Onnistunut messusuunnittelu: Unelmamessut ideasta käytäntöön

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli onnistunut messusuunnittelu. Työssä keskityttiin messusuunnitteluun ideoinnista käytännön toteutukseen asti. Tarkoituksena oli tehdä messuopas AV-alalla toimivalle työnantajalle. Oppaan tavoitteena on helpottaa messujen suunnittelemista ja tehdä yrityksen tulevista messuista nykyistä tuottavammat.

Tavoitteena oli selvittää, millä keinoin tuottavuus olisi saavutettavissa. Tutkimuskysymys oli, kuinka messuista olisi mahdollista saada entistä tuottavammat.

Opinnäytetyön viitekehys rakentuu asiakkuudenhallinnasta, prosessien hallinnasta sekä messusuunnittelusta. Jokainen messusuunnittelu on oma projektinsa, jonka pohjalla on jo aikaisemmin suunniteltu ja mietitty prosessi. Messuja ei suunnitella yritystä, vaan asiakasta ajatellen, koska ilman asiakasta ei ole yritystä.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön menetelminä on käytetty teorialähteiden lisäksi tekijän omia havaintoja, benchmarkingtietoa kansainvälisiltä messuilta sekä yrityksen aikaisempia messukokemuksia.

Messuista on mahdollista tehdä tuottavaa ja aikaa säästävää toimintaa hyvällä alkusuunnittelulla. Messuista tehtävästä messuideasta, joka toimii messujen liikeideana, täytyy selvitä messutavoitteet, viestintä- ja rahoitussuunnitelmat sekä budjetti. Yrityksen henkilökunnan sitoutuneisuus on erittäin tärkeää onnistuneiden messujen kannalta.

Lopputuotoksena on koottu messuopas. Oppaassa on riittävä teoriapohja, jota voi käyttää messusuunnittelun pohjana. Opasta jatkojalostetaan yrityksen näköiseksi ja sinne lisätään yritykseen liittyviä tärkeitä tietoja. Oppaan lisäksi suunnittelun avuksi kannattaa laatia messukohtainen aikajana tarkkoine päivämäärineen, jotta tuottavuustavoite voidaan saavuttaa.

Successful Trade Fair planning: from Idea to Execution

The subject of this thesis was trade fair planning. The main focus was trade fair planning from idea to execution. The purpose was to compile a trade fair guide to the commissioner that operates in the A/V field. The objective of the guide is to ease trade fair planning and make future trade fairs more profitable.

The objective was to find out in which ways the productivity is possible to achieve. The research question was how to make the trade show more profitable.

The theoretical framework of this thesis consists of customer relationship management, process management and trade fair planning. Each trade fair plan is a project which is based on an earlier thought and planned process. The trade fair is not planned for the company but for the customer, because without the customer there is no business.

The methods of this functional thesis include besides the theoretical sources also author’s own observations, benchmarking results from an international trade fair and the company’s previous trade fair experiences.

It is possible to make trade fairs more profitable and money saving with good planning. The business plan compiled for the trade fair has to include both a communications plan and a financial plan and the budget. The commitment of the personnel is very important to make trade fairs successful.

The result of this thesis is a trade fair planning guide. It is possible to use the theoretical guide as a foundation for planning. The guide will be processed to be a tool by adding important information of the company to it. It is useful to create a timeline that supports the guide with exact dates of each trade show to help planning so that the productivity target is possible to reach.