this kind of survey would be after the following Kainuu Orienteerin Week.