Dokumentinhallintajärjestelmän valinta ja käyttöönotto

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli dokumentinhallintajärjestelmän valitseminen ja valitun järjestelmän käyttöönottaminen vakuutusyhtiön hallinnossa. Käsiteltävän informaation määrä henkilöstö- ja taloushallinnossa on suuri ja tarpeelliset dokumentit eroavat toisistaan hyvin paljon.

Työ tehtiin Lähivakuutusyhdistys Vellamolle, joka on osa Lähivakuutus-ryhmää. Useiden fuusioiden seurauksena hallinnon dokumentit sijaitsivat hajallaan eri toimipaikoissa ja tarvittavan informaation löytäminen oli hankalaa.

Markkinoilla on useita dokumentinhallinnan laajaan tehtäväkenttään suunniteltuja järjestelmiä, jotka ovat ominaisuuksiltaan hyvin samankaltaisia. Vakuutusyhtiössä toimitaan kuitenkin rajoitetussa järjestelmäympäristössä, joka asettaa haasteita sopivan järjestelmän löytämiseksi. Parasta vaihtoehtoa ei välttämättä voida toteuttaa. Vertailuun valittiin kaksi käytössä olevaa järjestelmää sekä yksi täysin uusi vaihtoehto. IBM Notes oli ollut käytössä vakuutustoiminnan dokumentinhallintajärjestelmänä ja Microsoft SharePoint –yhteistyöohjelmistoa käytettiin intranet–ratkaisuna. Kolmanneksi vaihtoehdoksi otettiin Therefore, jota monitoimilaitetoimittaja ehdotti ratkaisuksi ongelmaan. Vertailun perusteella vakuutusyhdistykselle valittiin sopivimmaksi dokumentinhallintajärjestelmäksi Therefore. Järjestelmä määriteltiin asetettujen vaatimusten mukaisesti ja otettiin käyttöön kahdessa vaiheessa.

Ongelma saatiin ratkaistua valitulla järjestelmällä, mutta osa ominaisuuksista jäi hyödyntämättä. Dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönotto ja täysi hyödyntäminen saattaa olla hankalaa, mikäli sen käyttäjät eivät ymmärrä järjestelmän käyttötarkoitusta tai koe sitä tarpeelliseksi.

The objective of this thesis was to deploy a document management system in the administration department of an insurance company. The quantity of information that is processed in human resources and in financial administration is overwhelming and involves a lot of different types of documents.

This thesis was done for Local Mutual Insurance Company Vellamo, which is a part of the Lähivakuutus group. After a series of mergers many of the necessary documents were scattered around different offices making it difficult to find the required information.

There is a wide variety of software available for the vast field of document management. The system environment in an insurance company, however, is very restricted. This provides challenges for finding a suitable system. It might not be possible to deploy the best alternative.

Comparison was made between three systems. Two of them were already in use and, in addition, a completely new system was considered. IBM Notes was being used as a document management system for insurance operations and Microsoft SharePoint collaboration software as an intranet solution. The third candidate, called Therefore, was recommended by a printer supplier. After the comparison, Therefore was chosen as the best document management system for Vellamo. The system was defined according to given requirements and deployed in two stages.

The original problem was solved by deploying the selected system but all of its features were not utilized. Deploying and taking full advantage of a document management system might be challenging if the end users do not understand why it is used or if they do not see the benefits of using it.