Kehittämistyö prosessijohtamisen avulla – Case: Suopotkupallon MM-kilpailut 2013

Abstract

Hyrynsalmella on järjestetty vuodesta 2000 alkaen vuosittain heinäkuussa kansainvälisesti tunnettu tapahtuma Suopotkupallon MM-kilpailut. Vuoden 2013 kilpailuiden järjestämisvastuu siirtyi osittain Hyrynsalmen kunnalle. Koska ajantasaista dokumentoitua tietoa järjestämistehtävistä ei ollut saatavilla, kunta antoi toimeksi kuvata kunnan vastuu-alueisiin liittyvät työtehtävät ja tarvittavat resurssit sekä kehittää näitä prosesseja.

Työn tavoitteena oli laatia käsikirja, jonka sisältämät kuvaukset mahdollistavat laadukkaan tapahtuman järjestämisen, osa-alueiden kilpailutuksen sekä tapahtuman jatkuvan kehittämisen. Työstä hyötyvät Hyrynsalmen kunnan lisäksi tapahtuman pääjärjestäjä, muut sidosryhmät sekä asiakkaat.

Teoreettisena viitekehyksenä ovat tapahtuman järjestäminen sekä prosessijohtaminen. Tapahtuman järjestämisosiossa käsitellään tapahtuman onnistumista ja organisaatiota, tapahtumaprosessia, turvallisuutta sekä keskeistä lainsäädäntöä. Prosessijohtamisen teoria selventää prosessien tunnistamista, mallintamista sekä jatkuvaa kehittämistä.

Kehittämistyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytteenä. Tutkimusstrategiana käytettiin tapaustutkimusta ja metodina haastattelua sekä havainnointia. Työn empiirinen osuus sisältää raportoinnin kehitystyön vaiheista ja tuloksista. Työn produktina laadittiin sähköinen käsikirja Suopotkupallon MM-kilpailuiden infran järjestämisestä. Käsikirja sisältää yhdeksän mallinnettua prosessia yleiskuvauksineen.

Työn luotettavuutta vahvistaa raportoinnissa esille tuleva perusteltavuus. Lisäksi tutkimuksessa on käytetty kahta metodia, jotka molemmat vastaavat tutkimuksen tarkoitusta. Työn toteuttamistapa on siirrettävissä raportoinnin tai opinnäytetyön tekijän kautta myös muihin toistuviin tapahtumiin.

Johtopäätöksenä todetaan, että teoreettiset viitekehykset tukivat kehitystyötä ja tulokset vastasivat toimeksiantajan tavoitteita. Prosessijohtamista voidaan käyttää tuloksellisesti toistuvan tapahtuman järjestämisessä. Jatkossa selkeiksi kehittämisen ja tutkimuksen kohteiksi nousivat tuomarien perehdyttäminen, medianäkyvyys, taloudelliset vaikutukset, asiakastyytyväisyys sekä tuotteistaminen.

Each summer, since year 2000, Swamp Soccer World Championships have been organized in Hyrynsalmi in the middle of July. The responsibility to arrange these games was transferred partly to the Hyrynsalmi municipality in 2013. There was not any documented information available about the organization tasks. The municipality gave a task to the author to describe the organization tasks and resources related to the responsibilities of the municipality. The second task was to develop the described processes further.

The objective of this work was to create a handbook to describe how to build up this high quality event. The information of the handbook enables to arrange competitive bidding and ensure continuous development of the event. The municipality, the lead organizer and other stakeholders will get benefits from this work.

The organization of the event and process management are used as a theoretical framework in this work. In the event organization part the author deals with the success of the event and organization, the process of the event, safety and key legislation. The theory of process management is used to clarify the recognition of the processes, their modeling and continuous development.

The development work was done as a functional bachelor’s thesis. The research strategy was a case study and interviews and observation were used as research methodology. The empirical part of the work contains reporting the phases of the development work and the results. As a result of the thesis an electronic handbook was created about the organization of the infrastructure for the Swamp Soccer World Championships. The handbook contains nine modeled processes with an overview.

The reliability of the work is increased by justification visible in the report. In addition, in the research there are two methods used, which both met the purpose of the work. The contents of the work are transferable using the report and knowledge of the author of the thesis to other similar kinds of repeated events.

In conclusion, it can be stated that the theoretical frameworks supported the development work and the re-sults met the client’s objectives. Process management can be used effectively to arrange repeated events.The familiarization of the referees, media visibility, economical effects, customer satisfaction and productization are clearly in the focus of development and research in the future.